Pengambilan Keputusan (decision making)

Bandung, 27 September 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : pengambilan keputusan (decision making)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Pertama tama saya ucapkan selamat ulang tahun Postel yang ke-267 yang jatuh pada tanggal 27 September 2012 semoga di era kepemimpinan saat ini PT Pos Indonesia lebih maju dan mencapai sasaran dan harapan yang di cita2kan.               

Pada kesempatan yang baik ini saya coba menyampaikan tulisan yang ke-100, sebuah tulisan akhir dari sembilan tulisan yang telah disampaikan mengenai bisnis suratpos dan paketpos atau bisnis kurir (1.business- network (jaringan)- [2.link (penghubung)-3.node (titik)]- 4.collecting- 5.processing- 6.transporting- 7.delivering- 8.track & trace- 9.organization structure ).

Tulisan ini saya sampaikan tidak lagi dalam bentuk paparan masalah-penyebab-solusi dan rekomendasi tapi sudah langsung kepada pengambilan keputusan (decision making) dalam rangka mewujudkan gerakan efisiensi yang selama ini saya sampaikan

Bisnis ( Business )

Bisnis PT Pos Indonesia adalah bisnis memindahkan sesuatu yang dalam dunia bisnis di beri nama bisnis kurir (Courier Services). Jawaban dari ( What business are we in ? )

Adapun suratpos, paketpos dan wesselpos adalah isi kiriman yang dipindahkan. Hal ini perlu diluruskan agar pemahaman seluruh karyawan dan karyawati terhadap bisnis PT Pos Indonesia kedepan menjadi sama dan gerak efisiensi terfokus.

Jadi yang dibenahi adalah bisnisnya yaitu memindahkannya yang kita sebut sistem operasi (model jaringan dan model prosesnya) dan sistem penunjangnya yang lebih handal dan sesuai kebutuhan pasar.

Produk ( Product )

Produk yang dihasilkan adalah jasa layanan ( services ) bukan barang. Jasa layanan yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pasar yaitu cepat, tepat dan aman.

Jadi produknya hanya 1 (satu) yaitu jasa layanan (service) tapi dengan beberapa brand berbasis waktu untuk setiap titik dalam jaringan pos nasional (end to end service)

Sesuai cut off time yang ditetapkan, setiap kantorpos/titik asal untuk setiap kantorpos tujuan/titik tujuan akan ada paling banyak 2 sampai 3 brand dengan pilihan: hari ini sampai, esok sampai, lusa sampai dan maksimum hari keempat sampai; Hasil akhir untuk semua titik dapat ditetapkan standarisasi wtkp/swp (waktu tempuh kirimanpos/standar waktu penyerahan).

Sistem Operasi ( Operation System )

                Sistem operasi yang terdiri atas model jaringan dan model proses tetap di pertahankan yaitu model jaringan hub and spoke, sedangkan proses tetap model C-P-T-D

                Kebijakan jaringan dipertegas yaitu penyusunan jaringan berbasis aksesbilitas dan ketersediaan moda transportasi yang regular dengan memperhatikan efisiensi biaya transportasi

                Kebijakan proses dipertegas yaitu penyusunan proses mengarah kepada sistem proses terpadu (integrated process) untuk semua mata rantai proses, memperhatikan waktu dan volume untuk menentukan kebijakan turunannya yaitu kebijakan penerimaan, kebijakan sortir, kebijakan tutupan, kebijakan distribusi, kebijakan antaran dengan memperhatikan efisiensi biaya sdm dan sarana

Sumberdaya manusia ( manpower )

                Kebijakan sumberdaya manusia saat ini yaitu jumlah sdm dan jam masuk/pulang setiap hari tetap/sama ( fixed ) untuk semua mata rantai proses C-P-T-D harus diubah menjadi tidak tetap/sama (flexible )setiap hari melalui pola rostering berbasis volume yang akan diolah.

Struktur organisasi tingkat pusat outputnya ditetapkan mengembangkan dan menetapkan kebijakan dan prosedur, tingkat area mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kebijakan dan prosedur, tingkat operasional lapangan melaksanakan kebijkan dan prosedur agar ada keseragaman gerak dan langkah sistem operasi secara nasional.

Di tingkat operasional lapangan struktur yang melaksanakan aktifitas yang sama disatukan tidak lagi berdasarkan produk karena produknya hanya satu.

Sistem Teknologi

                Untuk sistem teknologi tetap mempergunakan I-Pos tapi kebijakan jumlah dan jenis data yang harus di entri harus dikurangi, jam upload dan jam download harus diatur dan digeser ke malam dini hari, dan penyimpanan data di desentralisasi sebagian di pusat, sebagian di area dan sebagian di kantor operasional lapangan, sedangkan sistem informasi manejemen dikirim secara berjenjang ke area dan ke pusat sesuai tugas dan wewenang yang ditetapkan.

Sarana ( barang cetakan, barang pemakaian, barang inventaris )

1. Model adpis kiriman tidak diceak lagi tapi sudah dikirim dengan I-pos
2. Kirimanpos untuk angkuan darat sudah memakai nampan dan container plastik untuk angkutan darat sebagai pengganti kantongpos
3. Rak sortir out going dan in coming di intergrasikan dengan model rak sortir berles multifungsi
4. Memuatkan kiriman kedalam moda transportasi darat mempergunakan trolli
5. Rak sortir V-sort sudah harus diterapkan untuk bagian antaran

Demikian saran dan masukan keputusan yang harus diambil untuk menghasilkan efisiensi 200 milyar, semoga bermanfaat. Wassalam.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Anggota Direksi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPI, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Umum SPPIR, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000