Pembenahan operasi (Penjadwalan/rostering)

Bandung, 12 Juli 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia Bandung 40000

Perihal: “ Pembenahan operasi ” ( Penjadwalan/rostering )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya doakan semoga bapak bapak direksi berada dalam keadaan sehat wal afiat tak kurang suatu apa pun.

                Tulisan berikut “Penjadwalan (rostering), salah satu alat pengatur peningkatan produktifitas SDM, apakah ada?” akan saya coba uraikan kondisi sekarang letak inefficiency dan kemungkinan solusi kedepan.

                Penjadwalan (rostering) yang dimaksud disini yaitu :

1. pengaturan jam masuk jam pulang.
2. pengaturan tugas pokok/job desk
3. berdasarkan urutan waktu proses.
4. analisa berbasis waktu-kapasitas-biaya berbanding volume

                Sebagai contoh saya ambil salah satu mata rantai proses operasi sebagai contoh yaitu collecting (C) yang pengaturan sekarang secara umum sebagai berikut :

1. pengaturan jam masuk dan jam pulang karyawan loket fixed baik jumlah maupun waktunya.
2. pengaturan tugas pokok/job desk spesialisasi artinya satu loket melayani satu atau dua jasa layanan ( produk ).
3. berdasarkan urutan proses C adalah awal proses jasa pelayanan dimana jam masuk disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan yang akan dilayani dimana pelanggan membutuhkan layanana pagi sampai dengan sore/malam hari bukan dini hari.
4. jumlah karyawan dan jam buka loket lebih bersifat inward looking tidak berdasar outward looking berbasis analisis waktu-kapasitas-biaya berbanding volume.

                Kedepan agar produktifitas optimal mendekati standar produktifitas kemungkinan solusinya sebagai berikut :

1. pengaturan jam masuk jam pulang setiap karyawan loket tidak fixed baik jumlah maupun waktunya. Kenapa karena jumlah pelanggan setiap jam yang masuk meminta di layanani selama satu hari tidak sama berdasarkan analisa 3 bulanan. Kalau hasil analisa data satu jam pertama jumlah pelanggan 20 orang sedangkan standar produktifitas jasa layanan satu jam 30 pelanggan maka satu jam pertama cukup satu orang petugas loket. Kalau jam kedua 50 orang maka pada jam ke dua harus ada dua orang petgas loket dan seterusnya setiap jam berikut disesuaikan.
2. pengaturan tugas pokok/job desk artinya satu loket melayani satu atau dua jasa layanan ( produk ), harus diubah menjadi satu loket melayani semua jenis layanan agar pada saat ramai semua loket terisi penuh tidak seperti sekarang ada saatnya loket tertentu ramai tapi loket lain sepi tidak dapat membantu melayani karena diberi tugas hanya satu atau dua layanan.
3. jam buka dan jam tutup loket terakhir harus diupayakan mendekati standar produktifitas perjam, adapun setiap jam diantara jam buka loket pertama sampai dengan jam tutup loket terakhir apabila tidak terpenuhi standar produktifitas yang ditetapkan tugas yang selama ini dilakukan oleh karyawan staf pengawas loket dirangkap oleh petugas loket.
4. jumlah karyawan dan jam buka loket lebih bersifat inward looking tidak berdasar outward looking berbasis analisis waktu-kapasitas-biaya berbanding volume. Kedepan harus berdasar outward looking berbasis analisa waktu-kapasitas-biaya berbanding volume. Yang dimaksud dengan uraian ini telah diuraikan di poin ke-1 sampai ke 3 diatas kecuali masalah biaya. Kita semua mengetahui bahwa saat ini di loket terdiri dari pegawai tetap maupun pegawai tidak tetap ( kontrak karya) yang penghasilan mereka tidak sama. Akibatnya hitungan hpp tidak sama sehingga cost per unit tenaga tetap lebih mahal dari tenaga tidak tetap. Modul aplikasi teknologi untuk analisa ini sedang di selesaikan oleh tim ppo untuk mata rantai C-P1-P2-T-P3-P4-D-Ipos.
5. Uraian diatas menggambarkan titik titik inefficiency yang bila dikonversikan ke dalam uang akan menggambarkan letak kerugian perusahaan selama ini.

Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih. Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000