Program Kerja

Bandung, 6 November 2009

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal  : Saran dan masukan ( program kerja )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca surat masukan yang saya tulis ini semoga ada manfaatnya buat perusahaan yang bapak pimpin ini.

                Masukan ini coba menguraikan hubungan antara dokumen Arahan Strategis Manajemen (ASM) dengan dokumen Rencana Kerja Anggaran (RKA) yang selama ini “kurang serius” disusun oleh perusahaan yang akibatnya pendapatan dan biaya yang dikeluarkan tidak mencapai sasaran visi-misi-strategi-kebijakan jangka panjang.

                Dua dokumen ini menurut saya harus dibuat secara sekuen ASM dibuat terlebih dulu baru RKA disusun dengan menggunakan metode 5 W+ 1 H ( what-why-who-where-when + how ) dan SMART ( specific-measurable-achieveble-realible-timeframe ) .

                ASM harus berisi utamanya 2W (what-why) dan SMART dimana harus dijelaskan dengan sejelas jelasnya dan mudah dipahami baik ditingkat kantor pusat-kantor wilayah-kantorpos “apa” yang harus dilakukan dan “apa” yang harus dicapai dalam satu tahun kedepan dan “kenapa” itu harus dilakukan dan dicapai dalam satu tahun kedepan secara SMART. Apabila tidak tercapai akan ada konsekuensi yang harus diderita oleh perusahaan ujungnya seluruh pegawai yang menanggungnya.

                RKA harus berisi utamanya 3W+1H (who-where-when + how) dan SMART dimana harus dijelaskan dengan sejelas jelasnya dan mudah dipahami “siapa siapa yang ditugaskan untuk menjalankan program tersebut, “dimana” program itu akan dilaksanakan, “kapan dan berapa lama” program tersebut akan dilaksanakan dan “bagaimana” urut urutan aktifitas yang diperlukan di susun secara sekuen maupun parallel supaya program itu berhasil dan SMART.

                ASM harus berisi murni pemikiran Direksi berupa pokok-pokok pikiran yang disusun oleh tim penyusun bukan pemikiran staf atau fungsi yang dilegalisir oleh Direksi yang selama ini disadari atau tidak terjadi. Porsi staf adalah memberikan masukan dan merincikan ASM yang sudah disepakati dalam model pengisian RKA. Selama ini pada saat staf atau fungsi merincikan terjadi  kesulitan karena terjadi tarik menarik dan tolak menolak “siapa yang tepat melaksanakan setiap aktifitas dalam RKA” disebabkan tupoksi organisasi yang tumpang tindih baik horizontal maupun vertikal.

                RKA harus dibuat oleh fungsi beserta staf masing masing bagian baik secara hierachi mulai dari kantorpos - kantor wilayah - kantor pusat berisi rencana kerja meraih pendapatan dan meningkatkan mutu dengan biaya yang cost effective dan cost efficien dengan berpedoman kepada ASM yang sudah ditetapkan.

                Untuk model/blanko pengisian  sudah  tersedia, model usulan SPI Pusat yaitu model Audit Program (AP-1 sampai dengan AP-6 berikut pedoman pengisian) yang secara umum sudah diketahui cara pengisiannya oleh pegawai, selanjutnya perlu disempurnakan terus menerus agar makin lama makin baik pengisiannya dan kontennya memenuhi proses 5W+1H dan SMART.

                Model pengisian ini adalah alat dilevel teknis untuk menghasilkan RKA, untuk menghubungkan dan menyelaraskan (link and match) maka harus ada model strategisnya, apakah Balance Scorecard atau model lain yang ditetapkan.

                Sebelum RKA disetujui perlu satu tim yang menyelaraskan dan menghubungkan seluruh program dalam RKA dengan ASM yang selama ini tidak dilakukan akibatnya ASM dan RKA sering bertolak belakang dengan visi-misi-strategi-kebijakan perusahaan.

                RKA yang sudah disetujui berisi ( program-anggaran ) secara bulanan dilakukan evaluasi agar tidak melenceng dari RKA yang sudah ditetapkan. Hasil evaluasi berupa program mana yang berhasil program mana yang gagal akan menjawab masalah pendapatan, biaya dan mutu.

Pada saat evaluasi di tingkat rapat gabungan antara Dewan Direksi dengan Dewan Komisaris yang selalu saya ikuti pada saat saya masih aktif sebagai pegawai, saya merasa prihatin atas jawaban direksi pada saat di tanya komisaris mengenai pendapatan dan biaya jawaban cenderung tidak tepat dan bersifat opini, yang seharusnya berdasarkan data laporan hasil evaluasi RKA bulanan.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu, terima kasih.

Waalaikumsalam wr. wb.,

                                                                                                                                                Hormat Saya,

               

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000