Struktur organisasi (organization structure)

Bandung, 21 September 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : struktur organisasi  (organization structure)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Tulisan ini mengenai struktur organisasi (organization structure) dan adalah tulisan kesembilan/terakhir dari sembilan tulisan mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir (1.business- network (jaringan)- [2.link (penghubung)-3.node (titik)]- 4.collecting- 5.processing- 6.transporting- 7.delivering- 8.track & trace- 9.organization structure ).

Tulisan ini saya sampaikan untuk bersama sama kita menemu kenali letak inefisiensi penetapan struktur organisasi dan tupoksi sebagai lanjutan dari 3 tulisan sebelumnya (88.backbone-89.memperbaharui niat dan meluruskan langkah- 90.efisiensi, cara menemukannya) penjelasan mengenai bisnis dan sistem operasi secara komprehensif dalam rangka menghasilkan dana untuk anggaran pendidikan, kesehatan dan transportasi bagi karyawan, yang tidak cukup untuk dibiayai oleh karyawan dari penghasilannya.

Struktur oranisasi, apa itu?

Yang dimaksud dengan struktur organisasi disini adalah wadah yang terstruktur tempat berkumpulnya sekelompok orang yang mempunyai tujuan/sasaran yang sama

Model struktur organisasi yang dipilih disesuaikan dengan proses bisnis yang dilakukan apakah perusahaan ini masuk kelompok perusahaan yang menghasilkan barang (goods) atau jasa (services)

Struktur organisasi, menggambarkan apa?

                Struktur organisasi menggambarkan proses bisnis secara komprehensif, secara khusus akan saya bahas adalah proses bisnis (ke-4) yaitu melaksanakan jasa layanan (delivered services)

 Proses bisnis melaksanakan jasa layanan adalah seluruh kegiatan/aktifitas yang ada dalam sistem operasi yang terdiri atas sistem jaringan dan sistem proses

Sebagai panduan bagi sdm/manusia dalam melaksanakan kegiatan/aktifitas sistem operasi maka dipersiapkan suatu dokumen kerja yang disebut tupoksi (tugas pokok dan fungsi) untuk sdm yang menangani manajemen dan job desk untuk pelaksana

Struktur organisasi, cara menyusunnya?

                Untuk menyusun struktur organisasi yang cost effective dan cost efficien maka diperlukan beberapa hal dan kebijakan sebagai berikut:

1. Proses bisnis (Busines proses) yang komprehensif
2. Kebijakan bisnis
3. Kebijakan operasi cq. kebijakan model jaringan, cq. kebijakan model proses
4. Kebijakan SDM (model organisasi)
5. Kebijakan teknologi
6. Kebijakan sarana (barang cetakan, barang pemakaian, barang inventaris)            

Apa yang harus dilakukan? (tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional)

Struktur organisasi yang baru baru ini ditetapkan dan diterapkan menurut saya tidak ada masalah karena merupakan hasil kajian dan saran perubahan organisasi dari konsultan untuk mengatasi masalah yang ada dan antisipasi pengembangan bisnis kedepan.

Yang menjadi masalah menurut saya adalah uraian lebih lanjut (breakdown) struktur kedalam kelompok aktifitas berbasis proses bisnis yang perlu di pertajam dan penyusunan tupoksi yang kurang tepat yang berakibat struktur organisasi yang ada ditingkat pyusat, tingkat area dan tingkat operasional yang berdasar professional judgement saya dari sisi jumlah terlalu gemuk dan penyebab sumber pemborosan.

Apabila hal ini tidak segera disikapi maka sumber pemborosannya luar biasa karena menyangkut biaya sdm yang cukup besar. Dulu ada penelitian yang dilakukan oleh konsultan New Zealand Post di MPC Jakarta sekitar tahun 1997 hasilnya cukup mengejutkan bahwa jumlah pegawai khususnya di bagian operasi cq. proses seharusnya hanya tinggal 1/3 bagian dari total yang ada saat itu. Persoalannya adalah dalam hal kebijakan, pengaturan aktifitas dan standarisasi beban kerja

Dengan uraian diatas maka masing masing fungsi sesuai dengan wewenangnya menganalisis kebijakan diatas apakah tupoksi dan standarisasi beban kerja yang ada saat ini, apakah sudah tepat, kurang tepat, atau tidak tepat.

Jika hasilnya sudah tepat tidak perlu dilakukan perubahan, kalau kurang tepat perlu di sempurnakan, kalau tidak tepat perlu dihapuskan dan ditata ulang, kalau tidak ada perlu ditambahkan.

                Dampak dari analisis oleh fungsi akan ditemu kenali struktur organisasi yang mana yang menyebabkan inefisiensi, yang dari professional judgement saya awal permasalahan muncul dari 6 kebijakan yang tersebut diatas, penyusunan tupoksi organisasi berikut outputnya, dan standarisasi beban kerja yang perlu diperbaharui.

Perlu pembentukan tim untuk proyek mengaudit dan menata ulang tupoksi organisasi dan standarisasi beban kerja secara umum dan secara khusus organisasi operasi yang ada saat ini, jika indikasi awal hasil analisis fungsi menunjukkan inefisiensi pada tupoksi dan standarisasi yang kurang tepat, tidak tepat dan tidak ada, maka tindakan perbaikan harus dilakukan.

Kondisi ke depan

Diharapkan hasil penataan ulang aktifitas/tupoksi dan standarisasi beban kerja secara nasional oleh tim akan menghasilkan struktur organisasi yang lebih cost effective dan cost efficien dan dokumentasi kebijakannya dan prosedurnya tersusun dengan lengkap dalam sebuah buku aturan yang disebut buku peraturan dinas PT Pos Indonesia khususnya peraturan kepegawaian dan organisasi.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000