Mail Processing Center (MPC), perlu atau tidak ? (institusi)

Bandung, 9 Agustus 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal  : Mail Processing Center (MPC), perlu atau tidak ? ( institusi )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak-bapak yang telah mau membaca surat masukan yang saya tulis ini semoga ada manfaatnya buat perusahaan yang bapak pimpin.

                Masukan ini coba menguraikan masalah yang berkembang selama ini, pendapat perlu tidaknya Mail Processing Center (MPC) dipertahankan.

                Untuk menjawab pertanyaan perlu tidaknya Mail Processing Center (MPC?) kita perlu mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut :

1. Apa itu Mail Processing Center (MPC )? Sebuah wadah (bahasa manajemennya organisasi/institusi) yang sangat penting yang di perlukan dalam mata rantai ke-4 dari 5 (lima) mata rantai proses bisnis inti ( bisnis dan operasi ).
2. Kenapa MPC sangat penting? Karena dari proses bisnis ke-4 (memproduksi, mendistribusi dan mengantar jasa layanan) proses turunan berikutnya yaitu terdiri dari 7 (tujuh) kelompok proses (group process) yaitu C-P1-P2-T-P3-P4-D maka 5 kelompok proses yaitu  P1-P2-T-P3-P4 dan 1/3 bagian dari proses D (sortir) manajemennya dan pelaksanaannya dikelola di MPC.
3. Kenapa MPC sangat penting? Karena dari kelompok yang terurai pada point ke-2 diatas maka masing masing kelompok proses turunannya terdiri dari 3 sampai 4 proses.
4. Kenapa MPC sangat penting? Karena dari kelompok yang terurai pada point ke-3 diatas maka masing masing proses turunannya terdiri dari lebih kurang 10 aktifitas.
5. Dari informasi yang saya dengar ada wacana organisasi MPC ingin di bubarkan. Keputusan membubarkan MPC ada ditangan Direksi. Kalau di bubarkan tidak ada masalah, yang jadi masalah adalah fungsi dari point ke-2 sampai dengan ke-4 tidak hilang dan harus di kerjakan oleh organisasi yang mana?. Apakah di kantorpos atau dimana karena perusahaan masih mengelola bisnis mail (suratpos dan paketpos)? Kecuali perusahaan tidak mau lagi masuk ke bisnis mail (kurir).
6. Kalau dipindahkan ke kantorpos maka akan ada perubahan sistem dan pemindahan sdm, sarana dan teknologi yang tadinya sentralisasi menjadi desentralisasi, pasti akan ada penambahan sdm, sarana dan teknologi karena tidak cukup.
7. Sebagai contoh kalau MPC/KSD dibubarkan maka salah satu sistem yang harus ditata ulang adalah  jaringan transportasi yang tadinya hanya terdiri dari 34x34=1156 jaringan akan menjadi 207x207=42849 jaringan. Coba bayangkan betapa sulitnya menata jaringannya, belum dampak biaya yang akan bertambah.. Mungkin akan efektif? Tapi yang jelas tidak efisien.
8. Apabila melakukan perubahan pada proses operasi agar dilakukan secara hati hati agar perubahan jangan membawa dampak proses operasi yang existing berubah menjadi efektif tapi tidak efisien, atau efisien tapi tidak efektif, atau tidak efektif dan tidak efisien.
9. Sungguh sayang awal tahun 2009 rencana pemindahan MPC dari GPI ke lokasi di Pulo Mas tidak jadi dilakukan pada hal lokasinya sangat strategis, momentnya hilang.
10. Marilah kita belajar dari sejarah bagaimana New Zealand Post melakukan transformasi tahun 1984 sampai tahun 1994 = 10 tahun dibidang operasi dengan  mempertahankan MPC dan sekaligus melakukan modernisasi dan berhasil sehingga New Zealand Post menjadi benchmark bagi semua BUMN dinegara tersebut dalam hal transformasi..
11. Salah satu keberhasilan lain adalah mengubah posisi tahun 1984 outlet yang dimiliki 100% berubah menjadi 30% milik perusahaan 70% milik kemitraan dalam waktu 10 tahun. Hal ini sekarang sedang diusahakan oleh Direktorat MBD dan perlu didukung oleh suatu MPC/KSD yang efektif dan efisien.
12. Tidak berlebihan bila saya sarankan Direksi perlu membaca buku “Reining The Dinosaurus, A True Story How New Zealand Post Transform its Enterprise” dari perusahaan yang rugi tiga tahun berturut turut sampai tahun 1984 menjadi perusahaan yang tumbuh signifikan produksi, pendapatan, dan labanya, serta mampu menurunkan biaya yang cukup signifikan 10 tahun kemudian (tahun 1994) serta menjadi leader di bidang kurir dalam negeri sehingga perusahaan kurir international untuk distribusi dan antarannya dipercayakan kepada New Zealand Post.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu, terima kasih.

Waalaikumsalam wr. wb.,

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Business Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000