I-POS, permasalahan dan penyelesaiannya (teknologi)

Bandung, 12 April 2011

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : I-POS, permasalahan dan penyelesaiannya ( teknologi )

Assalam mualaikum wr. wb,

                Untuk tulisan yang ke-38 dan ke-39 sebagai kelanjutan pembenahan operasi maka saya akan coba berbagi pengalaman dan pengetahuan bagaimana memperbaiki kualitas layanan dengan 2 judul berturut turut yaitu:

1. I-POS? permasalahannya dan penyelesaiannya
2. Penyimpangan (Irregularity) kenapa terjadi ? permasalahannya dan penyelesaiannya

                Permasalahan I-POS yang dapat saya sampaikan ada 5 ( lima ) dalam rangka efektifitas dan efisiensi sistem I-POS sebagai berikut :

1. Masalah standarisasi barcode
2. Masalah real time
3. Masalah kapasitas jaringan
4. Masalah kapasitas serve
5. Masalah internal control

Masalah standarisasi barcode

                Jasa layanan bisnis suratpos dan paketpos untuk tahun 2011 berdasarkan data dan analisa booze & co potensi pasarnya lebih kurang 11,4 trilliun. Produk suratpos dan paketpos yang tumbuh 4% setiap tahun terdiri dari produk tidak tercatat dan produk yang mempunyai atribut tambahan yaitu tercatat.

                Semua produk tercatat harus didukung oleh suatu sistem teknologi jejak lacak yang handal yang di PT Pos Indonesia kita kenal dengan nama I-POS.

                Fungsi jejak lacak yang menjadi fungsi utama I-POS dilakukan pada saat diterima, diolah, diangkut, diserahkan ( C-P1-P2-T-P3-P4-D ).

                Persyaratan untuk menerapkan jejak lacak adalah, adanya standarisasi barcode sesuai kebutuhan. Masalah standarisasi barcode dirumuskan setelah adanya permintaan informasi (user requirement/output) yang dibutuhkan oleh Dit. Pemasaran dan Pengembangan Bisnis (Dit. PPB) dan Dit. Operasi Suratpos dan Logistik (Dit. OSL)

                Permasalahannya adalah apakah standarisasi barcode sudah ada dan cukup untuk memenuhi permintaan informasi oleh kedua Direktorat tersebut diatas untuk bahan evaluasi harian, mingguan, bulanan, triwulanan dan tahunan. Jawabannya belum.

                Solusinya barcode harus di standarisasi berbasis pasar (korporat dan retail) untuk Dit.PPB, berbasis produk untuk Dit. OSL dan berbasis institusi (kantorpos, kantor Divre) untuk Dit. PPB dan Dit. OSL. Kalau itu terjadi maka kebutuhan analisa internal dapat dilakukan dan pertanyaan Dit. Keuangan dapat dijawab kenapa target tidak tercapai, kenapa biaya melampaui target dan sebagainya

Masalah real time

                Kebijakan real time upload dan download data per segmen proses ke serve nasional tidak menjawab kebutuhan dan keinginan pelanggan.

                Pertanyaannya untuk apa real time? Toh yang ditunggu oleh sialamat adalah kirimannya bukan informasinya. Emangnya kalau dapat informasinya pelanggan puas, tetap tidak karena yang dia butuhkan adalah kirimannya.

                Informasi baru diperlukan oleh sipengirim maupun sialamat apabila waktu tempuh yang dijanjikan telah lewat sedangkan kiriman belum diterima.

                Oleh sebab itu kebijakan jejak lacak real time harus didefinisikan kembali yaitu entri jejak lacak harus real time untuk setiap segmen proses operasi (C-P1-P2-T-P3-P4-D), tapi upload dan download data dilakukan tidak real time dalam bentuk file setelah angkutan berangkat dari kantor asal, sebelum angkutan tiba di kantor tujuan, dan setelah selesai proses antaran ke serve data ware house nasional maupun wilayah

Masalah kapasitas jaringan

                Masalah kapasitas jaringan menjadi problem karena adanya kebijakan real time untuk bisnis suratpos dan paketpos selain real time untuk bisnis jasa keuangan.         Masalah lain adalah I-POS ikut mengelola data base yang bukan fungsinya.

                Coba bapak bapak bayangkan setiap saat ribuan kantor di seluruh wilayah Indonesia yang sedang melakukan transaksi di loket mengirimkan data hasil transaksi bisnis keuangan dan bisnis suratpos dan paketpos secara real time, kehilangan data, data tidak naik, jaringan penuh dan sebagainya pastiakan terjadi terjadi.

                Oleh sebab itu kebijakan real time hanya untuk bisnis keuangan sedangkan bisnis lain tidak harus real time. Dampak dari perubahan kebijakan ini adalah biaya jaringan menjadi menurun dan kinerja bisnis keuangan akan lebih baik karena pada pagi sampai sore hari jaringan dipakai untuk transfer data bisnis keuangan dan malam sampai dini hari dipakai bisnis suratpos dan paketpos.

                Selain itu pengaturan pengiriman data maupun penarikan data harus diatur per kantor melalui suatu pola seperti pengaturan angkutan melalui N22, yaitu N22 transmisi data I-POS.

                Fungsi pengelola data base untuk Management information System (MIS) seharusnya dikembalikan ke Bagian Data Warehouse (Dit. Teknologi) yang akan mengurus permintaan MIS oleh masing masing direktorat, sedangkan I-POS fokus ke fungsi utamanya yaitu jejak lacak yang harus terus menerus ditingkatkan kinerjanya. Dampaknya serve nasional cukup ditangani oleh satu bagian saja

Masalah kapasitas serve

                Masalah kapasitas serve yang kurang solusinya bukan ditambah tapi data secara berkala dikeluarkan dari serve dan disimpan dalam hard disc/tape penyimpan terlepas sebagai arsip            

Masalah internal control

                Tidak terdapat internal control yang cukup untuk verifikasi data I-POS yang di upload maupun yang di download karena manajemen meyakini bahwa sistem teknologi yang di buat secara otomatis dapat diandalkan. Cara berfikir seperti ini keliru karena sebaik apapun sistem pasti ada kelemahannya, untuk itu perlu ada system internal control

                Pada kenyataannya tidak demikian karena masih ada kasus bahwa data tidak naik dan hilang sehingga baru diketahui pada saat kiriman akan diolah. Seharusnya hal seperti itu tidak perlu terjadi kalau disiapkan sistem internal control yang memadai sebagai pencegahannya  (preventif bukan korektif). Caranya dapat saya bantu detailnya.

                Saran dan masukan kali ini coba menguraikan permasalahan saat ini dan penyelesaiannya kedepan mudah mudahan bermanfaat untuk meningkatkan kinerja I-POS.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu,

Terima kasih,  Waalaikum salam wr. wb.,

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan Logistik, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT Pos Indonesia, Bandung 40000