Pengumpulan (collecting)

Bandung, 10 Agustus 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : pengumpulan (collecting)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Tulisan ini adalah tulisan keempat dari sembilan tulisan berikutnya mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir ( 1.bisnis-2.penghubung-3.titik-4.collecting-5.processing-6.transporting-7.delivering-8.track & trace-9.struktur organisasi ).

Tulisan ini saya sampaikan untuk bersama sama kita menemu kenali letak inefisiensi sebagai lanjutan dari 3 tulisan sebelumnya (88.backbone-89.memperbaharui niat dan meluruskan langkah-efisiensi,90.cara mendapatkannya) penjelasan mengenai bisnis dan sistem operasi secara komprehensif dalam rangka menghasilkan dana untuk anggaran pendidikan, kesehatan dan transportasi bagi karyawan, yang tidak cukup untuk dibiayai oleh karyawan dari penghasilannya.

Pengumpulan, apa itu?

Yang dimaksud dengan pengumpulan disini adalah titik bertemunya pelanggan dengan karyawan/karyawati PT Pos Indonesia baik langsung maupun tidak langsung yang menerima maupun mengumpulkan kiriman pos.

Media yang dipakai untuk mempertemukan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung adalah sebagai berikut:

1. Loket kantorpos dimana bertemunya pelanggan dengan karyawan/karyawati loket yang pada jadwal yang telah ditetapkan dilakukan pengumpulan oleh karyawan/karyawati PT Pos Indonesia cq. bagian pengumpulan (langsung)
2. Loket agenpos dimana bertemunya karyawan/karyawati agenpos yang pada jadwal yang telah ditetapkan dilakukan pengumpulan oleh karyawan/karyawati PT Pos Indonesia cq. bagian pengumpulan (tidak langsung)
3. Pick-up services yang dilakukan oleh karyawan/karyawati bagian pengumpulan dengan pelanggan korporasi yang ada perjanjian kerjasamanya (langsung)
4. Bissurat kantor/pembantu sebagai sarana pengeposan oleh pelanggan yang pada jadwal yang telah ditetapkan dilakukan pengosongan bissurat kantor/pembantu oleh karyawan/karyawati bagian pengumpulan (tidak langsung)

Pengumpulan, menggambarkan apa?

                Bagian pengumpulan dengan aktifitas yang tersebut diatas diatur hal hal sebagai berikut:

1. Pengaturann sistem penjualan produk di loket loket eksisting saat ini.
2. Pengaturan jadwal jam dan frekuensi pengumpulan kiriman pos dari loket kantorpos, dari loket agenpos, dari pelanggan korporat dan dari bissurat kantorpos/pembantu.
3. Pengaturan jadwal jam dan jumlah karyawan/karyawati yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan kiriman pos dari loket kantorpos, dari loket agenpos, dari pelanggan korporat dan dari bissurat kantorpos/pembantu.
4. Pengaturan jadwal jam dan jumlah sarana yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan kiriman pos dari agenpos, dari pelanggan korporat dan dari bissurat kantorpos/pembantu.
5. Pengaturan jadwal jam dan jumlah kendaraan yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan kiriman pos dari agenpos, dari pelanggan korporat dan dari bissurat kantorpos/pembantu.

Apa yang harus dilakukan? (tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional)

Dengan uraian diatas maka masing masing fungsi sesuai dengan wewenangnya menganalisis variable diatas yaitu waktu, kapasitas, volume dikaitkan dengan biaya yang di keluarkan setiap hari (yang eksis sekarang) dibandingkan dengan hpp yang ditetapkan, apakah sudah tepat, kurang tepat, atau tidak tepat.

Jika hasilnya sudah tepat tidak perlu dilakukan perubahan, kalau kurang tepat perlu di sempurnakan, kalau tidak tepat perlu dihapuskan dan ditata ulang, kalau tidak ada perlu ditambahkan.

                Dampak dari analisis oleh fungsi akan ditemu kenali pengaturan pengumpulan yang mana yang menyebabkan inefisiensi,  yang dari professional judgement saya kelima pola pengaturan diatas menyebabkan inefisiensi plus/minus yang merupakan bagian yang cukup signifikan dari inefisiensi 200 milyar /tahun

Rekomendasi

Perlu pembentukan tim untuk proyek mengaudit dan menata ulang aktifitas dan struktur bagian pengumpulan yang ada saat ini, jika indikasi awal hasil analisis fungsi menunjukkan inefisiensi pada aktifitas dan struktur bagian pengumpulan yang kurang tepat, tidak tepat dan tidak ada, maka tindakan perbaikan harus dilakukan sebagai bagian mengefisienkan proses operasi (C-P-T-D-T&T).

Kondisi ke depan

Diharapkan hasil penataan ulang aktifitas dan bagian pengumpulan secara nasional kedepan oleh tim akan menghasilkan proses yang lebih cost effective dan cost efficien dan dokumentasi kebijakannya dan prosedurnya tersusun dengan lengkap dalam sebuah buku aturan yang disebut buku peraturan dinas PT Pos Indonesia.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000