dukungan operasi (sarana)

Bandung, 9 Mei 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia Bandung 40000

Perihal :  Saran dan masukan masalah dukungan operasi ( sarana )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke-22 ini semoga ada manfaatnya.

                Apabila ingin mengetahui jumlah dan jenis model/formulir yang di pakai dalam sistem perposan (semua sistem : operasi, sdm, sarana, keuangan) dapat dilihat dalam buku model G sedangkan untuk barang pemakaian dalam buku Per-74/Per-75 dengan tanda o dan barang inventaris dalam buku Per-74/Per-75 yang tidak bertanda o.

                Dengan kebijakan pengembangan sistem perposan kedepan berbasis teknologi maka keberadaan model/formulir untuk mendukung kegiatan operasi yang ada dalam buku model G harus ditinjau ulang agar model/formulir yang tidak diperlukan karena sudah tergantikan oleh teknologi tidak dicetak lagi dan yang ada dalam persediaan segera dihapuskan dengan Per-49.

                Dengan diterapkannya kebijakan pengembangan sistem perposan berbasis teknologi keberadaan barang pemakaian dan barang inventaris mengalami penyesuaian sehingga ada barang yang masih dipakai, ada yang disesuaikan, ada yang baru dan ada yang dihapuskan dari buku Per-74/Per-75.

                Masalah sarana pendukung yang dihadapi dalam organisasi pendukung (Direktorat SDM dan Sarana) sebagai :

                Masalah pertama adalah sistem permintaan, pengadaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penghapusan dan pengarsipan tidak berjalan sesuai dengan pengaturan yang ditetapkan dalam buku Peraturan Dinas VI ( SOP Sarana ). Peraturan Dinas VI perlu direvisi kebijakan dan SOPnya, yang masih relevan dipertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan dan yang tidak tepat dihapuskan karena adanya kebijakan penerapan teknologi dalam sistem perposan yang dilakukan secara intensif di PT Pos Indonesia.

                Masalah kedua adalah kemampuan pengetahuan SDM ( kompetensi ) mengenai sistem pendukung sarana (inventory system) yang berlaku di jajaran organisasi sarana baik di Kantor Pusat, Kantor Wilayah dan Kantorpos Operasional.

                Masalah ketiga adalah masalah pengumpulan data disetiap segmen proses operasi C-P1-P2-T-P3-P4-D-Ipos untuk bahan analisis permintaan jumlah dan jenis model, barang pemakaian dan barang inventaris mungkin tidak ada, ada tapi tidak akurat. Akibatnya terjadi kekurangan dan kelebihan model, barang pemakaian dan barang inventaris di Kantor Pusat, Kantor Wilayah maupun di Kantorpos.

                Masalah keempat adalah masalah existing (fakta) dimana permintaan antar waktu lebih sering dari permintaan rutin (untuk model/formulir 2x setahun untuk masing masing wilayah, sedangkan untuk barang pemakaian dan inventaris 4x setahun untuk masing masing wilayah). Sesuai pengaturan dalam P.D VI seharusnya permintaan antar waktu dilakukan seminimal mungkin karena dampaknya akan mengganggu system inventory, keuangan perusahaan (cash flow) dan proses operasi dikantor yang berakhir dengan kualitas yang menurun di tingkat kantorpos.

                Masalah kelima adalah laporan hasil audit setiap tahun oleh KAP ( Kantor Akuntan Publik ) dalam menutup neraca keuangan dan rugi/laba, temuannya jumlah asset dan nilai perolehan asset tidak dapat dengan pasti ditetapkan.

Dari hasil uraian diatas maka langkah untuk menyelesaikannya sebagai berikut :

1. Perlu adanya program melakukan penataan kembali kebijakan dan SOP ( PD VI ) inventory system (sistem permintaan, pengadaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penghapusan dan pengarsipan) yang dilakukan ditingkat pusat agar menjadi pedoman pelaksanaan di tingkat wilayah dan kantorpos.
2. Perlu adanya program re-edukasi ulang pimpinan struktur organisasi yang mengelola sarana agar terjadi peningkatan kemauan dan kemampuan di bidang sistem pendukung sarana.
3. Perlu adanya program melakukan penataan kembali kebijakan sistem data produksi berbasis proses operasi (sistem pencatatan, pengolahan, pelaporan, pengiriman, penyimpanan, penghapusan dan pengarsipan) yang dilakukan ditingkat pusat, agar setiap permintaan sarana dari kantor pusat, kantor wilayah dan kantorpos berbasis data (speak by data).
4. Perlu dilakukan pengendalian permintaan sarana antar waktu melalui manajemen system inventory sehingga permintaan antar waktu menjadi minimal sehingga system perposan berjalan lancer tanpa kendala.
5. Perlu dilakukan program pendataan ulang asset perusahaan agar jumlah asset dan nilai perolehan asset dapat dipastikan dengan akurat dan benar sebelum akhir tahun agar hasil pemeriksaan tahun buku 2010 tidak ada lagi temuan KAP masalah asset.
6. Program program tersebut diatas sudah sering dibicarakan tapi tindakan tidak pernah ada, kalau pun ada tindakan dalam bentuk program tidak pernah tuntas dikerjakan sampai berhasil. Salah satu penyebabnya dan tanpa disadari telah menjadi kebiasaan di PT Pos Indonesia adalah tidak adanya komitmen untuk menyelesaikan program sampai tuntas sesuai dengan peran masing masing pimpinan baik di tingkat pusat, wilayah maupun kantorpos.
7. Dalam point ke 6 diatas saya gambarkan dengan istilah Pimpinan PT Pos Indonesia punya komitmen untuk tidak menjalankan komitmen yang disepakati dan ditetapkan sampai tuntas secara konsisten dan kontinyu sesuai peran masing masing.

Pada saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan masalah revisi data produksi berbasis C-P1-P2-T-P3-P4-D-Ipos yang diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan operasi

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.

Waalaikumsalam wr. wb.,

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Sekretaris Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000