pembenahan supporting operasi (teknologi).

Bandung, 8 Februari 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal  : Saran dan masukan untuk pembenahan supporting operasi ( teknologi ).

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke 13 ini yaitu pembenahan infrastruktur supporting-reporting berbasis teknologi di seluruh mata rantai proses operasi yang merupakan saran dan masukan pertama dari mata rantai proses bisnis supporting semoga ada manfaatnya.

                Masukan ini coba menguraikan supporting-reporting existing yang menurut penulis sudah ada (i-pos) tapi perlu disempurnakan terus menerus mengikuti perubahan sehingga kedepan lebih berhasil guna (cost effective) dan berdaya guna (cost efficien).

                Sebelum masuk ke materi yang akan saya uraikan maka perlu saya gambarkan keterkaitan antara jaringan fisik dan jaringan virtual dengan kerangka berfikir C-P1-P2-T-P3-P4-D dari end to end process (jaringan fisik) dan konten data dan informasi dari jaringan virtual per segmen proses yang harus dihasilkan berbasis input-process-output.

                Sekali lagi masukan kali ini bukan mengganti SISTEM I-POS tapi coba memberikan saran untuk menyempurnakan sistem yang sudah ada yang saya uraikan secara parsial pada saran dan masukan C-P1-P2-T-P3-P4-D sebelumnya.

                Uraian mengenai penyempurnaan i-pos ini meliputi persyaratan yang dibutuhkan oleh sistem i-pos yaitu barcode dan system i-pos itu sendiri.

Solusi untuk penyempurnaan SISTEM I-POS  di atas sebagai berikut ;

                Untuk semua produk dari bisnis mail dan keuangan yaitu weselpos barcodenya harus terintergrasi (tunggal), barcode tutupanpos, barcode distribusi dan barcode transportasi. Jumlah angka disesuaikan dengan kebutuhan berbasis data produksi dan sistem pengamanan.

Collecting=C input data dan informasinya yaitu jenis layanan, tambahan fitur, di beri barcode kiriman, nama dan kodepos sialamat, data input diolah menjadi output data berbasis kodedirian kantor tujuan (kebijakan pola tutupanpos).

Processing1=P1 yaitu output data C menjadi input data dan informasi P1, di beri barcode tutupanpos (barcode kantongpos), data diolah menjadi output data berbasis kodedirian kantor tujuan distribusi (kebijakan pola distribusipos).

Processing2=P2 yaitu output data P1 menjadi input data dan informasi P2, di beri barcode distribusi (barcode AV7/R6/R7), data diolah menjadi output data berbasis kodedirian kantor tujuan transportasi (kebijakan pola transportasipos).

Transporting=T yaitu output data P2 menjadi input data dan informasi T, di beri barcode transportasi (barcode transportasi), data diolah menjadi output data berbasis moda transportasi (kebijakan moda transportasipos).

Processing3=P3 yaitu output data T menjadi input data dan informasi P3, untuk kantor sendiri data tutupanpos dan kiriman diteruskan/diserahkan ke bagian puri/trier, data dan kiriman kantor lain diolah menjadi output data berbasis kodedirian kantor tujuan transportasi (kebijakan pola transportasipos).

Processing4=P4 yaitu output data P3 (data dan kiriman kantor sendiri) menjadi input data dan informasi P4, data diolah menjadi output data berbasis kecamatan dan kelurahan (kebijakan pola sortir).

Delivering=D yaitu output data P4 menjadi input data dan informasi D, data input diolah menjadi output data berbasis per pengantar (kebijakan pola antaranpos).

                Untuk management information system (MIS) dari C-P1-P2-T-P3-P4-D outputnya menjadi :

Collecting=C data yang terkumpul adalah data produksi perjam/perhari yang akan menjadi masukan untuk S7a/7b/8 yang teknologinya sudah ada tapi tidak menyatu dalam sistem i-pos yang harus di satukan.

Processing1=P1 data yang terkumpul adalah data sebaran kiriman yang akan dikirim, data sebaran belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

Processing2=P2 data yang terkumpul adalah data sebaran kantongpos yang akan di kirim, data sebaran belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

Transporting=T data yang terkumpul adalah data jumlah kantongpos yang diangkut, data sebaran belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

Processing3=P3 data yang terkumpul adalah data kantongpos yang diterima, data asal kantongpos belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

Processing4=P4 data yang terkumpul adalah data kiriman yang di terima, data asal kiriman belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

Delivering=D data yang terkumpul adalah data kiriman yang di antar, data sebaran per pengantar belum ada dalam pendataan S7a/7b/8 dan belum ada sistem teknologinya.

                Waktu yang di peruntukan untuk mengumpulkan, mengolah, mengirimkan data per masa olah, per hari dan per bagian perlu diatur dalam N22 jaringan virtual. Transfer data antar bagian, antar kantorpos, antar wilayah dan kantor pusat juga diatur dalam dokumen tersebut diatas yang menggambarkan kapan data akan dikirimkan, siapa yang mengirimkan, kemana dikirimkan, bagaimana cara mengirimkan oleh setiap kantor dan terintergrasi dengan N22 jaringan fisik.

                Data yang saya uraikan diatas apabila terstandar dan akurat akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan mengenai produktifitas, alokasi sdm/sarana, menghitung HPP dan informasi awal strategi unit bisnis mengembangkan dan meningkatkan produksi dan pendapatan.

                Tentu semua ini harus di teliti dulu dengan dukungan data dan dokumen oleh tim analis sehingga kita akan tahu persis berapa angka efisiensi setelah dihitung sesudah perubahan dibandingkan dengan sebelum perubahan.

                Pada saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan pembenahan data dan informasi (laporan) yang ada di semua direktorat berbasis teknologi.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.  

Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000