Bandung, 23 Maret 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Saran
dan masukan masalah SDM ( pendidikan dan pelatihan )
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan
masukan ke 17 ini yaitu masalah pendidikan dan pelatihan yang
merupakan focus direktorat sdm dan
umum dalam menyediakan sdm yang handal semoga ada manfaatnya.
Masukan
ini coba menguraikan pendidikan dan pelatihan existing
dan kedepan yang menurut penulis perlu ditata ulang lagi dasar dasar dan
filosofi rencana pendidikan dan pelatihan.
Dalam
sejarah para senior kita menyusun rencana pendidikan dan pelatihan mempunyai visi,
filosofi dan dasar dasar rencana berbasis end to end artinya seseorang diterima
sudah dipikirkan masalah seleksi,
penerimaan, proses pendidikan/pelatihan, penempatan, mutasi, pangkat, karier,
jabatan dan pensiun yang merupakan akhir dari perjalanan yang bersangkutan di
dalam perusahaan.
Berdasarkan
catatan yang ada pendidikan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia ada 3 jenis
dengan waktu pendidikan lebih dari satu tahun yaitu :
- Pendidikan Tinggi Pos ( Diktipos) untuk mengisi jabatan struktural kantorpos, kantor wilayah dan kantor pusat
- Pendidikan Menengah Pos ( Dikmenpos) untuk mengisi jabatan struktural kantorpos, kantor wilayah dan kantor pusat
- Pendidikan calon pengurus kantorpos cabang ( Kelompok BB)
Berdasarkan
catatan yang ada pelatihan dilaksanakan untuk meningkatkan tenaga spesialisasi
seperti pemasaran, penyuluhan, akuntansi, pengawasan, dan pelatihan akibat adanya perubahan
sistem eksisting (sistim pemasaran, operasi, sdm, teknologi dan sarana) dengan
waktu pelatihan biasanya pendek (lebih kurang satu sampai dengan dua minggu).
Khusus
dalam saran dan masukan ini akan saya uraikan lebih mendalam masalah pendidikan
dikti dan dikmen dikaitkan dengan sistem karier setiap lulusan pendidikan yang
dasar dan filosofinya disusun oleh pendulu perusahaan yaitu setelah pendidikan
bagaimana mengenai penempatan, mutasi, pangkat, karier, jabatandan pensiun disesuaikan
dengan kinerja yang bersangkutan yang dinilai cakap melalui penilaian
kinerja Peg-21 dan penilaian hasil pemeriksaan satuan pengawasan intern (SPI) dan
kebutuhan dan sasaran yang akan dicapai oleh perusahaan.
Apa dan kenapa pendidikan diadakan oleh perusahaan?.
1.
Untuk
meningkatkan kemauan dan kemampuan baik karyawan existing maupun karyawan baru
untuk mengisi kapasitas yang dibutuhkan oleh perusahaan (What).
2. Untuk mengisi kekosongan setiap tahun
akan tenaga calon pimpinan karena secara alamiah setiap tahun ada yang pensiun,
meninggal, berhenti, yang dinilai tidak cakap dan yang dinilai tidak cakap
karena hukuman dinas (Why).
Berdasarkan
catatan yang ada materi pendidikan (dikti dan dikmen) terdiri dari materi pengetahuan
perposan (sistim operasi, sdm, teknologi dan sarana) dan ilmu
pengetahuan umum.
Pengetahuan
perposan dan ilmu management di berikan selama masa pendidikan sedangkan ilmu pengetahuan umum
diberikan per semester dengan batasan materi berupa dasar dasar ilmu
pengetahuan yang dibutuhkan yaitu dasar dasar
ilmu hukum, ilmu sosiologi, ilmu psikologi dan ilmu lainnya.
Materi
pengetahuan perposan yang diberikan adalah materi pengetahuan teknis perposan secara
detail dengan sasaran lulusan dikti dan dikmen yang dihasilkan menguasai
pengetahuan teknis pos 100% dan mempunyai kemampuan teknis 10% karena para
lulusan diharapkan menjadi pelatih (trainer) dan menularkan pengetahuannya
kepada para pelaksana yang menjadi bawahannya dengan pola on the job training
(melopen).
Sebagai
contoh uraian diatas apa bila ditanya oleh bawahannya yaitu para pelaksana, para lulusan dapat menjelaskan secara gamblang
pengetahuannya, teknisnya dan ditunjukkan cara yang benar mengerjakannya.(filosofi
pendidikan).
Umpamanya
yang ditanyakan cap tanggal, jenisnya apa saja, kegunaannya, berisi keterangan
apa saja, dipakai dimana, cara memakainya.
Jawaban oleh para lulusan harusnya sebagai berikut :
(pengetahuan teknis)
1. Jenisnya ada 4 yaitu cap palu, cap tangan, cap
roda dan mesin cap.
2. Kegunaannya untuk mematikan perangko yang
tertempel pada kiriman pos agar perangko tersebut tidak dapat dipergunakan lagi
untuk pengiriman berikutnya.
3. Kegunaannya untuk mengukur mutu waktu tempuh
kiriman pos yang dijanjikan kepada pelanggan karena pada cap tanggal tersebut
tertera kantor asal, tanggal-bulan-tahun-jam penerimaan.
4. Pemakaian cap tanggal disesuaikan dengan
kebutuhan yaitu cap palu untuk kirimanpos retail, mesin cap untuk kiriman
korporat, cap tangan untuk kiriman/perangko filatelis dan cap roda untuk
kiriman yang berbentuk gulungan atau kiriman yang berisi barang yang mudah
pecah atau rusak.
5.
Cara yang benar mengecap adalah separuh
dari teraan harus tertera pada perangkonya dan sebagian lagi pada kirimannya
dan ditunjukan cara mengecapkannya oleh para lulusan dikti dan dikmen.
(kemampuan teknis)
Dampak
dari materi pendidikan yang mengutamakan penguasaan pengetahuan teknis pos 100%
dan mempunyai kemampuan teknis 10% maka diharapkan pelaksanaan semua system (sistim
operasi, sdm, teknologi dan sarana) di kantorpos akan berjalan sesuai
prosedur (SOP) karena akan dikawal oleh para lulusan dengan baik sebagai bagian
penilaian oleh atasan dan satuan pengawasan (SPI).
Dampak
berikut, pelatihan untuk para pelaksana tidak perlu dilaksanakan secara khusus
sehingga terjadi efisiensi pendidikan/pelatihan untuk para pelaksana karena
dipimpin oleh para lulusan yang mempunyai kualifikasi pelatih dengan pola on
the job training.
Menurut
saya salah satu penyebab kondisi existing prosedur (SOP) dikantor kantor tidak
berjalan sebagaimana mestinya karena 15 tahun terakhir ini konsep pendidikan
berubah dan para senior yang mengalami proses pendidikan sebelum perubahan
secara alamiah masuk usia pension.
Materi
ilmu pengetahuan umum diperlukan agar perubahan sistem dilakukan berbasis ilmu
pengetahuan karena untuk setiap perubahan tidak boleh berdasarkan intuisi dan
pengalaman saja tapi kombinasi antara ilmu pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience)
dan intuisi sehingga perkembangan sistem yang disempurnakan kedepan akan lebih
efektif dan efisien.
Penempatan
lulusan dikti dan dikmen di kantor kelas 1 sampai kelas 3. Kenapa (Why)? karena
dikantor kantor itu lah para lulusan dimatangkan pengalamannya (experience)
melalui on the job training dengan dibimbing oleh para senior sehingga dalam 4
tahun perpaduan antara pengetahuan dan pengalaman diharapkan mereka menjadi
trampil (skill). Apabila dinilai cakap maka mereka akan dipromosikan memimpin
kantorpos.
Kantor
tersebut dipilih untuk penempatan lulusan dikti dan dikmen karena di kantor tersebut
mereka rata rata menjadi orang ke dua atau ke tiga setelah kepala kantor
sehingga tour of duty jabatan dapat dilaksanakan tanpa gejolak. (filosofi penempatan,
mutasi, karier, jabatan)
Input
calon dikti berasal dari luar perusahaan (umum) dan dari dalam perusahaan
dengan batasan usia untuk umum maksimum usia 23 tahun sedangkan dari dalam
perusahaan maksimum 25 tahun dikaitkan dengan rencana jangka panjang perusahaan
kaderisasi pimpinan dengan pangkat maksimum IVe dimulai dengan pangkat IIc.
(filosofi pangkat).
Input
calon dikmen berasal dari dalam perusahaan dengan batasan usia maksimum 30
tahun dikaitkan dengan rencana jangka panjang perusahaan kaderisasi pimpinan
dengan pangkat maksimum IIId dimulai dengan pangkat IIa. (filosofi pangkat).
Dalam
rangka menata ulang pendidikan dan pelatihan maka langkah pertama simplifikasi
bisnis, simplifikasi produk dan simplifikasi proses ( yang saya sarankan dalam
tulisan ke-2, ke-3 dan ke-4 )dalam bentuk dokumen kebijakan, prosedur dan
instruksi kerja semua sistem harus di putuskan dan di tetapkan karena dokumen
tersebut akan menjadi bahan materi pendidikan.
Sebagai
masukan tambahan maka sasaran pendidikan harus menghasilkan pelaksanaan kinerja
kerja dilapangan 5 T ( tertib pelaksanaan, tertib pencatatan, tertib pembukuan,
tertib pelaporan dan tertib penyimpanan) dan kinerja budaya 5 R (ringkas, rapi,
resik, rawat dan rajin).
Tentu
semua ini harus di teliti dulu dengan dukungan data dan dokumen dari bagian pendidikan dan pelatihan oleh tim
analis sebagai bahan penyusunan dasar dasar dan filosofi rencana pendidikan
masa depan.
Pada
saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan masalah tarif dan harga pokok
produksi
Demikian yang dapat saya sampaikan,
selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih. Waalaikumsalam wr. wb.
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Ketua
Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandun
Tidak ada komentar:
Posting Komentar