Sharing knowledge and experiance (operasi)

Bandung, 29 Mei 2011

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Sharing knowledge and experiance ( operasi )

Assalam mualaikum wr. wb,

                Untuk tulisan yang ke-39 sebagai kelanjutan pembenahan operasi yang akan membawa dampak turunnya biaya, naiknya kualitas dan naiknya profit/margin khususnya kiriman korporat Business to Customer ( B to C ) yang diperkirakan potensi pasarnya sebesar Rp 6,384 T dari total potensi pasar mail and parcel Rp. 11,4 T tahun 2011 ( strategi inisiatif yang disarankan adalah increase volume and improve service quality, konsultan booze & co ).

1. Increase volume and improve service quality adalah wilayah kerja Direktorat Bisnis dan Direktorat Operasi yang ditataran implimentasinya adalah Sales Force, Divisi Operasi dan ADmail.
2. Tulisan kali ini akan lebih banyak dalam bentuk simulasi angka agar dapat dengan mudah menggambarkan dampak kuantitatif turunnya biaya, naiknya kualitas dan naiknya profit/margin.
3. Kiriman korporat Business to Customer ( B to C ) berdasar isi kiriman oleh ADmail di bagi sebagai berikut :

1.       Essential Mail ( sifatnya pribadi/personal eg. billing, rekening koran, ).

2.       Advertasing Mail ( sifatnya massal eg. brosur, leaflet ).

3.       Direct Mail ( salah satu metode marketing yaitu direct selling melalui pos, sebagai media distribusi dengan alamat yang spesifik ).

4. Hasil penelitian LAPI-ITB tahun 1991 kerjasama dengan Pusat Perencanaan dan Penelitian PT Pos Indonesia menyimpulkan komposisi biaya C-P-T-D dalam bentuk prosentasi, C = 15%, P = 18% (kantor asal), T = 12% (jaringan) dan D = 55%. Khusus D terdiri dari komposisi P + D (kantor tujuan).
5. Untuk tahun 2011 belum ada penelitian komposisi biaya C-P-T-D yang baru.
6. Selama ini kiriman korporat berbentuk dokumen yang disebut diatas (point C1 C2, C3 ) diterima oleh PT Pos Indonesia dari pelanggan exsisting diolah oleh 3 institusi yaitu, Sentra Layanan Pelanggan Korporat ( SLPK ) yang ada di kantorpos kantorpos tertentu untuk kiriman terbukukan, Kantorpos/Business Mail Processing Center ( BMPC ) untuk kiriman tak terbukukan dan ADmail.
7. Kiriman korporat yang diterima dapat di bagi dalam 3 pola sebagai berikut:

1.       Pola ke-1 Kiriman Fisik diterima tanpa softcopy database pelanggan.

2.       Pola ke-2 Kiriman Fisik diterima bersama softcopy database pelanggan.

3.       Pola ke-3 Kiriman Fisik tidak diterima, softcopy database pelanggan diterima, Kiriman Fisiknya dicetak di ADmail.

1. Pola ke-1 Kiriman Fisik diterima tanpa softcopy database pelanggan

a.      Sebagai contoh untuk simulasi, kiriman essential mail, billing kartu kredit Bank Mandiri satu circle/bulan 120.000 billing, jenis layanan kiriman terbukukan, dengan standar waktu penyerahan (SWP) ke sialamat H + 1, resi dikerjakan oleh institusi SLPK, dengan tarif Rp. 1 000,-/pucuk (margin/profit 20% = Rp. 200,- biaya = Rp. 800,- untuk proses C-P-T-D),

b.      Biaya yang muncul untuk proses C  di SLPK = 15% x Rp. 800,- = Rp.120/pucuk.

c.       Total biaya yang dialokasikan untuk proses C mengerjakan 120.000 billing = Rp.14,4 juta ( Rp.120,- x 120.000 ) yang akan di distribusikan biayanya sebagai berikut :

1)      Untuk mencetak resi 120.000 billing dengan asumsi 1 menit/4 resi maka dibutuhkan waktu penyelesaian seluruh kiriman sebanyak 500 jam (120.000/4/60 menit).

2)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan lebih kurang 83 orang untuk menyelesaikannya selama 6 jam/orang (500 jam/6 jam).

3)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan lebih kurang 83 komputer.

4)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan lebih kurang 83 meja komputer dan kursi.

5)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan lebih kurang 83 titik lampu .

6)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan lebih kurang 1245 meter persegi space/ruang (83 x 1,5meter x 1 meter space/ruang).

7)      Dan sarana pendukung lain yang biayanya relative kecil/pucuk.

Diasumsikan bahwa biaya yang terserap 100% tidak ada lebih sehingga margin/profit tetap 20% = Rp200,-/pucuk x 120.000 = Rp24 juta.

2. Pola Kiriman Fisik diterima bersama softcopy data base pelanggan

a.      Contoh sama dengan yang diatas resi dicetak oleh institusi Admail.

b.      Total biaya yang boleh dikeluarkan untuk proses C sama yang akan di distribusikan sebagai berikut :

1)      Untuk mencetak resi 120.000 billing dengan standar mesin cetak Admail 1 jam/80.000 resi maka dibutuhkan waktu penyelesaian seluruh kiriman sebanyak 1 jam 30 menit (120.000/80.000/1 jam ).

2)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan hanya 1 orang operator untuk menyelesaikannya selama 1,5 jam.

3)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan hanya 1 mesin Admail yang sudah tersedia (optimalisasi/biaya penyusutan)

4)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan hanya 2 titik lampu.

5)      Untuk mengerjakan pekerjaan tersebut dibutuhkan hanya 10 meter persegi space/ruang (5 meter x 2 meter space/ruang).

Bandingkan dan hitung sumberdaya yang diperlukan oleh kedua pola tersebut. Mana yang lebih efisiensi ? Admail.

Seandainya pola ke-2 melalui ADmail biaya yang terserap hanya 60% dari total biaya proses C maka margin/profit akan bertambah sebanyak sisa biaya yang tidak terserap = 40% x Rp.14,4 juta = Rp 5,76 juta sehingga margin Rp24,- juta + Rp.5,76 juta = Rp.29,76 juta.

Seandainya seluruh pelanggan exsisting dengan pola ke-1 dialihkan ke-pola ke-2 dengan volume 2 juta pucuk/bulan, bayangkan besar tambahan margin/profit yang akan diperoleh perusahaan per bulan, per tahun.

Terjadi efisiensi waktu 4 jam 30 menit yang berarti terjadi peningkatan kualitas SWP.

3. Pola ke-3 Kiriman Fisik tidak diterima, softcopy database pelanggan diterima, kiriman fisiknya dicetak di ADmail

a.      Contoh sama dengan yang diatas resi dan kiriman fisik dicetak oleh institusi Admail.

b.      Dampak terhadap pendapatan dan efisiensi biaya akan terjadi sebagai berikut :

1)      Akan ada pendapatan baru untuk ADmail/pencapaian target (margin/profit + biaya cetak kiriman fisik)

2)      Efisiensi biaya dari proses C sebesar 40% dari Rp.120,-/pucuk

3)      Efisiensi biaya dari proses P sebesar 100% dari Rp.144,-/pucuk

4)      Efisiensi biaya dari proses D sebesar 50% dari Rp.440,-/pucuk

Efisiensi bisa terjadi karena data base pelanggan oleh ADmail telah diolah berbasis kodepos, kode pengantar, kode per titik antar, sebelum mencetak kiriman fisik maupun resi.

Dampaknya ada tambahan pendapatan baru untuk ADmail

Dampaknya berikut dari efisiensi, ada tambahan margin/profit yang akan diperoleh.

Dampak lain tambahan margin/profit untuk negosiasi tarif apabila bersaing dengan kompetitor tanpa kehilangan margin/profit maksimum 20%. ( margin/profit tetap premium )

Untuk itu langkah yang harus diambil di sarankan sebagai berikut :

1. Direktorat Bisnis mengeluarkan strategi dan kebijakan mengarahkan sales force untuk melakukan negosiasi ulang pelanggan exsisting dari pola ke-1 ke pola ke-2 bila mungkin langsung ke pola ke-3.
2. Untuk pelanggan baru langsung ditawarkan ke pola ke-3, kalau mungkin ke pola ke-2, kalau tidak juga ke-pola ke-1 sebagai model negosiasi dalam rangka merebut pasar. Selanjut di iring dengan upaya terus menerus mengalihkan ke- pola yang ke-2 dan ke-3 semua pelanggan exsisting.
3. Admail mencetak kiriman berbasis kodepos, kode pengantar, kode per titik antar, baik resi maupun kiriman untuk pola ke-2 dan ke-3
4. Direktorat Operasi menyesuaikan aturan pola operasi C-P-D sesuai dengan cutting process yang dilakukan oleh ADmail.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu,

Terima kasih,  Waalaikum salam wr. wb.

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan Logistik, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Kantor Admail, PT Pos Indonesia, Jakarta 10000

Manajer Humas, PT Pos Indonesia, Bandung 40000