Too many but not enough

Bandung, 25 Mei 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Too many but not enough

Assalam mualaikum wr. wb.

                Too many but not enough, ( terjemahan umum: banyak tapi tidak cukup ) adalah istilah yang dipakai bagi perusahaan yang mengelola dan mempekerjakan sumberdaya manusia secara kuantitas berlebih tapi secara kualitas tidak cukup.

Dampak dari itu adalah terjadi pemborosan karena berlebih dan jalannya roda bisnis perusahaan tidak mengalami perkembangan (stagnan/statis) sesuai dengan dinamika perubahan yang terjadi dengan sangat cepat karena kualitas (kompetensi) sdm yang dimiliki tidak memadai.

Pemborosan terjadi karena ketiadaan standarisasi kerja setiap mata rantai proses bisnis baik proses inti maupun proses pendukung. Kalau pun ada standar yang dipakai masih standar yang lama yang tidak layak dipedomani lagi karena perubahan sistem baik proses maupun teknologi, berikut perubahan sarana yang dipakai.

Perkembangan perusahaan tidak terjadi karena peningkatan kemampuan, motivasi kemauan dan perubahan perilaku sumberdaya manusia tidak terrencana dengan baik untuk setiap orang, dan kalau pun ada, dalam pelaksanaannya tidak konsisten dan berkesinambungan untk semua orang.

Pertanyaannya adalah apakah di tubuh PT Pos Indonesia terjadi gejala seperti itu? yang tahu bapak bapak yang masih aktif mengelola perusahaan saat ini. Kalau tidak ada gejala ini, maka kita harus merasa syukur bahwa perusahaan ini diberi sumberdaya manusia yang cukup dan baik kualitasnya, insya’allah perusahaan ini akan maju. Kalau ada gejala ini, maka langkah langkah perbaikan harus dilakukan, keputusan harus diambil sebelum terlambat

Langkah langkah perbaikan maupun keputusan harus diambil saran dan masukan sebagai berikut:

Standarisasi

                Yang dimaksud dengan standarisasi disini adalah standarisasi beban kerja untuk setiap proses  inti dan setiap proses pendukung dari proses bisnis bagi para pelaksana dan manajemen. Tanpa standarisasi maka hasil evaluasi tidak dapat diukur (measure), kalau tak dapat diukur maka tak dapat dikelola (manage), kalau tak dapat dikelola maka akan terjadi kerugian bagi perusahaan apabila kapasitas terpasang berlebih setiap hari, kalau kurang akan menyebabkan standar mutu kepada pelanggan tak dapat di penuhi setiap hari.

                Mengingat bahwa perusahaan adalah perusahaan jasa dan jumlah pelanggan yang datang setiap hari tidak pasti maka management capacity menjadi krusial dan harus menjadi prioritas utama dalam pelatihan para pimpinan yang duduk dalam jajaran struktural.

                Alat berikut metode untuk menghitung kapasitas ini harus dibuat sebagai alat untuk keperluan evaluasi secara berkala. Alat ini (khususnya untuk evaluasi jaringan dan proses operasi mail and parcel) sudah dibuat oleh Tim PPO tinggal diterapkan dan terus disempurnakan.

Pelatihan

Pelatihan harus direncanakan setiap tahun untuk meningkatkan kemampuan (trainning for trainer/TOT) agar kualitas sdmnya mencukupi (enough). Peserta pelatihannya adalah para supervisor yang mempunyai bawahan berupa para pelaksana. Polanya adalah beberapa supervisor dari satu kantor di latih TOT, lalu sekembalinya ke kantor diwajibkan membuat rencana pelatihan (build in training/BIT) untuk para supervisor yang tidak ikut TOT di kantor tersebut, selanjutnya para supervisor melaksanakan pelatihan untuk bawahanya langsung (para pelaksana) dengan pola mail open.

Materi pelatihan baik untuk TOT dan BIT adalah semua kebijakan dan prosedur (bisnis, sistem operasi, sistem sdm, sistem teknologi, sistem keuangan, sistem sarana) yang berlaku di PT Pos Indonesia. Sedapat mungkin materi ilmu umum dikurangi, karena sasarannya adalah mengelola operasional perusahaan PT Pos Indonesia disetiap tingkat strutur organisasi.

Materi pelatihan untuk mail open ditekan pada instruksi kerja dengan pengantar berupa kebijakan dan prosedur kerja yang sesuai dengan bagian dimana bawahan tersebut bekerja. Pelatihnya adalah para supervisornya langsung yang sudah mengikuti pelatihan BIT.

Penghargaan dan hukuman

Agar dapat membangkitkan kemauan dari sdm untuk bekerja dengan baik dan benar, maka sistem penghargaan dan hukuman harus ditegakkan agar sdm yang ada termotivasi melaksanakan tugas kewajibannya dengan baik. Penghargaan dan hukuman akan membuat pembeda antara yang benar dan yang salah dengan tolok ukur standarisasi tersebut diatas, sehingga tidak ada lagi yang benar dan yang salah mendapat penghargaan yang sama, tidak ada lagi yang salah tidak dapat hukuman.

Disiplin

Disiplin harus ditegakkan agar perilaku/attitude sdm kedepan berubah secara terus menerus sehingga suatu saat akan menjadi budaya kerja yang berlaku di PT Pos Indonesia. Untuk itu diperlukan kepemimpinan yang kuat (strong leadership) disetiap tingkatan dalam struktur organisasi di pusat, area maupun kantor operasional di lapangan.

Selain kuat juga kompak dalam menjalankan semua kebijkan dan prosedur kerja yang sudah disepakati tanpa penyimpangan, karena kalau terjadi penyimpang akan menjadi preseden buruk bagi para bawahan sehingga pimpinan tersebut kehilangan wibawa.

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000