Bandung, 15 Februari 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal :
Saran dan masukan untuk pembenahan supporting
operasi ( data dan informasi )
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan
masukan ke 14 ini yaitu pembenahan data dan informasi (laporan) yang
ada di semua direktorat berbasis teknologi semoga ada manfaatnya.
Masukan
ini coba menguraikan data dan laporan existing
yang menurut penulis terlalu banyak, bersifat parsial dan belum sepenuhnya
berbasis teknologi, kalau pun ada teknologinya belum pernah di upgrade sesuai prinsip teknologi mempercepat
proses dan mengurangi sumber daya sehingga perlu ditata ulang agar
kedepan lebih berhasil guna (cost
effective) dan berdaya guna (cost
efficien).
Sebelum
masuk ke materi yang akan saya uraikan maka perlu saya gambarkan bahwa
berdasarkan aturan yang ada jumlah dan jenis data dan laporan dari masing
masing direktorat sangat banyak. Ada yang berbasis teknologi, ada yang masih
dikerjakan secara manual. Ada yang bersifat rutin sepanjang tahun, ada yang
bersifat bulanan.
Dari
tata cara pengiriman hampir semua laporan dikirim ke kantor wilayah maupun
kantor pusat. Di kantor wilayah maupun di kantor pusat sebagian besar di
kumpulkan, dikompilasi tapi tidak diolah menjadi bermacam macam
informasi yang selanjutnya akan menjadi bahan untuk pengambil
keputusan. Akibatnya data dan laporan tersebut menjadi mubasir dan perusahaan kehilangan
sumber daya yang cukup besar/inefisien
Kalau diasumsikan setiap direktorat terdapat
masing masing 50 macam laporan maka 5 direktorat akan ada 250 macam laporan.
Kalau 250 macam laporan yang sifat waktunya bulanan di kirim oleh 200 kantorpos
seluruh Indonesia maka akan ada 50.000 lembar laporan yang masuk setiap bulan
ke kantor wilayah dan ke kantor pusat.
Dampak
dari masuknya laporan bulanan tersebut maka di kantor pusat dibutuhkan sumber daya yang cukup besar karena
dikerjakan secara manual. Masalah ini sudah pernah di upayakan untuk di benahi
12 tahun yang lalu, di mulai dengan langkah pendataan jumlah dan jenis data dan
laporan yang exist lalu berhenti
tidak berkelanjutan sampai tuntas karena kurangnya komitmen dan tim yang focus mengerjakan itu.
Kalau
simplifikasi data dan laporan berbasis teknologi berhasil dilakukan, di
asumsikan masing masing wilayah rata rata akan ada penghematan 25 orang maka dari
11 wilayah akan ada kelebihan 275 orang. Kantor pusat akan ada kelebihan 275
orang maka total 550 orang. Kalau 1 orang gajinya rata rata 2,5 juta/bulan maka
satu tahun akan ada efisiensi sebesar 550 orang x 30 juta = 16,5 miliar/tahun.
Tapi menurut pendapat saya akan lebih besar dari itu karena jenis data ada yang
bersifat mingguan, tengah bulanan dan jumlahnya lebih dari 250 macam, belum
dihitung sarana, ruang dan sebagainya.
Tentu
semua ini harus di teliti dulu dengan dukungan data dan dokumen oleh tim focus/analis
dari masing masing direktorat sehingga kita akan tahu persis berapa angka
efisiensi setelah dihitung sesudah perubahan dibandingkan dengan sebelum
perubahan.
Solusi untuk masalah yang dikemukakan
di atas sebagai berikut ;
Saran
dan masukan saya kali ini akan saya susun dalam bentuk langkah langkah yang
berurut untuk memudahkan tim menyusun pelaksanaannya
berbasis 5W+1H dalam model AP 1 dan
AP 2.
Langkah ke 1 pembentukan tim dari fungsi dimasing
masing direktorat untuk simplifikasi data dan laporan. Proyek ini harus
disponsori oleh Direktur masing masing (proyek sponsor)
Langkah ke 2 tim mengumpulkan semua dokumen direktoratnya
masing masing (keputusan direksi, surat edaran, instruksi kantor dan surat
lain) lalu menginventarisir dan mengelompokan jumlah dan jenis data dan laporan
yang ada berbasis 5W+1H.
Langkah ke 3 semua laporan yang existing di teliti ulang oleh tim
simplifikasi masing masing direktorat, data yang releven dipertahankan, yang
tidak dihapuskan, yang duplikasi disatukan, yang tidak ada di tambahkan, yang
rutin dan tidak rutin dipisahkan.
Langkah ke 4 data yang sudah disimplifikasi,
melalui suatu hasil analisis yang mendalam sesuai proses bisnis oleh tim outputnya disepakati dalam bentuk draf
untuk dibawa ke rapat integrasi antar direktorat.
Langkah ke 5 semua tim dari masing masing
direktorat bertemu dalam rapat intergrasi untuk melihat keterkaitan data antar
direktorat (peta keterkaitan/proses bisnis) jangan sampai terjadi duplikasi,
data yang diperlukan oleh direktorat lain tidak tersedia dan melalui peta
tersebut akan diketahui kemana saja data tersebut harus di kirimkan. Ini yang
saya maksudkan yaitu satu data dapat dipakai untuk semua
direktorat berbasis teknologi yang terintergrasi.
Langkah ke 6 setelah pertemuan intergrasi masing
masing tim merumuskan draf model laporan berangkat dari model laporan existing, yang tepat diteruskan ,yang
kurang tepat disempurnakan dan yang tidak tepat diganti. untuk masing masing
direktorat yang bersifat rutin dalam bentuk user
requirement.
Langkah ke 7 mengadakan pertemuan dengan tim
teknologi untuk membuat modul teknologinya. Lalu hasilnya diuji kelayakannya
sesuai ketentuan kebijakan teknologi.
Langkah ke 8 masing masing tim merumuskan draf
aturan main (KD/SE) dan harus tergambar 5W+1H. sedangkan yang tidak
rutin/sampling modelnya tidak disediakan tapi dalam aturan main harus ada pasal
yang mengaturnya.
Langkah ke 9 implimentasi konsep dan modul
teknologinya dalam bentuk piloting dikantorpos
secara selektif untuk menguji dan menyempurnakan kelayakan konsep dan modul
teknologinya.
Langkah ke 10 menetapkan draf KD/SE kebijakan
laporan secara resmi untuk diberlakukan secara bertahap ke seluruh kantorpos di
Indonesia dan menghapuskan semua KD/SE existing.
Untuk
masalah hierachi pengiriman laporan
saya mengusulkan data dan laporan dari kantorpos cabang di kirim dan berakhir
di kantorpos. Hasil kompilasi kantorpos cabang ditambah data dan laporan kantorpos
dikirimkan ke kantor wilayah dan berakhir di kantor wilayah. Hasil kompilasi
dari kantorpos ditambah data dan laporan kantor wilayah dikirim ke kantor pusat.
Hasil kompilasi wilayah ditambah kantor pusat menjadi hasil kompilasi korporat.
Jadi di sini tidak ada tembusan dan satu arah.
Untuk
jenis dan jumlah laporan bisnis, operasi, keuangan, sdm, sarana dan
teknologi apabila memungkinkan di buat hanya satu jenis dan jumlah laporan
yang terintegrasi, kalau tidak memungkinkan jenis dan jumlahnya diminimalkan
dengan mengacu kepada model existing.
Pada
saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan masalah pasar dan pelanggan untuk
menyusun strategi bisnis.
Demikian yang dapat saya sampaikan,
selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih. Waalaikumsalam wr. wb.,
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung
40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar