Penataan ulang sistem, sub sistem peraturan (system)

Bandung, 11 Juni 2011

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Penataan ulang sistem, sub sistem peraturan  ( system )

Assalam mualaikum wr. wb,

                Untuk tulisan yang ke-40 sebagai kelanjutan pembenahan operasi maka saya akan coba berbagi pengalaman dan pengetahuan bagaimana memperbaiki kualitas layanan ( improve service quality,  consultant booze & co ) sebagai berikut :

                Dalam suatu perusahaan ada 2 ( dua ) unsur yang menggerakan roda perusahaan, yaitu SUMBER DAYA MANUSIA ( SDM ) = benda hidup dan SiSTEM ( sistem bisnis, sistem operasi di sebut sistem inti, sistem teknologi, sistem keuangan dan sistem sarana di sebut sistem pendukung ) = benda mati.

                Sistem wujud nyatanya adalah peraturan peraturan yang harus ditaati oleh SDM dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang biasa disebut dengan standard operating procedure ( SOP ) baik untuk sistem inti maupun pendukung yang dulunya sangat teratur dalam pencatatan ( administrasi aturan ) dan sangat tertib dalam melakukan perubahan (menambah, mengurangi, menghapus dan menyempurnakan) aturan.

                Semua aturan di administrasikan dalam bentuk buku sebagai berikut :

1. Untuk sistem operasi ada satu buku aturan yaitu Peraturan Dinas 1 ( PD 1 )
2. Untuk sistem bisnis ada satu buku aturan yaitu Peraturan Dinas 2 ( PD 2 )
3. Untuk sistem keuangan ada satu buku aturan yaitu Peraturan Dinas 5 ( PD 5 )
4. Untuk sistem sarana ada satu buku aturan yaitu Peraturan Dinas 6 ( PD 6 )
5. Untuk sistem kepegawaian ada satu buku aturan yaitu Peraturan Kepegawaian ( PK )
6. Untuk sistem teknologi belum ada bukunya karena seluruh pekerjaan perposan dilakukan secara manual pada saat itu. Dan sebagainya.

                Untuk melakukan perubahan aturan, sesuai kebutuhan karena perubahan bisnis dan lingkungan maka diatur tata caranya sebagai berikut :

1. Perubahan dilakukan dengan mengeluarkan Surat Edaran ( SE ) oleh Direktur yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap aturan tersebut.
2. Dalam Surat Edaran tersebut ditunjukkan bab, pasal, ayat, alinea, atau kata baik yang lama maupun yang baru yang mengalami perubahan ( ditambah, dihapus, disempurnakan bab, pasal, ayat, alinea, atau kata )
3. Petunjuk tata cara mencatatnya dalam buku aturan yang ada
4. Petunjuk tata cara buku aturan direvisi percetakannya

                Dari uraian tersebut diatas maka jumlah buku aturan yang ada tidak bertambah sepanjang masa sehingga sangat mudah bagi pimpinan ( pimpinan struktural ) membaca dan menguasainya, aturan jadi sederhana, tertib dan teratur.

                Dari dulu sampai sekarang core proces ( memindahkan sesuatu ) dan core business (suratpos,  paketpos, dan jasa keuangan = core proces yang dinamakan) tidak banyak berubah maka seharusnya perubahan aturannya bersifat evolusi bukan revolusi ( hapus seluruh aturan, bikin yang baru ) yang merupakan kesalahan besar dalam penataan sistem aturan yang ada.

                Dampaknya terasa sekarang kita tidak tahu lagi berapa banyak aturan sudah dikeluarkan, banyaknya duplikasi aturan, aturan tidak tunggal sehingga perubahan manajemen ( change management ) mengenai aturan yang kita lakukan hasilnya negatif dari teratur, tertib, tepat menjadi tidak teratur, tidak tertib, tidak tepat dimana dulunya perusahaan POS terkenal sebagai salah satu perusahaan yang tertib peraturannya, tertib pencatatannya, tertib pembukuannya, tertib pelaporannya dan tertib pengarsipannya ( 5 T )

                Alangkah baik kiranya kita mulai menata ulang aturan yang ada saat ini dengan pola perubahan yang saya uraikan diatas karena SDM akan bekerja dengan baik apabila sistem sebagai salah satu syarat ( sub sistem berupa aturan ) tertata dengan baik. Tidak selalu pola yang lama itu kuno/tidak baik/tidak relevan dengan perkembangan situasi saat sekarang, pernyataan ini bukan untuk bernostalgia tapi bagi saya pikiran ini relevan untuk direnungkan dan tetap dipertahankansaat ini dan kedepan.

                Dari mana harus dimulai, mari mulai ditelusuri perubahannya mulai dari buku buku yang saya sebutkan diatas sampai ke saat ini KD, SE, Juklak/juknis yang pernah di keluarkan oleh masing masing direktorat agar aturan kembali menjadi tunggal, sederhana, tertib dan teratur.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu, Terima kasih, 

Waalaikum salam wr. wb.,

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan Logistik, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT Pos Indonesia, Bandung 40000