organisasi dan sumber daya manusia

Bandung, 1 Maret 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal  : Saran dan masukan proses bisnis ( organisasi dan sumber daya manusia )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke 16 ini yaitu organisasi dan sumberdaya manusia yang merupakan titik focus direktorat sumberdaya manusia dan umum yang merupakan salah satu supporting unit yang mendukung kelancaran jalannya bisnis perusahaan mencapai strategi perusahaan baik jangka pendek yaitu RKA tahunan maupun jangka panjang yaitu visi dan misi perusahaan.

                Masukan ini coba menguraikan organisasi dan sumber daya manusia existing, bukan untuk membahas struktur yang ada karena sudah ditetapkan walaupun menurut saya belum berbasis proses bisnis yaitu “bisnis jasa memindahkan sesuatu dari sipengirim kepada sipenerima ( sialamat)” yang merupakan proses bisnis inti PT Pos Indonesia, akibatnya terjadi tumpang tindih, tidak kejelasan, tidak lengkap,ada tugas dan fungsi yang hilang, duplikasi dan sebagainya pada saat ini.   

                Uraian kali ini lebih focus di kantorpos pada masalah job desk (bagian dari proses bisnis) kelompok pelaksana maupun kelompok struktural yang perlu dilengkapi lebih detail tugas pokok dan fungsinya (tupoksi) agar dalam menjalankan pekerjaannya lebih efektif (berhasil guna) dan efisien (daya guna). Untuk tingkat kantor wilayah dan kantor pusat akan saya uraikan tersendiri pada kesempatan lain.

Uraian tugas (job desk) proses inti di tingkat pelaksana

                Untuk kelompok pelaksana collecting uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari sipengirim, SOPnya adalah terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

                Untuk kelompok pelaksana processing1 uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari pelaksana collecting, SOPnya adalah terima-buka-proses-tutup-serah, terima-buka-proses-tutup-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

.               Untuk kelompok pelaksana processing2 uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari pelaksana processing1, SOPnya adalah terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

                Untuk kelompok pelaksana transporting uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari processing2, SOPnya adalah terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

                Untuk kelompok pelaksana processing3 uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari transporting, SOPnya adalah terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

                Untuk kelompok pelaksana processing4 uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari processing3, SOPnya adalah terima-buka-proses-tutup-serah, terima-buka-proses-tutup-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

                Untuk kelompok pelaksana delivery uraian tugasnya adalah menerima kiriman dari processing4, SOPnya adalah terima-proses-antar-serah-entry, terima-proses-antar-serah-entry masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu actuating dan controlling (waskat).

Uraian tugas (job desk) proses pendukung di tingkat pelaksana

                Untuk kelompok pelaksana pendukung baik sdm, sarana, teknologi dan keuangan uraian tugasnya adalah menerima permintaan dari proses inti, SOPnya adalah  terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu fungsi actuating dan controlling (waskat).

 Uraian tugas (job desk) di tingkat struktural

                Untuk kelompok struktural  (supervisior, deputy dan kepala kantor) baik bisnis, operasi, sdm, sarana, teknologi dan keuangan uraian tugasnya adalah evaluasi dan analisis data untuk kapasitas dan kebutuhan pelaksanaan bisnis jasa memindahkan sesuatu dari sipengirim ke sipenerima (sialamat), SOP nya adalah  terima-proses-serah, terima-proses-serah masing masing di buat instruksi kerjanya secara rinci dengan fungsi yang menonjol yaitu fungsi organizing, controlling (wasnal) dan decision making.

Langkah uraian diatas sebagai berikut:

1. Supervisor mengkompilasi data untuk menghasilkan informasi kebutuhan sdm dan sarana.
2. Hasil informasi kebutuhan sdm dan sarana oleh deputy dianalisis untuk usulan alternatif alternatif.
3. Usulan alternatif alternatif diambil keputusan oleh kepala kantor.
4. Keputusan kepala kantor oleh supervisor direncanakan rosteringnya dan diorganisir kebutuhan sdm dan sarana sesuai dengan kebutuhan sehingga kapasitas terpasang setiap jam/hari sama dengan kapasitas terpakai (efektif dan efisien).
5. Deputy mengawasi pelaksanaan keputusan oleh para supervisior.
6. Kepala kantor mengintegrasikan lintas fungsi agar tidak terjadi perlambatan schedule
7. Melalui job desk (SOP dan instruksi kerja) seperti ini lah kapasitas tepat setiap jam/hari tidak berlebihan dan tidak kekurangan.

                Akhirnya saya sarankan agar peta aktifitas secara komprehensif harus dilakukan ulang dan pengelompokan aktifitas secara berurut  yaitu katagori, group proses, proses dan aktifitas (dalam arti sempit) yang dianjurkan oleh American Productivity and Quality Commission (APQC) kayaknya perlu di ikuti agar struktur organisasi PT Pos Indonesia lebih efektif dan efisien.

                Untuk sumber daya manusia akan saya uraikan pada saran dan masukan berikutnya yaitu masalah pelatihan dan pendidikan karena erat kaitannya dengan peningkatan kemauan dan kemampuan seseorang.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.  

Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000