Jejak Lacak (track & trace)

Bandung, 14 September 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : jejak lacak (track & trace)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Tulisan ini mengenai jejak lacak (track & trace) dan adalah tulisan kedelapan dari sembilan tulisan mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir ( 1.business- [network (jaringan)- 2.link (penghubung)-3.node (titik)]- 4.collecting- 5.processing- 6.transporting- 7.delivering- 8.track & trace-9.organization structure ).

Tulisan ini saya sampaikan untuk bersama sama kita menemu kenali letak inefisiensi aktifitas jejak lacak sebagai lanjutan dari 3 tulisan sebelumnya (88.backbone-89.memperbaharui niat dan meluruskan langkah- 90.efisiensi, cara menemukannya) penjelasan mengenai bisnis dan sistem operasi secara komprehensif dalam rangka menghasilkan dana untuk anggaran pendidikan, kesehatan dan transportasi bagi karyawan, yang tidak cukup untuk dibiayai oleh karyawan dari penghasilannya.

Jejak lacak, apa itu?

Yang dimaksud dengan jejak lacak disini adalah melacak jejak suatu kirimanpos mulai diterima dari sipengirim sampai dengan diserahkan kepada sipenerima atau sialamat melalui jaringan virtual dan rangkaian proses operasi yang dilaksanakan oleh penyedia jasa layanan yaitu PT Pos Indonesia.

Yang berkepetingan dengan jasa jejak lacak yaitu:

Pihak luar yaitu sipengirim yang relative membutuhkan informasi tentang penyerahan kirimanpos kepada sipenerima/sialamat.

Pihak dalam yaitu PT Pos Indonesia sebagai ;

1. Alat untuk mengukur kualitas layanan.
2. Untuk mengendali/mengawasi kualitas rangkaian proses operasi (internal control) berbasis teknologi.
3. Untuk menentukan kinerja unit maupun kinerja individu dengan hasil akhir pemberian penghargaan atau penetapan hukuman

Jejak lacak, menggambarkan apa?

                Jejak lacak menggambarkan aktifitas input-proses-output data barcode kirimanpos melalui jaringan virtual dengan hasil ukuran waktu/nama yang menerima kirimanpos dari rangkaian proses operasi yaitu penerimaan kirimanpos dari sipengirim, pengolahan kirimanpos, pengangkutan kirimanpos, pengantaran kirimanpos kepada sialamat dan jasa layanan tambahan yaitu  jasa layanan purna jual..

Jejak lacak, cara menyusunnya?

                Untuk menyusun bagian jejak lacak yang cost effective dan cost efficien maka diperlukan beberapa kebijakan sebagai berikut:

1. Kebijakan bisnis
2. Kebijakan 2P (produk dan place)
3. Kebijakan operasi cq. kebijakan peneimaan, cq. kebijkan pengolahan/sortir, cq. kebijkan angkutan/distribusi, cq. kebijakan antaran, cq. kebijakan purna jual
4. Kebijakan SDM (kebijakan organisasi, pola pengadaan pegawai, pola penjadwalan)
5. Kebijakan teknologi
6. Kebijakan sarana (barang cetakan, barang pemakaian, barang inventaris)            

Apa yang harus dilakukan? (tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional)

Dengan uraian diatas maka masing masing fungsi sesuai dengan wewenangnya menganalisis kebijakan diatas dengan variable waktu, kapasitas, volume dikaitkan dengan biaya yang di keluarkan setiap hari (yang eksis sekarang) dibandingkan dengan hpp yang ditetapkan, apakah sudah tepat, kurang tepat, atau tidak tepat.

Jika hasilnya sudah tepat tidak perlu dilakukan perubahan, kalau kurang tepat perlu di sempurnakan, kalau tidak tepat perlu dihapuskan dan ditata ulang, kalau tidak ada perlu ditambahkan.

                Dampak dari analisis oleh fungsi akan ditemu kenali pengaturan jejak lacak yang mana yang menyebabkan inefisiensi, yang dari professional judgement saya awal permasalah muncul dari 6 kebijakan yang tersebut diatas yang menyebabkan inefisiensi plus/minus yang merupakan bagian yang cukup signifikan dari inefisiensi 200 milyar /tahun

                Selain itu dari sisi teknis inefisiensi terjadi dari jumlah/jenis data yang di proses, pengiriman data, penyimpanan data, dari struktur organisasi/tupoksi, dari sisi pengawasan, dari sarana.

Rekomendasi

Perlu pembentukan tim untuk proyek mengaudit dan menata ulang aktifitas dan struktur bagian jejak lacak yang ada saat ini, jika indikasi awal hasil analisis fungsi menunjukkan inefisiensi pada aktifitas dan struktur bagian jejak lacak yang kurang tepat, tidak tepat dan tidak ada, maka tindakan perbaikan harus dilakukan sebagai bagian mengefisienkan proses operasi (C-P-T-D-T&T).

Kondisi ke depan

Diharapkan hasil penataan ulang aktifitas dan bagian jejak lacak secara nasional kedepan oleh tim akan menghasilkan proses yang lebih cost effective dan cost efficien dan dokumentasi kebijakannya dan prosedurnya tersusun dengan lengkap dalam sebuah buku aturan yang disebut buku peraturan dinas PT Pos Indonesia.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000