Union Postale Universelle (UPU)

Bandung, 15 Juni 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Union Postale Universelle (UPU)

Assalam mualaikum wr. wb.

Universal Postal Union (Union Postale Universelle) atau disingkat UPU, adalah sebuah Organisasi/Perhimpunan Pos Sedunia, dibentuk pada tahun 1874 dan sampai saat ini lebih dari 200 negara didunia menjadi anggotanya mewakili pemerintah suatu Negara sebagai regulator dan operator perposan dinegara tersebut.

Sidang terakhir organisasi UPU dilaksanakan di Jenewa, Swiss pada tahun 2008, sehingga sidang berikut sesuai kesepakatan dan aturan main akan di adakan di Abu Dabi, Qatar pada tahun 2012.

Apa itu Kongres

                Kongres adalah badan tertinggi dalam organisasi UPU yang melaksanakan sidang setiap 4 tahun sekali dalam rangka merumuskan kegiatan organisasi yang akan dilakukan 4 tahun kedepan tahun 2012 sampai dengan tahun 2016.

Peserta Kongres

                Peserta Kongres adalah delegasi dari Negara yang tercatat sebagai anggota resmi organisasi UPU, jumlah anggota delegasi diusulkan oleh masing masing Negara anggota ke Biro International untuk pengaturan sebelum  Kongres diadakan. Yang perlu diperhatikan adalah kompetensi dan kapasitas orang yang dikirim serta jumlah nya mengingat  sidang/rapat bisa lebih dari satu sampai lima sidang/rapat serentak dilakukan dalam waktu yang bersamaan

                Selain peserta kongres juga terdapat tamu undangan, dari perusahaan besar yang menjadi pelanggan jasa layanan pos, vendor/supplier, perhimpunan organisasi dunia lainnya.

                Dalam sejarah Kongres peserta terbanyak yang menghadiri Kongres adalah pada Kongres ke-24 di Bucharest, Rumania pada tahun 2004 dengan jumlah peserta sebanyak 1.867 orang.

Jangka waktu Kongres

                Pelaksanaan Kongres di perkirakan sekitar 3 minggu berdasarkan pengalaman kongres yang di adakan di Jenewa, Swiss. Dalam sejarah tercatat  kongres yang paling lama waktu pelaksanaannya kongres ke-7 tahun 1920 di Madrid, Spanyol selama 61 hari.

Agenda Kongres

                Dokumen yang terkait dengan kegiatan Kongres biasanya telah di kirim kepada seluruh anggota Negara peserta secara bertahap 6 bulan sebelum Kongres dalam bentuk draft untuk dibahas oleh masing masing Negara.

                Apabila ada usulan agar segera di sampaikan ke Biro International mengenai perubahan tersebut, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat dihapuskan, yang tidak ada ditambahkan.

Materi rapat rapat Kongres

Materi rapat yang dibahas antara lain sebagai berikut:

Aturan aturan yang perlu diubah dan di sempurnakan jika ada yang meliputi:

1. Convention berikut Detail Regulation (mail)
2. Parcel Pos Agreement berikut Detail Regulation
3. Financial Agreement berikut Detail Regulation

Selain aturan aturan juga arah masa depan pos (4 tahun kedepan) juga perlu ditetapkan dalam bentuk keputusan bersama diantaranya sebagai berikut:

1. Strategi dan kebijakan pos sebagai pedoman 4 tahun kedepan, contoh Seoul Postal Strategy
2. Rencana Kerja dan Anggaran 4 tahun kedepan yang di bagi dalam RKA setiap tahun yang harus dilaksanakan oleh Biro International dan di evaluasi dalam sidang tahunan oleh Council of Administrative Meeting (CA Meeting) dan Postal Operation Council Meeting (POC Meeting)

Pameran Modernisasi Sarana Pos

                Pada saat pelaksanaan Kongres vendor/supplier membuka gerai/booth untuk tempat bertemu dan memperkenalkan sarana pendukung operasi pos yang baru hasil perkembangan oleh pabrik

                Mengingat masalah sarana di PT Pos Indonesia seingat saya belum berubah banyak selama 30 tahun saya bekerja, maka gerai/booth ini perlu di kunjungi untuk melihat perkembangan sarana yang dihasilkan yang tepat guna (bukan yang canggih) untuk modernisasi sarana di PT Pos Indonesia

Hasil yang diharapkan

                Hasil yang diharapkan dari keikut sertaan PT Pos Indonesia adalah:

1. Perubahan mengenai aturan aturan dapat  di tindak lanjuti agar PT Pos Indonesia tidak dirugikan
2. Keputusan strategi, kebijakan dan rencana kerja anggaran yang dihasilkan dapat menjadi inspirasi dan acuan untuk penyusunan ASM an RKA PT Pos Indonesia 4 tahun kedepan untuk mail, parcel dan financial services (remittance)
3. Bantuan program kerja untuk perusahaan berupa technical assistance dari RKA UPU

                Selain itu disela sela kegiatan kongres juga di manfaatkan untuk melakukan kegiatan lobby bisnis antar administrasipos, pelanggan besar international, menyelesaikan piutang antar administrasipos (terminal dues, embalance, transit charge), dan vendor/supplier penyedia sarana pos.

                Yang tidak kalah penting adalah mengamati bagaimana Biro International mengorganisir dan mengelola rapat dan sidang yang efektif dan efisien, yang dari pengamatan saya, PT Pos Indonesia perlu belajar banyak bagaimana mengelola rapat dan sidang agar lebih profesional

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Ritel dan Properti, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000