Efisiensi sebuah wacana, bukan sebuah tindakan ?

Bandung, 28 Juli 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal: Efisiensi sebuah wacana, bukan sebuah tindakan ?

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya doakan semoga bapak bapak direksi berada dalam keadaan sehat wal afiat tak kurang suatu apa pun.

                Tulisan berikut “Efisiensi wacana, bukan tindakan?” akan saya coba uraikan kondisi sekarang dan saran dan masukan kedepan.

                Saat ini dan sudah berlangsung cukup lama pembiayaan perusahaan pelan dan pasti sudah bukan dari bisnis inti (mail, logistic, financial services) tapi sudah di subsidi oleh bisnis non usaha dan itu pun sudah tidak cukup lagi.

                Saya termasuk orang yang mempunyai perhatian cukup dalam terhadap sistem proses operasi pos yang kalau di benahi akan menghasilkan peningkatan mutu dan penurunan biaya. Selama ini solusi perubahan yang dilakukan pada mata rantai proses operasi pada saat diukur tidak membawa dampak peningkatan mutu dan penurunan biaya maka solusi perubahan itu salah dan berakibatkan pemborosan.

                Minat saya mendalami operasi pos tidak dimulai pada saat menulis, tapi di mulai jauh hari pada saat saya memulai tugas tahun 1987 di kpb I Jakarta Timur setelah 6 tahun bekerja dan itu ada ceritanya. Dengan pengalaman 23 tahun terlibat langsung maupun tidak langsung dalam bidang proses operasi pos maupun sekarang sebagai pengamat operasi pos maka intuisi saya mengatakan minimal setiap tahun perusahaan ini memelihara kerugian sekitar 200 milyar per tahun karena inefisiensi proses operasinya.

                Tulisan ini bukan untuk memojok bapak bapak direksi, karena inefisiensi ini sudah berlangsung cukup lama dan sedikit (relative) sekali tindakan perbaikannya tapi lebih banyak dalam bentuk wacana (no action).

                Apabila saya renungkan lebih dalam dan lebih jauh lagi maka kondisi perusahaan seperti ini tidak terlepas dari semua pihak mulai dari pimpinan sampai kebawahan paling bawah dan semuanya punya kontribusi terhadap inefisiensi ini.

                Secara pribadi saya sebagai mantan pejabat tinggi dalam perusahaan ini pada saat aktif juga mempunyai kontribusi kegagalan terhadap kondisi yang dialami perusahaan saat ini sehingga wajar pada suatu saat yang lalu adik adik saya yang masih aktif dalam diskusi pernah menghujat saya bahwa perusahaan seperti ini karena pada saat aktif saya tidak berbuat apa apa.              

                Kontribusi kegagalan saya adalah kurang berhasilnya saya meyakinkan dan membuat Direksi percaya bahwa konsep perbaikan operasi yang saya tawarkan harus dilakukan segera mengingat kondisi mutu proses operasi pos yang memprihatinkan dengan biaya operasi yang membengkak.

                Memang pada saat lalu dan mungkin saat ini juga, cara melihat operasi ( biaya ) berbeda dengan cara melihat pemasaran ( pendapatan ), dimana pemasaran menghasilkan pendapatan sedangkan operasi dan sdm menghabiskan uang ( biaya ) terbesar.

                Khusus mengenai operasi pendapat demikian harus diluruskan karena kalau diteliti lebih jauh dengan kacamata yang jernih maka perbaikan operasi kalau dilakukan dengan benar, sekali lagi kalau dilakukan dengan  benar akan menghasilkan out put peningkatan kualitas dan menambah laba ( margin+ efisiensi biaya ) korporat.

                Selama ini perbaikan proses operasi lebih banyak menimbulkan biaya baru karena solusi penyelesaian masalah tidak dianalisa dengan cermat tapi lebih banyak dengan logika sederhana. Hal ini dapat dilihat dari neraca keuangan kita setiap penambahan produksi terjadi peningkatan biaya operasi yang melebihi pendapatan itu sendiri. Apalagi bila produksi tidak naik atau turun, biaya operasi tetap naik dan tak pernah turun.

                Apakah didalam perusahaan ini adakah orang atau tim atau bagian dari struktur yang mempunyai kapabilitas menjawab dan menyelesaikan masalah itu? Jawabannya ada yaitu Tim adhoc Proyek Pembenahan Operasi.

                Sayang sekali orang orang dalam tim adalah tipe orang orang yang punya sifat low profil (tidak menonjolkan diri) walaupun saya secara pribadi percaya mereka ini adalah orang orang yang integritasnya dan kapabilitasnya tidak diragukan lagi yang dalam 2 tahun telah menyelesaikan alat bantu (tools) untuk merancang sistem proses operasi per segmen yang efektif dan efisien, juga sebagai alat bantu untuk menganalisa sistem proses operasi per segmen untuk menemukan masalah operasi dengan tepat berbasis volume dibandingkan dengan waktu-kapasitas-biaya.

                Alangkah indahnya apabila tim ini diberikan kesempatan dalam salah satu acara radir lengkap sekitar 3 jam memaparkan hasilnya menjawab permasalahan operasi dikaitkan dengan biaya operasi yang inefisien.  

Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.    

Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000