Bandung, 18 Januari 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama
PT.
Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Saran
dan Masukan untuk pembenahan operasi ( proses )
Assalammualaikum wr. wb,
Berikut
ini sesuai dengan rencana saya menuliskan saran dan masukan sebanyak lebih
kurang 20 kali maka pembenahan infrastruktur operasi/processing-reporting (P3) adalah tulisan ke 10 yang akan saya
sampaikan hari ini semoga ada manfaatnya.
Masukan
ini coba menguraikan processing-reporting
(P3) existing yang menurut
penulis terjadi mis management yang
berdampak inefisiensi dan bagaimana memperbaikinya kedepan agar berhasil guna (cost effective) dan berdaya guna (cost efficien).
Sebelum
masuk ke materi yang akan saya uraikan maka perlu saya gambarkan secara besaran
aktifitas berbasis input-process-output
yaitu menerima kiriman dalam bentuk kantongpos tertutup yang sudah tersegel
dari alat angkutan (input), diproses untuk didistribusikan ketahap berikutnya
berdasarkan kebijakan pola distribusi (process), diserahkan kepada bagian PURI (kiriman
terbukukan) dan TRIER (kiriman tak terbukukan) di kantor tujuan sebagai tahap
berikut dari proses end to end process
(output).
Bagian
ini biasa disebut bagian KETUAPOS dan untuk uraian kali ini saya batasi bagian
KETUAPOS INCOMING.
Untuk
group process processing-reporting (P3) di
ketuapos incoming existing, mis
management terjadi pada perangkat aturan mulai dari kebijakan-prosedur
kerja-instruksi kerja, kebijakan jumlah pegawai dan jam masuk per shift yang tetap, kebijakan sistem
teknologi database track and trace,
kebijakan modernisasi sarana kerja, yang keempat kebijakan apabila diperbaiki
akan menyumbangkan efisiensi yang
cukup significant dari sisi biaya dan
peningkatan kualitas.
Solusi untuk keempat masalah yang dikemukakan di atas sebagai berikut
;
Kebijakan
perangkat aturan mulai dari kebijakan-prosedur kerja-instruksi kerja harus di
tata ulang berbasis 2 macam proses pengelolaan kantongpos/nampan/container dengan pola penerimaan, pola proses distribusi
internal, pola penyerahan,
ke PURI dan TRIER yang efektif dan
efisien.
Tidak
seperti sekarang setiap bisnis/produk mempunyai perangkat aturan pola
penerimaan, pola proses distribusi internal, pola penyerahan,
tersendiri sehingga terdapat berjenis jenis PURI dan berjenis jenis TRIER yang
seharusnya paling banyak hanya ada 2 jenis saja yaitu standar atau prioritas.
Prasyarat dari perubahan kebijakan tersebut di atas adalah keputusan
simplifikasi bisnis (tulisan ke 2), simplifikasi produk (tulisan ke 3) dan
simplifikasi proses (tulisan ke 4) perlu segera ditetapkan.
Prasyarat
yang harus dilakukan setelah perangkat aturan di tata ulang maka pegawai di
bagian ketuapos incoming dilatih
untuk mengerjakan aturan pola penerimaan, pola proses distribusi
internal dan pola penyerahan yang
benar melalui tour of duty. Untuk
pegawai tingkat struktural harus di re edukasi ulang melalui program pelatihan organizing dan controlling dengan penekanan pelatihan pengetahuan teknis
operasional pos 100% dan kemampuan teknis 5%, karena mereka akan berfungsi
sebagai Pembina dalam tour of duty untuk pegawai tingkat
pelaksana.
Kebijakan
jumlah pegawai dan jam masuk per shift
yang tetap harus di ubah menjadi jam masuk dan jumlah sesuai datangnya alat
angkutan berdasarkan N22 jaringan fisik dan N22 jaringan virtual. Bagian
Ketuapos incoming untuk setiap
kantorpos jumlah shift bervariasi
tergantung pola transportasi mulai dari 1 shift
sampai dengan 3 shift.
Untuk
para pelaksana di bagian Ketuapos incoming
menurut saya secara bertahap harus di isi dengan sdm yang berbasis part time
(musiman) jangan lagi memakai tenaga tetap berpangkat karena tingkat kesulitan
pekerjaannya rendah. Selain itu jumlahnya dapat dikurangi dengan diperkenalkan
sarana baru yang tepat guna.
Kebijakan
sistem teknologi yaitu penarikan data dari pusat data (download database) untuk
track and trace yang ada sekarang harus di ubah data yang ditarik dari server nasional maupun wilayah di bagian
Ketuapos incoming dari kantor asal
maupun kantor transit paling cepat 1 jam sebelum tibanya alat angkutan. Data
yang di tarik adalah file data transportasi, file data distribusi dan file data
kantorpos tujuan.
Database track and trace dipindahkan ke
kantorpos tujuan/kantorpos transit berbasis model N22 jaringan virtual dengan tembusan kantor wilpos dan
kantor pusat untuk pengendalian dan pengawasan sebagai operation room.
Kebijakan modernisasi sarana kerja selama ini kurang
diperhatikan sehingga menyebabkan pola pemindahan kantongpos di bagian ketuapos
dikerjakan secara manual dan membutuhkan jumlah sdm yang cukup banyak. Untuk
itu perlu secara bertahap pemakaian kantongpos dikurangi dan diganti dengan
nampan/container, untuk
memindahkannya dipergunakan trolly/lift
trolly mekanik berbasis pallet agar lebih efektif dan efisien.
Untuk alat angkutan darat maka standarisasi kendaraan dan emplacement bongkar muat disesuaikan
dengan alat baru yang diterapkan baik untuk outgoing
maupun incoming.
Jumlah
kebutuhan setiap kantor harus berbasis data
yang akurat (data produksi) agar
kapasitas terpasang sesuai dengan jumlah produksi yang akan di kerjakan.
Prasyarat
yang harus dipersiapkan adalah Direktorat Operasi harus mengeluarkan requirement
ke Direktorat Sdm dan Umum dan Direktorat Teknologi sesuai urutan proses bisnis
yaitu operasi di dukung oleh
direktorat pendukung.
Dampak
dari perubahan ini apabila di terapkan secara bertahap di 200 UPT di seluruh
Indonesia dari sumber daya sdm, sarana dan barang pemakaian yang kalau di
konversikan dalam rupiah akan terjadi efficiency
milyaran rupiah per tahun. Selain itu terjadi peningkatan kualitas karena
terjadi cutting process dan harga
pokok per unit akan turun dan lebih kompetitif.
Tentu
semua ini harus di teliti dulu dengan dukungan data dan dokumen oleh tim analis sehingga kita akan tahu persis
berapa angka efisiensi setelah dihitung sesudah perubahan dibandingkan dengan
sebelum perubahan.
Pada
saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan pembenahan infrastruktur operasi
/processing-reporting (P4) bagian
Puri dan Trier incoming.
Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses
selalu dan terima kasih.
Waalaikumsalam wr. wb.,
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, Bandung 40000
Direktur Teknologi, Bandung 40000
Ketua Tim Pembenahan Operasi, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar