Pengolahan (processing)

Bandung, 17 Agustus 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : pengolahan (processing)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Terlebih dahulu saya ucapkan minal aidin wal faizin, mohon maaf lahir batin yang insya’allah 2 hari lagi kita akan mengakhiri bulan ramadhan dan merayakan idul fitri semoga hari hari mendatang membawa rahmat dan berkah bagi kita dan perusahaan yang kita cintai ini.

                Tulisan ini adalah tulisan kelima dari sembilan tulisan berikutnya mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir ( 1.bisnis-2.penghubung-3.titik-4.collecting-5.processing-6.transporting-7.delivering-8.track & trace-9.struktur organisasi ).

Tulisan ini saya sampaikan untuk bersama sama kita menemu kenali letak inefisiensi sebagai lanjutan dari 3 tulisan sebelumnya (88.backbone-89.memperbaharui niat dan meluruskan langkah- 90. efisiensi, cara mendapatkannya) penjelasan mengenai bisnis dan sistem operasi secara komprehensif dalam rangka menghasilkan dana untuk anggaran pendidikan, kesehatan dan transportasi bagi karyawan, yang tidak cukup untuk dibiayai oleh karyawan dari penghasilannya.

Pengolahan, apa itu?

Yang dimaksud dengan pengolahan disini adalah pengolahan dikantor asal, kantor transit maupun kantor tujuan berupa pemilahan (sortir) kirimanpos (suratpos, paketpos, wesselpos) berdasarkan wilayah, propinsi, kota kabupaten/kotamadya, kecamatan, kelurahan/desa, jalan, nomor rumah, nama sipenerima agar kirimanpos dengan tepat dapat diantarkan/diserahkan kesialamat dalam kurun waktu yang dijanjikan.(kualitas tanpa irregularitas)

 Pemilahan dikantor asal dilakukan terhadap kirimanpos (perpucuk) mulai dari wilayah sampai dengan kota kabupaten/kotamadya.

Pemilahan dikantor transit dilakukan terhadap kirimanpos (perpucuk) maupun kantongpos yang sudah berlebel alamat kantor tujuan mulai dari wilayah sampai dengan kota kabupaten/kotamadya.

Pemilahan dikantor tujuan dilakukan terhadap kirimanpos (perpucuk) mulai dari kecamatan sampai ke nomor rumah, sipenerima kirimanpos.

Pengolahan, menggambarkan apa?

                Pengolahan menggambarkan aktifitas utama yang dilakukan yaitu pemilahan (sortir) berbasis topografi pos dari yang umum ke yang khusus berbasis kodepos dan buku/peta jalan antar.           

Pengolahan, cara menyusunnya?

                Untuk menyusun bagian pengolahan secara cost effective dan cost efficien maka diperlukan beberapa kebijakan sebagai berikut:

1. Kebijakan bisnis
2. Kebijakan 2P (produk dan place)
3. Kebijakan operasi cq. kebijakan pengolahan (sistem pengolahan, pola cut off time, pola sortir, pola tutupan, pola distribusi)
4. Kebijakan SDM (pola penjadwalan)
5. Kebijakan teknologi
6. Kebijakan sarana (barang cetakan, barang pemakaian, barang inventaris)            

Apa yang harus dilakukan? (tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional)

Dengan uraian diatas maka masing masing fungsi sesuai dengan wewenangnya menganalisis kebijakan diatas berikut variable waktu, kapasitas, volume dikaitkan dengan biaya yang di keluarkan setiap hari (yang eksis sekarang) dibandingkan dengan hpp yang ditetapkan, apakah sudah tepat, kurang tepat, atau tidak tepat.

Jika hasilnya sudah tepat tidak perlu dilakukan perubahan, kalau kurang tepat perlu di sempurnakan, kalau tidak tepat perlu dihapuskan dan ditata ulang, kalau tidak ada perlu ditambahkan.

                Dampak dari analisis oleh fungsi akan ditemu kenali pengaturan pengolahan yang mana yang menyebabkan inefisiensi, yang dari professional judgement saya awal permasalah muncul dari 6 kebijakan yang tersebut diatas yang menyebabkan inefisiensi plus/minus yang merupakan bagian yang cukup signifikan dari inefisiensi 200 milyar /tahun

Rekomendasi

Perlu pembentukan tim untuk proyek mengaudit dan menata ulang aktifitas dan struktur bagian pengolahan yang ada saat ini, jika indikasi awal hasil analisis fungsi menunjukkan inefisiensi pada aktifitas dan struktur bagian pengolahan yang kurang tepat, tidak tepat dan tidak ada, maka tindakan perbaikan harus dilakukan sebagai bagian mengefisienkan proses operasi (C-P-T-D-T&T).

Kondisi ke depan

Diharapkan hasil penataan ulang aktifitas dan bagian pengolahan secara nasional kedepan oleh tim akan menghasilkan proses yang lebih cost effective dan cost efficien dan dokumentasi kebijakannya dan prosedurnya tersusun dengan lengkap dalam sebuah buku aturan yang disebut buku peraturan dinas PT Pos Indonesia.

Demikian saran dan masukan semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000