Bandung, 23 Mei 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama,
PT. Pos Indonesia Bandung 40000
Perihal : Apa itu proyek pembenahan
operasi ? ( team ad hoc ppo )
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca tulisan
ke-24 ini semoga ada manfaatnya.
Project pembenahan operasi ( ppo ) yang
ada sekarang cikal bakalnya dimulai pada awal triwulan ketiga tahun 2008 dalam
bentuk satgas yang KD satgasnya diperpanjang sebanyak dua kali sebelum
ditetapkan dalam bentuk ad hoc yang akhirnya berubah dan dikenal dengan project pembenahan operasi.
Dasar
pembentukan adalah kebijakan yang dipaparkan oleh wadirut tahun 2008 dalam presentasi
furture landscape dari delapan
strategi salah satu strategi yang harus dipedomani adalah operasi kedepan
diarahkan dengan strategi cost effective dan cost efficien berbasis teknologi.
Hasil
diskusi internal satgas dirumuskan tupoksi ppo agar tidak tumpang tindih dengan
tupoksi pusmanjar, struktur yang menangani operasi sebagai berikut :
Ø
Tim
ppo memberikan saran dan masukan (advisery function) kepada direksi
bagaimana pembenahan operasi secara komprehensif kedepan yang harus
dilakukan dengan sasaran cost effective
dan cost efficien berbasis teknologi.
Ø
Apabila
saran dan masukannya disetujui maka tim ppo merancang ( design function ) konsep
pembenahannya secara konprehensif dan rinci per segmen proses operasi dengan
konsep C-P-T-D dan I-Pos. Konsep ini di tuangkan dalam bentuk program kerja
dengan batasan waktu yang ditetapkan, harus didukung oleh fungsi dan masuk
dalam RKA tahunan. Lokasi implimentasi proyek ditetapkan dalam bentuk piloting dikantorpos potensial dan selektif
sesuai skala prioritas dan sasaran yang ingin dicapai.
Ø
Apabila
implimentasi di kantorpos piloting
berhasil diselesaikan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai yaitu
peningkatan kualitas dan penurunan biaya maka laporan disampaikan dan
implimentasi selanjutnya secara bertahap dilaksanakan oleh pusmanjar di seluruh
sisa kantorpos yang ada diwilayah Indonesia. Peran tim ppo dalam hal ini hanya
akan bersifat asistensi (assistancy function).
Peran
yang ditetapkan diatas sudah dikomunikasikan dan tidak akan tumpang tindih
dengan tupoksi pusmanjar (pusat manajemen jaringan) struktur yang menangani
operasi yang punya fungsi melaksanakan
(actuating function) sistem
operasi day to day, mengendalikan
(controlling function) sistem
operasi dan merawat (maintance
function) sistem operasi. Masalah peran ini dalam pelaksanaannya
harus diawasi supaya tidak tumpang tindih dan saling bekerjasama mendukung
keberhasilan project oleh project sponsor ( Direktur Operasi ).
Apabila
ada penyimpangan segera dicegah sehingga hanya ada satu tim yaitu ppo yang diberi
wewenang dan tanggung jawab membenahi sistem kedepan.
Hasil
diskusi internal ppo juga ditemu kenali bahwa program pembenahan operasi tidak
akan berjalan mulus apabila tidak di benahi juga bisnis dan produk yang
ada (salah satu penyebab amburadulnya sistem), maka di susunlah program dan
penanggung jawab sebagai berikut :
Ketua
I ditunjuk menangani program simplifikasi bisnis dan produk.
Kenapa program ini diperlukan, kaitannya dengan pembenahan operasi dan hasilnya
sampai dimana?
Program
ini diadakan karena banyak sekali produk brand yang duplikasi dari sisi waktu
karena jasa layanan pos perbedaan antar produk hanya berbasis waktu
(kecepatan). Waktu jasa layanan pos ditetapkan dengan ukuran H+0 (hari ini
sampai), H+1 (esok sampai) H+2 (lusa
sampai) dan seterusnya yang kita sebut waktu tempuh kiriman pos (wtkp)/standar waktu
penyerahan (swp).
Dalam
rapat juga ditetapkan bahwa simplifikasi produk tidak boleh mengurangi
pendapatan eksisting maka harus disusun suatu migration plan untuk
disosialisaikan dan dikomunikasikan secara bertahap dan menyeluruh di internal
perusahaan cara mengalihkan pelanggan produk existing ke produk baru.
Hasilnya
diusulkan untuk produk mail hanya ada tiga produk dasar yaitu city
courier (kiriman lokal), pos ekspres (prioritas) dan pos (standar), dokumen
dan paket dilebur tidak dipisahkan.
Untuk
produk keuangan hanya ada dua produk dasar yaitu weselpos dan giropos. Untuk weselpos
berbasis perbedaan waktu dibagi dua yaitu weselpos ekspres (prioritas) dan weselpos
(standar).
Untuk
produk keagenan hanya ada dua produk dasar yaitu layanan loket transaksi
berbasis teknologi (SOPP) baik penerimaan maupun pembayaran dan
loket penjualan benda titipan.
Sampai
dengan saat sekarang belum ada keputusan dari direksi secara legal mengenai
usulan simplifikasi produk apa diterima, diterima dengan catatan
atau ditolak.
Dampak
dari simplifikasi produk maka penyusunan proses yang cepat-tepat-aman dapat
dilakukan dengan lebih mudah dan sederhana (simplifikasi proses).
Ketua
II ditunjuk untuk menangani program simplifikasi proses.
Kenapa program ini diperlukan, kaitannya dengan pembenahan infra struktur operasi
dan hasilnya sudah sampai dimana?
Program ini diadakan karena
banyak sekali jumlah produk aturan yang dikeluarkan dan banyak sekali duplikasi
kebijakan, prosedur (SOP) dan instruksi kerja (IK) sehingga sistem operasi pos ditingkat
kantorpos menjadi rumit dan tidak keruan penerapannya.
Kaitan
simplifikasi produk dengan pembenahan infra struktur adalah menyediakan aturan
aturan main untuk mendukung pelaksanaan operasi pos yang cepat-tepat-aman berupa
kebijakan, pedoman mutu, prosedur dan instruksi kerja yang tepat, sederhana dan
mudah dipahami oleh para pelaksana.
Hasilnya
sudah dapat di rumuskan bahwa proses bisnis pos hanya ada satu untuk mendukung
semua bisnis pos yaitu proses bisnis pos adalah proses memindahkan sesuatu
dari mulai sipengirim sampai kepada sialamat.
Proses
penyusunan aturan masih berjalan terus sampai saat ini seiring dengan program
pembenahan infrastruktur.
Ketua
III ditunjuk untuk menangani program pembenahan infrastruktur.
Kenapa program ini diperlukan, kaitannya dengan pembenahan operasi dan hasilnya
sudah sampai dimana?
Program
ini diperlukan karena melalui program ini lah cost effective dan cost
efficien berbasis teknologi diwujudkan melalui proses intergrasi,
pemotongan proses dalam sistem dan
modernisasi sarana.
Hasilnya
untuk loket terpadu ( segmen C ) sedang dalam proses dan hampir selesai uji
cobanya (piloting), menyusul antaran terpadu ( segmen D ) dan modernisasi
sarananya, mulai dikerjakan jaringan terpadu dan pemotongan sistem (segmen T),
belum dikerjakan pengolahan terpadu dan modernisasi sarananya (segmen P), belum
dikerjakan pengolahan data track and trace berikut MIS nya (segmen I-Pos). Model
perubahan yang dilakukan oleh tim ppo adalah penyempurnaan sistem berbasis
teknologi bukan ganti baru sistem.
Program
pembenahan infrastruktur adalah program tersulit karena tingkat
kerumitan dalam penyusunan konsepnya. Implimentasinya membutuhkan kemampuan
leadership dan kemampuan manajerial Direktur, Kawilpos dan Kakp (sebagai
project sponsor). Dampaknya jika selesai implimentasinya diseluruh kantorpos maka
efisiensi biaya di perkirakan 200 milyar per tahun.
Masalah
yang dihadapi tim adalah :
Ø
Sumberdaya
manusia yang diminta untuk mengisi tim ppo yaitu 1 orang Project Sponsor, 1
orang Ketua Tim, 3 orang Project Leader, 1 orang sekretaris/administrator, dan
10 orang tenaga spesialis yaitu 2 orang sarjana transportasi, 2 orang sarjana
teknik industri, 2 orang sarjana statistic, 2 orang sarjana teknik informatika
dan 2 orang sarjana komunikasi dengan pengalaman kerja di kantorpos minimal 5
tahun untuk staf sedangkan ketuanya minimal 10 tahun dan sudah pernah menjabat
seluruh jabatan struktural di kantorpos. Dari komposisi yang diusulkan yang belum
dipenuhi adalah 1 orang sarjana transportasi, 2 orang sarjana teknik
industri, 1 orang sarjana statistic dan 2 orang sarjana komunikasi.
Ø
Komitmen
jajaran pimpinan di tingkat pusat, wilayah dan kantorpos untuk bersama sama
menyusun konsep, mengimplimentasikan konsep dan mengawal sampai tuntas
implimentasi konsep ditingkat kantorpos piloting
masih rendah. Dari awal tim sudah
sadari bahwa gagalnya perubahan selama ini pasti dikomitmen yang tidak
konsisten dan kontinyu maka kenapa Project Sponsornya diusulkan dijabat oleh
salah satu Dewan Direksi karena Direksi lah yang punya garis komando yang
dipatuhi oleh fungsi fungsi di pusat, di wilayah oleh kawilpos dan di kantorpos oleh kakp. Apabila
tidak jalan sesuai schedule “teguran
dan sanksi” harus diambil.
Ø
Keterlambatan
selama ini karena adanya aktifitas aktifitas yang menjadi pekerjaan fungsi distruktur
organisasi sesuai perannya tidak/lambat ditindak lanjuti. Ditingkat wilayah dan
kantorpos kemampuan leadership dan kemampuan manajemen pimpinannya menjadi
kendala karena pada saat implimentasi kemampuan mengerakkan staf dan pelaksana
untuk menerapkan konsep dan mengawalnya di uji. Oleh sebab itu maka arahan dan
evaluasi (direction dan evaluation)
harus dilakukan oleh pimpinan garis komando tadi di asistensi oleh tim
pembenahan operasi secara berkala.
“Sekarang
kembali ke Dewan Direksi konsep yang dihasilkan oleh Team Pembenahan Operasi
diyakini ( believe ) mampu menyelesaikan masalah selama ini secara bertahap,
kalau direksi yakin dengan tim ini maka kepercayaan ( trust ) penuh harus
diberikan dan didukung dalam bentuk pengambilan keputusan dan arahan kepada
fungsi dalam struktur apabila ada konflik. Hal ini yang saya amati terjadi dan
saya rasa wajar karena sifat manusia selalu ingin mengaktualisasikan diri”.
Pada
saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan rangkuman dari semua tulisan
yang pernah saya kirimankan kepada direksi mulai tulisan ke-1 sampai dengan ke-24
ini.
Demikian yang dapat saya sampaikan,
selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih. Waalaikumsalam wr. wb.,
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Sekretaris Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung
40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar