Efisiensi, cara mendapatkannya (efficiency)

Bandung, 13 Juli 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Efisiensi, cara mendapatkannya (efficiency)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Tulisan kali ini sebagai lanjutan dari 2 tulisan sebelumnya kaitan antara bisnis dengan operasi dalam rangka menghasilkan efisiensi pengeluaran untuk memperoleh dana untuk anggaran pendidikan,kesehatan dan transportasi bagi karyawan yang tidak cukup untuk dibiayai dari penghasilan.

                Pada tulisan kali ini akan saya sampaikan pokok pokok pikiran dimana terjadinya inefisiensi sebagai berikut:

1. Bisnis PT Pos Indonesia hanya satu yaitu memindahkan sesuatu dari sipengirim kepada sipenerima/sialamat. Memindahkan sesuatu berasal dari pasar pengirim dokumen, pasar pengirim barang dan pasar pengirim uang. Brand produknya dari satu titik ke satu titik paling banyak 2 berbasis waktu karena jasa kita yang kita jual adalah kepastian waktu.
2. Masalahnya adalah produk/brand yang ada saat ini terlalu banyak dan duplikasi, solusinya simplifikasi produk/brand, dampaknya terjadi efisiensi tanpa mengganggu pendapatan yang diperoleh saat ini
3. Sistem operasi memindahkan sesuatu di PT Pos Indonesia ( kebijakan dan prosedur ) terlalu banyak, rumit dan duplikasi sehingga membingungkan pelaksanaan di tingkat operasional, solusinya adalah simplifikasi operasi ( jaringan dan proses ), dampaknya terjadi efisiensi biaya tanpa menggangu efektifitas mutu.
4. Struktur organisasi baik di tingkat Pusat, tingkat Area, dan di tingkat Operasional terlalu gemuk, terjadi duplikasi aktifitas (tupoksi), dan tidak jelas input-output yang harus dihasilkan oleh setiap kotak struktur, solusinya simplifikasi struktur berbasis proses bisnis dan tetapkan dengan tegas input-output setiap kotak baik ditingkat Pusat, tingkat Area, dan tingkat operasional.
5. Sumberdaya manusia yang dibutuhkan untuk mengisi struktur organisasi dan sumberdaya manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses inti dan proses pendukung, standar beban kerjanya sudah tidak valid lagi karena perubahan selama ini, solusi perlu ditetapkan standar beban kerja yang baru untuk setiap aktifitas yang ada dalam proses bisnis.
6. Modernisasi sarana perlu dilakukan dengan memanfaatkan peluang yang ada dalam undang2 Pos yang baru dengan mengajukan proposal proyek.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat rincian satu persatu akan saya uraikan pada tulisan berikut. Melalui surat ini saya mengucapkan selamat menunaikan ibadah puasa mohon maaf lahir dan batin apabila ada tulisan , saran dan masukan yang tidak berkenan selama ini. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI dan Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perbarui niat/luruskan langkah

Bandung, 5 Juli 2012

Kepada,

Direktur Utama,

Ketua Umum Serikat Pekerja Pos Indonesia,

Ketua Umum Serikat Pekerja Pos Indonesia Reformasi,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Perbarui niat/luruskan langkah

Assalam mualaikum wr. wb.

                Judul tulisan kali ini saya tujukan kepada 3 organisasi yang ada dalam tubuh PT Pos Indonesia, yaitu satu organisasi yang diberi wewenang dan tanggung jawab oleh pemerintah untuk menjalankan perusahaan PT Pos Indonesia, dalam hal ini Direksi beserta jajaran manajemennya, berikutnya organisasi yang dibentuk berdasarkan Undang2 dalam hal ini jajaran pimpinan organisasi yang mewakili pegawai PT Pos Indonesia yang menjadi anggotanya yaitu Serikat Pekerja Pos Indonesia ( SPPI ) dan Serikat Pekerja Pos Indonesia Reformasi ( SPPIR )

                Dalam menjalankan amanah organisasinya pasti masing masing pimpinan memasang niat yang iklas dan baik demi kemajuan perusahaan/organisasi yang kalau boleh saya simpulkan yaitu bagaimana memakmurkan perusahaan sehingga dampaknya pegawai yang berada dalam perusahaan ini dapat disejahterakan kehidupannya saat ini dan kedepan

                Niat ini sangat penting bagi orang yang beragama karena berisi perjanjian antara yang bersangkutan dengan Tuhan Yang Maha Esa, apabila niatnya baik, baiklah jalannya, apabila niatnya tidak baik, tidak baiklah jalannya karena segala sesuatu dipilih oleh manusia, Tuhan hanya mengikuti dan mengawasi niatnya kalau melenceng dan merusak menurut ukuran Tuhan musibah akan dimunculan.

                Agar niat dan tujuan uraian diatas dapat tercapai maka peran dan langkah yang harus dilakukan oleh masing masing pihak, dilakukan dengan tepat dan berkesinambungan yang kalau boleh saya beri masukan dan saran sebagai berikut:

Dewan Direksi ( pihak manajemen )

1. Fokus terhadap bisnis inti yang merupakan basis masa depan jasa layanan PT Pos Indonesia
2. Nama/Brand dari jasa layanan bisnis yang tersedia saat ini belum menggambarkan kebutuhan dan keinginan pasar sehingga tidak efektif
3. Bisnis PT Pos Indonesia yang intinya jasa layanan (operasi) perlu terus menerus ditata ulang kembali karena menurut saya masih banyak duplikasi yang menyebabkan inefisiensi
4. Penataan terus  menerus system yang didukung kemajuan teknologi, dan modernisasi sarana pendukung operasi
5. Penetapan standar/beban kerja untuk semua aktifitas yang ada dalam mata rantai proses inti dan proses pendukung sebagai tolok ukur kualitas dan biaya
6. Peningkatan kemampuan, kemauan dan perilaku sumberdaya manusia sesuai dengan perkembangan dan perubahan yang dilakukan oleh perusahaan dampak dari perubahan internal dan eksternal bisnis yang terjadi
7. Masalah kesejahteraan berupa penghasilan yang belum memadai yang menjadi fokus tuntutan bukan pada kebutuhan pangan dan sandang tetapi pada kebutuhan pendidikan anak anak pegawai, biaya angkutan (anak sekolah pegawai/pegawai sendiri) dan biaya kesehatan pegawai dan keluarga. Solusinya bukan pada penambahan penghasilan tapi pada alokasi anggaran yang cukup untuk mata anggaran pendidikan, angkutan dan kesehatan.
8. Dana untuk itu didapat dari penataan ulang bisnis secara efektif dan efisiensi yang menurut saya setiap tahun sekitar 200 milyar   

Pimpinan Serikat Pekerja ( jajaran pimpinan )

1. Semua program kerja yang baik dan tepat dari manajemen dikomunikasikan dan didukung dengan menggerakkan anggotanya di tingkat operasional, tingkat area dan tingkat pusat
2. Anggota serikat pekerja intinya juga sebagai karyawan PT Pos Indonesia harus patuh dan taat pada pimpinan kantor dalam jam dinas terutama memenuhi beban kerja yang sudah distandarkan agar dana untuk anggaran pendidikan, angkutan (anak sekolah pegawai/pegawai sendiri) dan kesehatan yang diperlukan setiap tahun dapat diwujudkan
3. Menyusun program sosialisasi keanggota dengan mendatangkan pakar pengelolaan penghasilan/gaji, bagaimana mengelola agar penghasilan/gaji cukup untuk kebutuhan (needs) sebelum memenuhi keinginan (wants) bukan sebaliknya
4. Anggota jajaran pimpinan serikat pekerja harus meningkatkan pengetahuan dan pengalaman (bisnis, sistem operasi, keuangan, teknologi dan ilmu lainya) sehingga dalam mengajukan tuntutan lebih realistis sesuai dengan situasi keuangan riil perusahaan
5. Upayakan setiap masalah diselesaikan secara musyawarah, dan upayakan agar hak mogok kerja yang diatur dan dibolehkan tidak menjadi pilihan terakhir karena dampaknya kepada citra perusahaan sangat jelek. Mogok kerja menurut saya lebih banyak mudaratnya daripada manfaatnya.
6. Selain itu gerakan mogok kerja merupakan suatu pendidikan berorganisasi yang kurang baik yaitu melaksanakan Undang2 tapi melanggar Undang2 ( melaksana Undang2 nomor 13 Tentang Tenaga Kerja, tapi melanggar Undang2 Tentang Perlindungan Konsumen yang seharusnya dilayani hari itu tidak dilakukan, melanggar Undang2 Tentang Pos yaitu menyulitkan pimpinan kantor untuk mengambil keputusan yang bijak )

Kesimpulan

1. Perusahaan segera menetapkan standar beban kerja untuk aktifitas proses inti dan proses pendukung
2. Semua anggota serikat pekerja yang pada hakikatnya adalah pegawai agar mau memenuhi standar beban kerja yang ditetapkan
3. Dampak dari itu berupa hasil efisiensi dihitung dan dialokasikan untuk biaya pendidikan, angkuan dan kesehatan pegawai setiap tahun
4. Insya’ allah niat yang baik diatas dan diwujudkan dalam kegiatan yang nyata dapat mewujudkan cita cita bersama yaitu memakmurkan perusahaan dan mensejahterakan pegawai dan keluarganya.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Sekjen SPPI, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

SPPIR, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Tulang Punggung ( Backbone )

Bandung, 30 Juni 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Tulang Punggung ( Backbone )

Assalam mualaikum wr. wb.

Bangunan Manusia

Backbone dalam kamus artinya Tulang Punggung. Tulang punggung terdiri dari tulang yang berbentuk ruas yang mempunyai ruang yang dilalui oleh jaringan syaraf dari otak ke seluruh tubuh manusia. Perintah dari otak dikirimkan keseluruh anggota tubuh dalam bentuk denyutan (pulse). Denyutan yang diterima oleh anggota tubuh diterjemah menjadi gerakan yang konkrit oleh anggota tubuh yang dapat terlihat secara fisik maupun yang dirasakan oleh manusia.

Tulang punggung juga tempat menyanggah tengkorak berisi otak yang merupakan pusat sistem syaraf, tempat bergantungnya tulang tulang bahu sampai ke jari jari tangan, tempat bergantungnya tulang tulang iga yang melindungi organ organ tubuh yang meliputi sistem pernapasan, sistem pencernaan/sistem denyut jantung yang memompa darah yang akan mengantar sari makanan keseluruh tubuh untuk memberi tenaga dan kehidupan sel  sel tubuh, dan terakhir tempat bergantungnya tulang tulang pinggul sampai ke jari jari kaki.

Seluruh kerangka tulang berikut organnya di perkuat dengan system otot yang akhirnya dibungkus oleh kulit sehingga jadilah manusia yang diberi roh sebagai manusia yang hidup.

Sungguh luar biasa maha karya Tuhan Yang Maha Esa, tanda kebesaran Tuhan yang mungkin menjadi inspirasi para pelaku bisnis perposan tempo doeloe membangun bisnis jasa kurir (courier service) dengan inti kegiatan memindahkan sesuatu dari satu tempat ke tempat lain (dengan pasar sasaran: surat/dokumen, barang, dan uang)

Bangunan Bisnis Kurir ( Courier Services )

1. Bisnis kurir dibangun oleh 2 (dua) besaran yaitu sistem (system) dan sumber daya manusia/sdm (people)
2. Turunan dari system terdiri dari 2 (dua) yaitu jaringan (network) dan proses (process)
3. Turunan dari jaringan terdiri dari 2 (dua) yaitu penghubung (link) dan simpul/titik (node)
4. Turunan dari proses terdiri dari 4 (empat) yaitu pengumpulan-pengolahan-pengangkutan-pengantaran (collecting-processing-tansporting-delivering)
5. Turunan dari sumber daya manusia ada 3 (tiga) yaitu kemampuan, kemauan dan perilaku (budaya)
6. Agar jaringan dapat diimplementasikan maka perlu pendukung yaitu aturan berupa kebijakan dan prosedur, teknologi dan sarana
7. Agar proses dapat diimplementasikan maka perlu pendukung yaitu aturan berupa kebijakan dan prosedur, teknologi dan sarana
8. Agar sumber daya manusia dapat melakukan aktifitasnya maka perlu ada aturan berupa kebijakan mengenai peningkatan kemampuan, peningkatan motivasi kemauan bekerja, dan peningkatan dan perubahan perilaku (budaya) kerja sdm, berikut tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang jelas, dengan pendukung berupa teknologi dan sarana kerja

Kaitan uraian 2 (dua) uraian diatas sebagai berikut:

                Manusia dan bisns kurir di bangun dengan beberapa sistem yaitu:

Sistem kerangka tulang dengan tulang punggung sebagai hub dan tulang lain sebagai spoke = sistem jaringan perposan dengan MPC sebagai hub dan inbound sebagai spoke

Sistem syaraf dengan pusat syaraf di otak = sistem track and trace (I-Pos) dengan pusat track and trace (operation room/control room)

Sistem pernapasan/sistem pencernaan yang mengolah makanan, air dan udara (benda padat, benda cair dan benda gas) untuk dibawa oleh sistem pengaliran darah keseluruh tubuh = sistem proses C-P-T -D yang mengolah surat/dokumen, barang dan uang dari sipengirim dan salur melalui jaring fisik keseluruh Indonesia dengan moda transportasi udara, darat dan laut untuk diserahkan ke sipenerima.

Backbone/Tulang punggung

                Backbone/tulang punggung manusia ada 33/34 yang menopang dan membangun seluruh kerangka tulang, analog dengan itu maka kalau PT Pos Indonesia ingin membangun backbone/tulang punggung perposan nasional maka ada kurang lebih 70 titik (hub) berikut 4830 jaringan udara, darat, laut yang ditata ulang P-T nya, dan 206 titik untuk ditata ulang D nya.

Dalam rangka melaksanakan amanat UU 38 tentang Pos jikalau PT Pos Indonesia ingin menjadi konsolidator jasa kurir nasional untuk seluruh jasa kurir baik dalam negeri maupun luar negeri maka penataan ulang dan modernisasi sarana dan teknologi serta upgrade sdm perlu dilakukan dan hal ini memungkinkan dengan dukungan biaya investasi dari pemerintah melalui proposal dengan menunjuk pasal 51 UU tentang Pos tersebut.

Kualitas

                Untuk kualitas ada 3 (tiga) yang diukur yaitu cepat = % pencapaian waktu/swp/wtkp, tepat = penurunan % salah salur/salah sortir/salah serah/tidak dikenal, dan aman = penurunan % kiriman yang rusak/hilang

Biaya

                Untuk biaya ada 3 (tiga) variable yang diukur yaitu waktu, kapasitas (sdm, sarana, teknologi) dan biaya dibandingkan dengan volume lalu dicocokkan dengan standar harga pokok produksi (hpp) untuk mengetahui apakah seluruh mata rantai proses pada hari itu untung atau rugi.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Union Postale Universelle (UPU)

Bandung, 15 Juni 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Union Postale Universelle (UPU)

Assalam mualaikum wr. wb.

Universal Postal Union (Union Postale Universelle) atau disingkat UPU, adalah sebuah Organisasi/Perhimpunan Pos Sedunia, dibentuk pada tahun 1874 dan sampai saat ini lebih dari 200 negara didunia menjadi anggotanya mewakili pemerintah suatu Negara sebagai regulator dan operator perposan dinegara tersebut.

Sidang terakhir organisasi UPU dilaksanakan di Jenewa, Swiss pada tahun 2008, sehingga sidang berikut sesuai kesepakatan dan aturan main akan di adakan di Abu Dabi, Qatar pada tahun 2012.

Apa itu Kongres

                Kongres adalah badan tertinggi dalam organisasi UPU yang melaksanakan sidang setiap 4 tahun sekali dalam rangka merumuskan kegiatan organisasi yang akan dilakukan 4 tahun kedepan tahun 2012 sampai dengan tahun 2016.

Peserta Kongres

                Peserta Kongres adalah delegasi dari Negara yang tercatat sebagai anggota resmi organisasi UPU, jumlah anggota delegasi diusulkan oleh masing masing Negara anggota ke Biro International untuk pengaturan sebelum  Kongres diadakan. Yang perlu diperhatikan adalah kompetensi dan kapasitas orang yang dikirim serta jumlah nya mengingat  sidang/rapat bisa lebih dari satu sampai lima sidang/rapat serentak dilakukan dalam waktu yang bersamaan

                Selain peserta kongres juga terdapat tamu undangan, dari perusahaan besar yang menjadi pelanggan jasa layanan pos, vendor/supplier, perhimpunan organisasi dunia lainnya.

                Dalam sejarah Kongres peserta terbanyak yang menghadiri Kongres adalah pada Kongres ke-24 di Bucharest, Rumania pada tahun 2004 dengan jumlah peserta sebanyak 1.867 orang.

Jangka waktu Kongres

                Pelaksanaan Kongres di perkirakan sekitar 3 minggu berdasarkan pengalaman kongres yang di adakan di Jenewa, Swiss. Dalam sejarah tercatat  kongres yang paling lama waktu pelaksanaannya kongres ke-7 tahun 1920 di Madrid, Spanyol selama 61 hari.

Agenda Kongres

                Dokumen yang terkait dengan kegiatan Kongres biasanya telah di kirim kepada seluruh anggota Negara peserta secara bertahap 6 bulan sebelum Kongres dalam bentuk draft untuk dibahas oleh masing masing Negara.

                Apabila ada usulan agar segera di sampaikan ke Biro International mengenai perubahan tersebut, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat dihapuskan, yang tidak ada ditambahkan.

Materi rapat rapat Kongres

Materi rapat yang dibahas antara lain sebagai berikut:

Aturan aturan yang perlu diubah dan di sempurnakan jika ada yang meliputi:

1. Convention berikut Detail Regulation (mail)
2. Parcel Pos Agreement berikut Detail Regulation
3. Financial Agreement berikut Detail Regulation

Selain aturan aturan juga arah masa depan pos (4 tahun kedepan) juga perlu ditetapkan dalam bentuk keputusan bersama diantaranya sebagai berikut:

1. Strategi dan kebijakan pos sebagai pedoman 4 tahun kedepan, contoh Seoul Postal Strategy
2. Rencana Kerja dan Anggaran 4 tahun kedepan yang di bagi dalam RKA setiap tahun yang harus dilaksanakan oleh Biro International dan di evaluasi dalam sidang tahunan oleh Council of Administrative Meeting (CA Meeting) dan Postal Operation Council Meeting (POC Meeting)

Pameran Modernisasi Sarana Pos

                Pada saat pelaksanaan Kongres vendor/supplier membuka gerai/booth untuk tempat bertemu dan memperkenalkan sarana pendukung operasi pos yang baru hasil perkembangan oleh pabrik

                Mengingat masalah sarana di PT Pos Indonesia seingat saya belum berubah banyak selama 30 tahun saya bekerja, maka gerai/booth ini perlu di kunjungi untuk melihat perkembangan sarana yang dihasilkan yang tepat guna (bukan yang canggih) untuk modernisasi sarana di PT Pos Indonesia

Hasil yang diharapkan

                Hasil yang diharapkan dari keikut sertaan PT Pos Indonesia adalah:

1. Perubahan mengenai aturan aturan dapat  di tindak lanjuti agar PT Pos Indonesia tidak dirugikan
2. Keputusan strategi, kebijakan dan rencana kerja anggaran yang dihasilkan dapat menjadi inspirasi dan acuan untuk penyusunan ASM an RKA PT Pos Indonesia 4 tahun kedepan untuk mail, parcel dan financial services (remittance)
3. Bantuan program kerja untuk perusahaan berupa technical assistance dari RKA UPU

                Selain itu disela sela kegiatan kongres juga di manfaatkan untuk melakukan kegiatan lobby bisnis antar administrasipos, pelanggan besar international, menyelesaikan piutang antar administrasipos (terminal dues, embalance, transit charge), dan vendor/supplier penyedia sarana pos.

                Yang tidak kalah penting adalah mengamati bagaimana Biro International mengorganisir dan mengelola rapat dan sidang yang efektif dan efisien, yang dari pengamatan saya, PT Pos Indonesia perlu belajar banyak bagaimana mengelola rapat dan sidang agar lebih profesional

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000