Bandung, 7 Desember 2009
Kepada,
Wakil Direktur Utama
PT.
Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Saran
dan masukan untuk simplifikasi proses ( proses )
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca surat
masukan berikut yang saya tulis ini setelah sebelumnya saya menguraikan saran
dan masukan mengenai simplifikasi bisnis dan simplifikasi produk semoga ada
manfaatnya buat perusahaan yang bapak pimpin ini.
Masukan
ini coba menguraikan proses eksisting yang menurut penulis telah berkembang
sedemikian rupa tak terkendali sehingga
para pelaksana di lapangan mendapat kesan untuk setiap produk eksisting,
setiap pasar eksisting dan setiap pelanggan eksisting masing masing mempunyai
proses tersendiri karena setiap fungsi berhak membuat aturan main walaupun itu
bukan fungsinya.
Sebenarnya
proses operasi hanya ada 2 ( dua ) macam proses yaitu proses tidak terbukukan (unregister process) dan proses
terbukukan (register process) untuk
proses operasi pos yang berbasis end to
end yaitu proses memindahkan sesuatu dari sipengirim ke sialamat melalui tahapan
proses C-P-T-D dan R.
Kedua proses ini yang saya namakan proses inti operasi untuk
mendukung bisnis inti PT Pos Indonesia (mail, logistic dan financial services)
yang akan saya uraikan dalam saran dan masukan kali ini.
Pada
saat saya masih mengikuti pendidikan tinggi pos tahun 1976-1980 untuk kedua
macam proses tersebut kita mempelajarinya dari buku aturan pos yaitu untuk
kiriman tidak terbukukan nama bukunya Peraturan Dinas I (PD I) sedangkan untuk
kiriman terbukukan nama bukunya Peraturan Dinas II (PD II). Dengan perkembangan
teknologi maka ide dasar penerapan teknologi harus mengacu kepada kerangka
berpikir (framework) dan bagan alir (flow chart) kedua buku tersebut.
Agar
kedepan tidak terjadi kebingungan untuk para pelaksana di lapangan maka
simplifikasi proses operasi harus di kembalikan ke posisi semula untuk semua
proses kedepan, untuk semua produk bisnis inti kedepan,
untuk semua pasar kedepan dan untuk semua pelanggan kedepan melalui suatu kodefikasi
ulang aturan proses inti operasi yang terdiri atas 1 (satu) Keputusan Direksi
(KD) untuk kedua proses tersebut dan 2 (dua) Surat Edaran (SE).
Untuk
Keputusan Direksi (KD) kerangka berpikirnya dan bagan alirnya terdiri dari urutan
mengingat-menimbang-memutuskan-menetapkan-
ruang lingkup-kerangka surat edaran.
- Mengingat berisi apa itu proses operasi dan kenapa proses operasi harus disimplifikasi.
- Menimbang berisi aturan aturan yang melandasi kenapa proses operasi harus disimplifikasi.
- Memutuskan berisi semua aturan proses operasi eksisting yang ada untuk semua produk bisnis inti eksisting, untuk semua pasar eksisting dan semua pelanggan eksisting di batalkan dan disusun suatu recana proses migrasi melalui dokumen recana migrasi (migration plan).
- Menetapkan berisi keputusan menetapkan ke depan hanya ada 2 ( dua ) macam proses operasi yang kita sebut proses inti operasi dan saat berlakunya.
Ruang
Lingkup berisi penjelasan bahwa 2 ( dua ) macam proses inti operasi menjadi tulang
punggung (backbone) proses jasa layanan
bisnis mail-logistic-financial services.
Kerangka surat edaran harus di buat
masing masing satu untuk kiriman tak terbukukan dan kiriman terbukukan berisi
kebijakan kebijakan yang perlu ditetapkan dan dirinci agar ke dua proses inti
operasi dilapangan dapat berjalan lancar dalam bentuk bab dan pasal yang
terdiri dari :
- Nama resmi proses tersebut
- Kebijakan mutu proses terbukukan dan tidak terbukukan.
- Kebijakan pola penerimaan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola pengolahan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola penyusunan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola penyerahan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola penyortiran untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola ikatan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola tutupan untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola distribusi untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola transportasi untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola teknologi untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola laporan sebagai bahan analisis untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola evaluasi kinerja proses untuk kiriman individu dan korporat
- Kebijakan pola research kepuasan pelanggan pasar dan pesaing. Kebijakan ini harus setiap tahun diprogramkan dalam RKA tahunan (kebijakan planning)
- ( Kebijakan diatas bila perlu dirinci dalam bentuk lampiran)
Setelah
KD dan SE ditetapkan dan dikeluarkan harus di tindak lanjuti oleh fungsi
terkait rencana migrasi (migration plan)
untuk semua produk eksisting, pasar eksisting dan pelanggan eksisting.
Fungsi Direktorat terkait selanjutnya
menyusun prosedur kerja dan instruksi kerja untuk implimentasi dilapangan oleh
jajaran manajemen kantorpos.
Apabila
KD dan SE telah dikeluarkan baru pembenahan infrastruktur operasi dapat
ditindak lanjuti yang akan saya uraikan pada saran dan masukan berikutnya
dengan titik berat uraian mengenai mis manajemen dan inefisiensi yang saya
perkirakan sekitar 40 persen dari total lebih kurang 200 milyar di seluruh
institusi pos yang tersebar baik dilapangan ,wilayah dan pusat.
Tentu
semua ini harus di teliti dulu dengan dukungan data dan dokumen oleh tim analis
sehingga kita akan tahu persis proses mana yang akan di migrasikan, pasar mana yang akan di migrasikan dan pelanggan mana yang akan di migrasikan.
Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses
selalu, terima kasih.
Waalaikumsalam wr. wb.
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, Bandung 40000
Ketua Tim Pembenahan Operasi, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar