Berbagi pengetahuan dan pengalaman XX ( price )

Bandung, 28 April 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman XX ( price )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan ke-80 ini saya akan coba membahas mengenai P ( price )= tarif dari 4P (marketing mix) sebagai kelanjutan dari tulisan sebelumnya (tulisan ke-74, product, dan ke-77, place).

                Yang dimaksud dengan price disini adalah tarif yang harus dibayar oleh sipengirim yang akan mengirim kiriman ke tempat tujuan terakhir/titik tujuan akhir kiriman yaitu sialamat yang akan menerima kiriman.

                Dalam menghitung tarif, apapun metoda yang dipergunakan pasti ada kelebihan dan kekurangannya karena teori apapun yang dihasilkan oleh manusia tidak akan pernah sempurna. Yang penting metoda yang dipergunakan meminimalkan bias yang akan terjadi yang membawa dampak salah hitung yang merugikan bagi perusahaan.

                Dalam pembahasan kali ini yang akan saya berikan saran dan masukan adalah hal hal krusial yang berpengaruh dalam menghitung tarif, mudah mudahan tarif saat ini sudah memperhatikan hal hal krusial tersebut.

Sistem ( jaringan dan proses operasi )

Apakah pola jaringan yang dipergunakan saat ini sudah tepat atau tidak dari tolok ukur konektifitas dan waktu dibandingkan dengan kebijakan pola jaringan. Kalau sudah tepat maka diteruskan kalau belum tepat ditata ulang kembali

Apakah pemilihan moda transportasi yang ditetapkan ( udara, darat= kenderaan dan kereta api, laut ) untuk melayani suatu rute/link ( mail tripe ) sudah tepat atau tidak dari tolok ukur waktu, kapasitas dan biaya dibandingkan dengan volume. Kalau sudah tepat maka diteruskan kalau belum tepat ditata ulang kembali

Untuk menghitung biaya angkutan tergantung kebijakan yang ditetapkan, apakah moda transportasi akan dikelola sendiri (milik perusahaan) atau akan disewa dari penyedia jasa angkutan. Kalau disewa dari penyedia jasa angkutan biaya akan dihitung berbasis kontrak bulanan atau berbasis ton kilometrik.

Apapun pilihan maka biaya yang dikeluarkan harus mengangkut volume minimal yang ditetapkan. Kalau dibawa volume minimal, kerugian yang akan muncul, kalau diatas volume minimal, margin akan bertambah.

Apakah pola proses yang dipergunakan saat ini sudah tepat atau tidak dari tolok ukur konektifitas dan waktu dibandingkan dengan kebijakan pola proses. Kalau sudah tepat maka diteruskan kalau belum tepat ditata ulang kembali

Apakah metoda kerja proses yang diterapkan saat ini sudah tepat atau tidak dari tolok ukur waktu, kapasitas dan biaya dibandingkan dengan volume. Kalau sudah tepat maka diteruskan kalau belum tepat ditata ulang kembali

Biaya yang dikeluarkan harus memproses volume minimal yang diitetapkan. Kalau dibawa volume minimal, kerugian yang akan muncul, kalau diatas volume minimal, margin akan bertambah.

Sumberdaya pendukung operasi

Sumberdaya manusia yang langsung menangani proses operasi (pegawai pelaksana), tolok ukur biaya yang akan diambil, apakah penghasilan dari pegawai tetap atau pegawai outsourcing. Kalau pegawai tetap yang pangkatnya tinggi atau rendah, masa kerjanya pendek atau panjang. Ini masalah yang harus diputuskan dengan berpedoman kepada biaya tenaga kerja perusahaan pesaing. Kalau tidak maka tarif PT Pos Indonesia akan tinggi dan tidak dapat bersaing (kalah)

Struktur organisasi juga berpengaruh terhadap penetapan tarif, seberapa besar (jumlah dan banyaknya struktur pendukung seperti sdm, sarana, keuangan, teknologi dsbnya) yang diperlukan untuk mendukung proses operasi. Prosentasenya berapa dibanding dengan struktur yang langsung menangani proses opoerasi (struktur operasi). Jangan sampai struktur pendukung lebih besar dari struktur operasi.

Teknologi saat ini apakah sudah tepat guna dalam mempercepat dan memotong proses operasi. Menurut pengamatan saya belum, teknologi yang ada saat ini masih berpola manual yang diteknologikan.

Sarana yang ada apakah sudah tepat guna dalam memotong mata rantai proses operasi sehingga biaya produksi  dapat dikurangi. Menurut saya belum sarana masuh yang lama belum mengalami modernisasi.

Ahirnya tarif pesaing dibandingkan dengan PT Pos Indonesia dibawah, sama atau diatas pesaing, kalau tidak penataan struktur tarif agar dilakukan kalau tidak ingin kehilangan pasar dan pelanggan.

Sebagai penutup segera dilakukan evaluasi dan analsis biaya setiap hari dimata rantai proses operasi oleh kantor pelaksana teknis untuk tingkat kantorpos dan area (struktur baru) tingkat area agar PT Pos Indonesia tidak mengalami kerugian tiap hari dengan tools yang dibuat oleh tim PPO.

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Berbagi pengetahuan dan pengalaman XIX ( organisasi retail )

Bandung, 21 April 2012

Kepada,

Direktur Ritel dan Properti,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman seri XIX ( organisasi retail )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan ke-79 ini saya akan coba memberikan saran dan masukan perihal organisasi tingkat pelaksana teknis operasi yang telah disusun dan ditetapkan menjadi KD 17 mengenai organisasi tingkat area dan tingkat pelaksana teknis.

                Yang saya maksud dengan organisasi tingkat pelaksana teknis yang akan dibahas adalah organsasi dibawa Direktorat Retail dan Properti ditingkat pelaksana teknis, yaitu Kantorpos dengan mengurai masalah institusi, struktur dan tupoksi

Institusi

                Untuk tingkat pelaksana teknis, kantorpos dibagi menjadi 5 tipe yaitu tipe A sampai dengan E. Untuk kantorpos cabang ( kantorpos tambahan dan kantorpos pembantu nama lama ) ada 2 tipe yaitu tipe F dan G. Menurut saya sudah tepat satu jenis institusi yaitu Kantorpos karena proses bisnisnya sama. Adapun di tetapkan beberapa tipe sudah tepat karena masalah beban kerja yang tidak sama.

Saran saya untuk institusi hanya proses berikut yaitu mempersiapkan alat (tools) untuk menghitung beban kerja ( standarisasi beban kerja ) sebagai tindak lanjut yang harus di persiapkan agar setiap kantorpos dapat ditetapkan tipe Kantorposnya.

Untuk itu kebijakan dan prosedur menghitung beban kerja segera di buat karena aturan main yang ada sekarang sudah ketinggalan masa (out of date) dan harus disempurnakan oleh pejabat struktural kantor pusat yang ada di Direktorat Retail dan Properti.

Mengingat bahwa setiap Direktorat mempunyai organisasi tingkat pelaksana teknis dan proses bisnisnya sama maka alangkah baik kalau pembuatan aturan kebijakan dan prosedur di susun ulang oleh satu bagian di kantor pusat untuk semua organisasi tingkat pelaksana teknis untuk semua direktorat misalnya bagian CMO (change management office) 

Struktural

                Kotak struktural yang ada dalam organisasi Kantorpos tipe A sampai tipe E yang terdiri dari 11 kotak struktur untuk tipe A, tipe B 9 kotak struktur, tipe C 8 kotak struktur, tipe D 7 kotak struktur, tipe E 5 kotak struktur

Sebagai contoh saya ambil yang terbesar yaitu Kantorpos tipe A dengan struktur sebagai berikut:

1.       Kepala Kantorpos

2.       Wakil Kepala Kantorpos

3.       Bagian Pelayanan loket

4.       Bagian Giro dan Penyaluran dana

5.       Bagian Supervisi Pelayanan Pelanggan

6.       Bagian Pengawasan Pelayanan Luar dan Agenpos

7.       Bagian Keuangan dan BPM

8.       Bagian Pos Mart dan Filateli

9.       Bagian Audit dan Manajemen Resiko

10.   Bagian Program Kemitraan dan Bina lingkungan Daerah

11.   Bagian Properti dan Sarana

Saran dan masukan untuk kotak struktur

Untuk struktur Kepala Kantorpos dan Wakil Kepala Kantorpos dapat digabung karena proses bisnisnya sama atau berdiri sendiri tergantung hasil hitungan beban kerja.

Untuk Bagian Pelayanan Loket dan Bagian Giro/Penyaluran Dana  dapat digabung menjadi satu karena proses bisnisnya sama dan menyangkut pengawasan transaksi antara pegawai loket dengan pelanggan ( Bagian Pengawasan Transaksi )

Untuk Bagian Keuangan dan BPM dan Bagian Filateli dapat digabung menjadi satu karena proses bisnisnya sama

Untuk Bagian Properti dan Sarana dan Bagian Post Mart dapat digabung menjadi satu karena proses bisnisnya sama. Penggabungan ini bisa dilakukan apabila yang dimaksud Posmart itu usahanya dilakukan pihak luar, PT Pos Indonesia hanya menyediakan bangunan untuk disewakan.

 Untuk Bagian Audit dan Manajemen Resiko dapat berdiri sendiri atau hanya sebagai fungsi di bawa Kepala Kantorpos tergantung hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos tipe kecil.

Untuk Bagian Supervisi Pelayanan Pelanggan dapat digabungkan dengan Bagian Pelayanan Loket tergantung hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos tipe kecil

Untuk Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan Daerah dapat digabungkan dengan Bagian Properti dan Sarana tergantung hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos tipe kecil

Prinsip yang harus dipegang dalam penggabungan adalah kotak struktural bisa bertambah atau berkurang tergantung hitungan beban kerja, yang tidak boleh hilang dari penggabungan tersebut adalah aktifitas proses bisnis yang harus ada di semua tipe dari tipe A sampai tipe G.

Tugas Pokok dan Fungsi ( Tupoksi )

                Tugas pokok dan fungsi ( tupoksi ) yang ada pada semua struktur di tingkat pelaksana teknis yang diuraikan dalam KD 17 sangat panjang, tidak sistematis dan kurang tepat, saran dan masukan saya sebagai berikut:

                Untuk menyusun tupoksi maka dokumen sumbernya adalah Keputusan Direksi-Surat Edaran-Instruksi Kerja yang berisi seluruh kebijakan dan prosedur kerja berikut petunjuk pelaksana/petunjuk teknis .

Dokumen sumber dari Keputusan Direksi - Surat Edaran ­– Instruksi Kerja yang berisi seluruh kebijakan dan prosedur kerja berikut petunjuk pelaksana/petunjuk teknis berasal dari penjabaran peta aktifitas proses bisnis dalam bentuk bab-pasal-ayat-alinea-kalimat-kata.

Oleh sebab itu maka dalam tulisan saya mengenai penataan ulang aturan perlu dilakukan saat ini mengingat banyaknya aturan yang dikeluarkan yang tidak terintergrasi, tumpang tindih, duplikasi, tidak sistematis sehingga kalau kita mau ambil tupoksi dari KD-SE-IK agak kesulitan.

Penataan aturan dimulai dasarnya dari Buku Peraturan Dinas I sampai dengan VI, Bendel B, dan sebagainya, dengan pola yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat disempurnakan, yang tidak tepat dihapus dan yang tidak ada ditambahkan

Dengan hasil penataan tersebut maka penyusunan tupoksi akan sangat sederhana uraian fungsi cukup 1 nomor, uraian tugas pokok cukup 1 sampai 3 nomor, tidak seperti sekarang sampai banyak sekali uraiannya baik fungsi maupun tugas pokok. Pada hakikatnya untuk tingkat operasional teknis fungsi dan tugasnya menjalankan sebagian besar kebijakan dan prosedur kerja.

Memang merancang dan menyusun organisasi tidak bisa sekali jadi diperlukan tahapan penyempurnaan dan pengawalan dari bagian yang ditugaskan tapi yang penting adalah komitmen semua pihak untuk taat menjalankan keputusan yang telah diambil oleh pimpinan dan masing masing pejabat segera melakukan change management terhadap dirinya baik dalam hal kompetensi, kemauan untuk berubah dan perilaku kalau ingin berhasil program restrukrisasi organisasi

Catatan Business Process

3.0 Market and Sell Products and Services

3.1 Develop marketing, distribution, and channel strategy

3.1.3 Define offering and positioning

3.1.4 Define and manage channel strategy

3.4 Manage sales partners and alliances

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat.

Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat saya

 Fakhri Umar

Tembusan:

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Berbagi pengetahuan dan pengalaman seri XVIII ( place )

Bandung, 15 April 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman seri XVIII ( place )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan ke-78 ini saya akan membahas mengenai P ( place )=tempat asal/tempat tujuan dari 4P (marketing mix) sebagai kelanjutan dari tulisan sebelumnya (tulisan ke-76).

                Yang dimaksud dengan place disini adalah tempat asal/titik asal (sipengirim yang akan mengirim) kiriman dan tempat tujuan/titik tujuan kiriman yang akan diantar dan diserahkan ( sialamat yang akan menerima )

Proses Bisnis (Business Process )

                Untuk itu maka langkah langkah yang disarankan oleh APQC (business process ) dibawah ini harus dilakukan:

 1.0 Develop Vision and Strategy

      1.1 Defi ne the business concept and long-term vision

            1.1.2 Survey market and determine customer needs and wants

                     1.1.2.1 Conduct qualitative/quantitative assessments

                     1.1.2.2 Capture and assess customer needs

            1.1.3 Select relevant markets

2.0 Design and Develop Services

      2.1 Design products and services

                          2.1.1 Develop strategy and concepts for new products and services

                     2.1.1.1 Research customer and market needs

3.0 Market and Sell Services

      3.1 Develop marketing, distribution, and channel strategy

            3.1.1 Understand consumer needs and predict customer purchasing behavior

                Proses diatas kebijakan dan prosedurnya dirancang oleh kantor pusat, kantorpos melaksanakan pengumpulan data dan informasinya, area menganalisanya.

Dengan data dan informasi diatas maka keputusan dipasarkan dan dijual jasa layanan baru baik satu arah atau timbal balik resmi ditetapkan. Tentu diawali dengan konsep pemasaran ( marketing ) yang matang baik untuk pelanggan individu maupun pelanggan korporat

 Kondisi saat ini ( Present Condition )

                PT Pos Indonesia punya 2 misi yaitu misi sosial karena terkait dengan ketentuan undang undang, dan misi bisnis.

                Untuk misi sosial maka tak ada pilihan semua tempat harus menjadi titik penjualan dan semua tempat harus menjadi titik tujuan (national wide). Jasa layanan yang ditawarkan adalah Pos Biasa (product brand). Kalau perusahaan mengalami kerugian maka pemerintah mensubsidi dalam bentuk PSO.

                Untuk misi bisnis maka tidak semua tempat menjadi titik penjualan dan tidak semua tempat menjadi titik tujuan (limited area). Jasa layanan yang ditawarkan adalah Pos Kilat, Pos Kilat Khusus, Pos Ekspres dan berbagai macam produk (product brand).

                Saat ini product brand dari misi bisnis sudah dikembangkan dan dibuka titik penjualan dan titik tujuan ke semua kota sehingga tidak jelas lagi visi-misi-strategi-kebijakan dari bisnis suratpos dan paketpos (mail and parcel).

                Perubahan ini terjadi karena untuk mencapai target (RKA tahunan) menurut pengamatan saya bukan dengan memperluas pasar/pelanggan atau meningkatkan volume tapi dengan migrasi kiriman dari misi sosial ke misi bisnis. Dampaknya jaringan bisnis diperluas.

                Yang perlu dipertanyakan adalah apakah dengan pola ini perusahaan diuntungkan atau tidak. Menurut saya tidak, secara pendapatan naik, secara biaya rugi,  kerugian ditutup dari bisnis yang untung atau pendapatan non core, laba berkurang kalau perusahaan secara korporat untung, kalau rugi secara korporat maka bisnis ini menyumbang kerugian.

Kondisi yang diharapkan ( Furture Condition )

Segera tata ulangan jaringan bisnis dan product brand yang sesuai hasil proses bisnis kalau tidak ingin perusahaan berusaha dengan bisnis rugi. Langkah langkah yang disarankan oleh APQC dilakukan.

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000