Titik (node)

Bandung, 6 Agustus 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : titik (node)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Tulisan ini adalah tulisan ketiga dari sembilan tulisan berikutnya mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir ( 1.bisnis-2.penghubung-3.titik-4.collecting-5.processing-6.transporting-7.delivering-8.track & trace-9.struktur organisasi ).

Tulisan ini saya sampaikan untuk bersama sama kita menemu kenali letak inefisiensi sebagai lanjutan dari 3 tulisan sebelumnya (88.backbone-89.memperbaharui niat dan meluruskan langkah-efisiensi,90.cara mendapatkannya) penjelasan mengenai bisnis dan sistem operasi secara komprehensif dalam rangka menghasilkan dana untuk anggaran pendidikan, kesehatan dan transportasi bagi karyawan, yang tidak cukup untuk dibiayai oleh karyawan dari penghasilannya.

Titik, apa itu?

Yang dimaksud dengan titik disini adalah kantor asal, kantor transit maupun kantor tujuan yang mengirimkan, meneruskan, maupun yang menerima kiriman melalui terminal laut, darat/kereta api maupun udara yang ditetapkan kebijakannya oleh perusahaan untuk moda angkutannya.

Dalam titik terdapat proses sebagai berikut:

1. Untuk kantor asal ada proses C-P1-P2 yang waktu prosesnya harus ditetapkan dengan cara hitung mundur mulai dari saat alat angkut berangkat
2. Untuk kantor transit ada 2 (dua) kelompok proses T-P3-P4 yang waktu prosesnya harus ditetapkan dengan cara hitung maju mulai saat alat angkut tiba dan P1-P2-T yang waktu prosesnya harus ditetapkan dengan cara hitung mundur mulai saat alat angkut berangkat
3. Untuk kantor tujuan ada proses P3-P4-D yang waktu prosesnya harus ditetapkan dengan cara hitung maju mulai saat alat angkut tiba
4. Waktu waktu proses ini lah yang disebut cut-off-time yang harus dipatuhi dan proses yang ada pada titik disebut indoor process
5. Buku dari setiap titik2 yang bernama kantorpos di dokumentasikan dalam buku dokumen topografi pos yang biasa kita namakan “Daftar Nama Nama Kantorpos dan Singkatannya”

Prasyarat untuk  menyusunnya?

                Untuk menyusun sebuah titik maka perlu beberapa prasyarat sebagai acuan yaitu:

1. Data perkiraan produksi asal/tujuan (jumlah pucuk kiriman maupun jumlah/berat kantongpos untuk setiap titik
2. Adanya standarisasi wtkp/swp maksimal dari bagian pengelola bisnis untuk setiap produk yang ditetapkan berdasarkan kajian pasar dan pelanggan oleh bagian pengembangan bisnis
3. Pemahaman bagian perancangan titik tentang wtkp/swp yaitu: H+0; H+1; H+2; dan seterusnya perihal jumlah waktu yang tersedia untuk proses operasi
4. Ada tips sederhana “The ship follow the trade” yang akan mengilhami penyusunan titik yang akan menjadi kantor asal, kantor transit maupun kantor tujuan.
5. Penetapan kebijakan model jaringan titik (pola hub and spoke atau apa?)
6. Out-put dari penyusunan ini akan menghasilkan kebijakan cut-off-time setiap mata rantai proses sebelum berangkatnya alat angkutan maupun sesudah tibanya alat angkutan, kebijakan pola tutupan, pola sortir,

Apa yang harus dilakukan? (tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional)

Dengan prasyarat yang saya uraikan diatas maka fungsi menganalisis titik2 yang eksis sekarang sesuai dengan wewenangnya, apakah sudah tepat, kurang tepat, atau tidak tepat.

Jika hasilnya sudah tepat tidak perlu dilakukan perubahan, kalau kurang tepat perlu di sempurnakan, kalau tidak tepat perlu dihapuskan dan ditata ulang, kalau tidak ada perlu ditambahkan.

                Dampak dari analisis oleh fungsi akan ditemu kenali titik mana yang menyebabkan inefisiensi apakah pengaturan jam2 proses, pengolahan produk yang duplikasi, pembentukan struktur proses yang berlebih, kebijakan pola sortir dan pola tutupan yang keliru yang dari professional judgement saya merupakan bagian yang cukup signifikan dari inefisiensi 200 milyar /tahun

Rekomendasi

Perlu pembentukan tim untuk proyek mengaudit dan menata ulang titik2 yang ada saat ini jika indikasi awal hasil analisis fungsi menunjukkan inefisiensi pada titik2 yang kurang tepat, tidak tepat dan tidak ada, sebagai prasyarat mengefisienkan proses operasi (C-P-T-D-T&T) yang akan dijelaskan pada tulisan tulisan selanjutnya.

Kondisi ke depan

Diharapkan hasil penyusunan jaringan titik2 nasional kedepan oleh tim lebih cost effective dan cost efficien dan dokumentasi kebijakannya dan prosedurnya tersusun dengan lengkap dalam sebuah buku aturan yang disebut buku topografi kantor PT Pos Indonesia.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000