Bandung, 1 Februari 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Saran
dan Masukan untuk pembenahan operasi VII ( proses VII ).
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan
masukan ke 12 ini yaitu pembenahan infrastruktur operasi/delivering-reporting yang merupakan saran dan masukan terakhir dari proses bisnis inti yang terdiri
atas 5 katagori peta aktifitas bisnis dan operasi sebelum kita masuk ke peta
aktifitas proses bisnis pendukung yang terdiri atas 6 katagori semoga ada
manfaatnya.
Masukan
ini coba menguraikan delivering-reporting
existing yang menurut penulis terjadi mismanagement
yang berdampak inefisiensi dan bagaimana memperbaikinya kedepan agar berhasil
guna (cost effective) dan berdaya
guna (cost efficien).
Sebelum
masuk ke materi yang akan saya uraikan maka perlu saya gambarkan secara besaran
aktifitas berbasis input-process-output
yaitu menerima kiriman yang tersusun dalam nampan atau trolly dari puri incoming
atau trier incoming kantor tujuan (input),
diolah berbasis pengantar, jalan antar dan titik antar di bagian antaran (process), dan diserahkan kepada sialamat
melalui proses antaran yang merupakan akhir dari proses end to end process (output).
Bagian ini biasa disebut bagian ANTARAN
(delivery)
Untuk
group process delivering-reporting di
bagian antaran existing mismanagement
terjadi pada perangkat aturan mulai dari kebijakan-prosedur kerja-instruksi
kerja, kebijakan jumlah karyawan dan jam masuk yang tetap, kebijakan sistem
teknologi database track and trace dan
kebijakan modernisasi sarana kerja yang ke empat empat kebijakan apabila
diperbaiki akan menyumbangkan cost
efficien yang cukup significant dari
sisi biaya dan peningkatan kualitas dari sisi waktu.
Solusi untuk keempat masalah yang dikemukakan di atas sebagai
berikut ;
Kebijakan-prosedur
kerja-instruksi kerja yang existing
sekarang di evaluasi ulang lalu di tata kembali dengan pola, aturan yang sudah
tepat diteruskan, yang kurang tepat disempurnakan, yang tidak tepat dihapuskan
dan yang tidak ada ditambahkan dan di dokumentasikan dalam format standar mutu
internal ISS 2000 (Internal Service
Standard 2000) untuk masing masing kiriman terbukukan dan kiriman tidak
terbukukan. Dalam ISS 2000 kebijakan mutu di uraikan, SOP yaitu terima-sortir-antar-entri-arsip
ditetapkan dan diuraikan masing masing dalam bentuk instruksi kerja ( IK )
untuk setiap kantorpos.
Begitu
juga untuk masing masing proses collecting, processing1, processing2,
transporting, processing3, processing4 dan delivering diatas dalam
format ISS 2000.
Untuk
mentransformasikan proses antaran agar lebih efektif dan efisien penerapan pola
12 langkah yang KD/SE nya sudah ditetapkan harus dilaksanakan dimana :
Langkah ke-1 dan ke-2 sebagai unsur pelatihan
dan pembentukan teamwork dan yang
paling mendasar adalah unsur perubahan sistem tidak lagi tergantung pengantar
dimana kalau pengantarnya sakit, cuti atau berhalangan, sortir dan antaran
dijalan antar tersebut terganggu selama yang bersangkutan tidak masuk yang
akhirnya merusak mutu/kualitas.
Langkah ke-3 dan ke-4 pendataan jumlah
kirimanpos dan titik antar untuk bahan evaluasi yang nanti hasilnya digunakan
untuk planning, organizing sdm/sarana agar setiap hari standar produktifitas
karyawan untuk sortir, antar dan entri optimal (masalah kapasitas sdm dan
sarana).
Langkah ke-5 menghapus antaran berbasis
produk menjadi antaran berbasis fungsi dengan kinerja standar waktu penyerahan.
Langkah ke-6 mengalokasikan sarana
antaran yang tepat guna dan berdaya guna (kenderaan maupun sarana antaran) agar
produktifitas setiap hari 100%.
Langkah ke-7 dan ke-8 spesialisasi
pekerjaan yaitu sortir, antar dan entri dengan petugas yang berbeda dan jam
masuk yang berbeda namun tetap dalam satu teamwork.
Langkah ke-9 dan ke-10 right sizeing untuk setiap sub proses
sortir, antar dan entri sesuai kebutuhan tidak berlebihan dan tidak kekurangan
setiap hari.
Langkah ke-11 dan ke-12 intergrasi management
antaran dan processing dibawah satu garis komando sehingga ada pemisahan yang
jelas antara collecting center-processing center-transporting center-delivering
center-supporting center disatu wilayah kota raya.
Untuk
perubahan budaya kerja maka konsep existing
diterapkan yaitu 5R (ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin) dan pelatihan etika
layanan kepada pengantar dalam rangka berhadapan dengan sialamat di terapkan
misalnya tata cara bertemu, berkomunikasi, dan berpamit.
Kebijakan
jumlah karyawan dan jam masuk yang tetap di ubah menjadi fleksibel yaitu
banyaknya karyawan setiap hari yang masuk disesuaikan dengan jumlah kirimanpos
yang akan diolah pada mata rantai SOP terima-sortir-antar-entri-arsip.
Sebagai
gambaran sederhana karyawan untuk sub proses terima dan sortir masuk lebih dulu
sampai selesai. Karyawan antar masuk untuk menerima hasil kiriman untuk diantar.
Karyawan entri dan arsip masuk setelah antaran selesai. Jumlah karyawan yang
masuk di sesuaikan dengan kebutuhan yang setiap hari tidak sama.
Kebijakan
sistem teknologi database track and trace
disempurnakan dengan dilakukan 2 kali input data pada saat sub proses
sortir selesai untuk pengawasan pencocokan penerimaan baik jumlah dan item per
item dan pada saat sub proses antar selesai untuk hasil kinerja antaran. Data
hasil antaran di simpan di kantor tujuan untuk kiriman lokal, untuk antar
kantorpos dalam satu wilayah dikirim dan disimpan di kantor wilayah, untuk
kantorpos antar wilayah dikirim dan
disimpan di kantor pusat.
Langkah kedepan apabila new system
selesai dari penyempurnaan sistem i-pos maka kiriman mulai dari kantor asal ke
kantor tujuan, kirimanpos tidak lagi disertai resi.
Kebijakan
modernisasi sarana kerja diarahkan agar terjadi cutting process yang berdampak efisiensi waktu dan sumber daya.
Sarana untuk sub proses sortir berupa rak sortir, meja pengantar dan balok
sortir titik antar harus diganti dengan rak sortir vertikal (vertical sorting frame) agar 3 tahap
sortir satu surat menjadi 1 tahap sortir sehingga terjadi penghematan 66%
waktu, sumber daya dan biaya.
Pada
saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan pembenahan infrastruktur supporting/ reporting berbasis teknologi di seluruh
mata rantai proses operasi (new system
i-pos yang disempurnakan).
Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses
selalu dan terima kasih.
Waalaikumsalam wr. wb.
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung
40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar