Bandung, 22 Agustus 2011
Kepada,
Direktur Operasi Suratpos dan Logistik,
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Penyimpangan
(Irregularity) bagaimana terjadi ? ( operasi )
Assalam mualaikum wr. wb,
Untuk tulisan berikut sebagai
kelanjutan pembenahan operasi maka saya akan coba berbagi pengalaman dan
pengetahuan bagaimana memperbaiki kualitas layanan ( improve service quality, dan slide irregularity yang disajikan oleh booze
& co ) sebagai berikut :
Salah satu penyebab kualitas menurun adalah
terjadinya penyimpangan (Irregularity) dalam proses operasi disetiap mata
rantai operasi. (C-Po-T-Pi-D-R ). Tulisan ini bagi top management terlalu
teknis dan detail dan bukan porsi bapak bapak tapi bagi orang yang bergerak
dibidang operasi detail ini menjadi kunci dalam membenahi penyimpangan dalam
proses operasi
Collecting ( C )
Penyimpangan yang mungkin terjadi
- Menerima kiriman yang tidak memenuhi persyaratan produk design.
- Menerima kiriman diluar jaringan yang ditetapkan (place).
- Menerima kiriman dengan alamat yang tidak lengkap dan tidak jelas
Processing ( Po )
Penyimpangan yang mungkin terjadi
- Salah sortir
Transporting ( T )
Penyimpangan yang mungkin terjadi
- Salah salur
Processing ( Pi )
Penyimpangan yang mungkin terjadi
- Salah sortir
Delivery ( D )
Penyimpangan yang mungkin terjadi
- Salah sortir
- Salah serah
Penyebab terjadi penyimpangan yaitu SDM dan sistem.
Yang dimaksud SDM adalah kemauan
dan kompetensi yang dimiliki oleh petugas/pelaksana suatu proses dalam setiap
mata rantai proses operasi C-Po-T-Pi-D-R.
Yang
dimaksud dengan sistem meliputi kecukupan aturan, kecukupan sarana pendukung,
kecukupan teknologi dalam menunjang jalannya proses operasi.
Apabila
terpenuhi persyaratan tersebut diatas, maka kalau masih terjadi penyimpangan
pasti kesalahan manusia ( tidak teliti, ceroboh, tidak ada kemauan untuk
berubah)
Cara menentukan letak penyimpangan awal
- Menerima kiriman yang tidak memenuhi persyaratan produk design. Kesalahan awal di petugas/pelaksana loket, akan dikendalikan dan ditemukan oleh proses Po-T-Pi-D
- Menerima kiriman diluar jaringan yang ditetapkan (place). Kesalahan awal di petugas/pelaksana loket, akan dikendalikan dan ditemukan oleh proses Po-Pi-D
- Menerima kiriman dengan alamat yang tidak lengkap dan tidak jelas. Kesalahan awal di petugas/pelaksana loket, akan dikendalikan dan ditemukan oleh proses Po-Pi-D
- Salah sortir, kesalahan awal trier/puri kantor asal, dan ditemukan oleh proses Pi-D
- Salah salur, kesalahan awal ketuapos kantor asal, dan ditemukan oleh proses Pi-D
- Salah serah, kesalahan awal kantor tujuan, dan ditemukan oleh proses C
Permasalahan penyimpangan ( irregularity ) pasti
terjadi dan tidak mungkin di nolkan tapi dapat diminimalkan apabila ada alat
dan mekanisme yang diciptakan untuk sedini mungkin mendeteksi munculnya masalah
penyimpangan. Mekanisme ini disebut mekanisme internal control yang bersifat preventive
maupun corrective.
Solusi kedepan
Saat ini alat/model yang dipergunakan apabila
terjadi penyimpangan adalah I6 dan P6/P6a, yang setiap kejadian dicatat dalam buku
bantu penyimpangan dan penyelewengan dan pada akhiur bulan dibuat laporan
penyimpangan dan penyelewengan. Alat ini harus ditata ulang karena proses
kerjanya ada yang kurang efektif dan efisien.
Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu,
Terima kasih,
Waalaikum salam wr. wb.,
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama, PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Wakil Direktur Utama PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT Pos
Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT Pos
Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Sarana, PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Keuangan, PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan, PT Pos
Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Kepala Proyek Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar