Berbagi pengetahuan dan pengalaman ( manajemen kapasitas )

Bandung, 4 Mei 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman ( manajemen kapasitas )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan ke-83 ini saya akan coba membahas mengenai manajemen kapasitas yaitu bagaimana mengelola kapasitas sumberdaya, dalam hal ini sumberdaya manusia pelaksana teknis dimata rantai proses C-P-T-D,  sehingga jumlah yang diperlukan untuk setiap mata rantai proses cukup, tidak berlebih dan tidak kurang dibanding volume kirimanpos yang harus diproses setiap jam/hari.

                Memang idealnya setiap hari jumlahnya cukup, tapi hal itu tidak mungkin karena setiap jam/hari pelanggan yang datang tidak sama. Untuk itu maka perlu dilakukan evaluasi dan analisa statistik secara berkala sehingga setiap jam/hari didapat sdm yang minimal, apabila kurang ditutupi dengan lembur atau insentif. (masalah produktifitas)

                Hal ini juga diutarakan dalam salah satu analisa tim Booze & Co dalam final report nya dari halaman 367 sampai dengan halaman 403 dengan sub-judul “introduction: strategy components: operations network”

                Untuk mengevaluasi dan menganalisis kapasitas, para meter yang dipakai adalah biaya, kapsitas dan waktu dibanding volume yang menjadi dasar perhitungan harga pokok produksi (hpp) oleh akuntansi biaya, hingga didapatkan harga pokok produksi /unit/perorang/waktu.

Pemicu terjadinya permasalahan di bisnis kurir (mail and parcel) yang menjadi salah satu core bisnis PT Pos Indonesia diawali dari penataan proses bisnis yang kurang jelas dan baik sebagai berikut:

1. 2.0 Design and develop services (merancang dan mengembangkan jasa layanan)
2. 3.0 Market and sell services (memasar dan menjual jasa layanan)
3. 4.0 Deliver services (mendistribusi dan mengantar jasa layanan)
4. 5.0 Manage customer service (mengelola jasa layanan pelanggan)

                Untuk mengimplementasikan saran konsultan maka proses bisnis 2.0 harus ditata ulang dulu yaitu simplifikasi brand jasa layanan (lebih tepat kalau dinamakan brand dari pada produk; brand kilat khusus, brand pos ekspres dsbnya.), baru masuk ke penataan proses bisnis 3.0 sampai dengan proses bisnis 5.0 untuk menyelesaikan masalah produktifitas.

Kondisi saat ini  dan solusi kedepan di mata rantai C-P-T-D

Pengumpulan ( collecting )

1. Saat ini di pengumpulan (collecting) penetapan jumlah karyawan bagian loket sifatnya tetap (fixed) dengan jadwal tetap dengan spesialisasi melayani jasa layanan tertentu.
2. Solusinya adalah loket terpadu (setiap loket melayani semua jasa layanan yang tersedia secara terpadu), jumlah karyawan bagian loket ditetapkan sesuai kebutuhan, hasil dari evaluasi dan analisis jumlah pelanggan yang datang setiap jam/hari
3. Alat (tools) yang dipakai adalah alat yang sudah di siapkan oleh PPO dalam proyek loket terpadu, untuk itu maka rencana pelatihan mempergunakan alat tersebut harus dilaksanakan secara bertahap untuk semua supervisor bagian layanan loket

Pengolahan ( processing )

1. Saat ini di pengolahan (processing) penetapan jumlah karyawan bagan puri/trier sifatnya tetap (fixed) dengan jadwal tetap dengan spesialisasi melayani jasa layanan tertentu.
2. Solusinya adalah puri/trier terpadu (setiap puri/trier mengolah semua jasa layanan yang tersedia secara terpadu), jumlah karyawan bagian puri/trier ditetapkan sesuai kebutuhan, hasil dari evaluasi dan analisis jumlah pucuk kirimanpos yang akan diolah/disortir setiap jam/hari
3. Alat (tools) yang dipakai adalah alat yang sudah di siapkan oleh PPO dalam enabler project sortir, untuk itu maka rencana pelatihan mempergunakan alat tersebut harus dilaksanakan secara bertahap untuk semua supervisor pengelola bagian puri/trier.

Distribusi/Pengangkutan ( transporting )

1. Saat ini di distribusi/angkutan (transporting) penetapan jumlah karyawan bagian distribusi/ketuapos sifatnya tetap (fixed) dengan jadwal tetap untuk semua kirimanpos dalam bentuk kantongpos.
2. Solusinya adalah jumlah karyawan distribusi/ketuapos ditetapkan sesuai kebutuhan, hasil dari evaluasi dan analisis jumlah kantongpos yang akan diolah/disortir setiap jam/hari
3. Alat (tools) yang dipakai adalah alat yang sudah di siapkan oleh PPO dalam proyek sidistra (sistem distribusi dan transportasi), untuk itu maka rencana pelatihan mempergunakan alat tersebut harus dilaksanakan secara bertahap untuk semua supervisor bagian distribusi/ketuapos

Pengantaran ( delivering )

1. Saat ini di antaran (delivering) penetapan jumlah karyawan bagian antaran sifatnya tetap (fixed) dengan jadwal tetap dengan spesialisasi melayani jasa layanan tertentu.
2. Solusinya adalah antaran terpadu (setiap pengantara melayani semua jasa layanan yang tersedia secara terpadu), jumlah karyawan bagian antaran ditetapkan sesuai kebutuhan, hasil dari evaluasi dan analisis jumlah kirimanpos yang akan diantar setiap jam/hari
3. Alat (tools) yang dipakai adalah alat yang sudah di siapkan oleh PPO dalam proyek simantap (sistem manajemen antaran terpadu), untuk itu maka rencana pelatihan mempergunakan alat tersebut harus dilaksanakan secara bertahap untuk semua supervisor bagian antaran

Seiring dengan itu maka sistem operasi, sistem teknologi, di tata ulang agar lebih efektif dan efisien, dan sarana di lengkapi dengan sarana tepat guna untuk lebih meningkatkan produktifitas sdm.

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000