Bandung, 4 Juli 2010
Kepada,
Wakil Direktur Utama,
PT. Pos Indonesia Bandung 40000
Perihal: “ Kepala Kantorpos (Postmaster), apakah
ada di PT Pos Indonesia ? ” (institusi)
Assalammualaikum wr. wb,
Pertama-tama
saya doakan semoga bapak bapak direksi berada dalam keadaan sehat wal afiat tak
kurang suatu apa pun mengingat beban kerja yang cukup berat mewujudkan PT Pos
Indonesia yang handal agar menang dalam persaingan dan makmur untuk pemegang
saham, pemasok maupun karyawan yang bekerja didalamnya.
“Kepala
Kantorpos (Postmaster), apakah ada di PT Pos Indonesia?”. Secara
fakta ada, tapi dilihat dari sudut pandang manajemen tidak ada.
Yang
dimaksud dari sudut pandang manajemen tidak ada, adalah kondisi sekarang secara
umum jajaran kepala kantor terfokus melaksanakan fungsi A ( actuating
) yang seharusnya fungsi A dilakukan oleh bagian dalam struktur bersama dengan
jajarannya ( bawahan kepala kantor ). Akibatnya tugas mengelola kantor.( managing
= doing things by other people ) tidak ada yang melakukannya, sehingga 5
T ( cara kerja ) dan 5 R ( budaya kerja ) tidak berjalan dengan baik didalam
kantorpos tersebut. Seharusnya fungsi manajemen yang menonjol yang harus
dilakukan oleh seorang kepala kantor dari P-O-A-C adalah O ( organizing
) dan C (controlling) sedangkan P ( planning ) dan A ( actuating
) sangat kecil apabila kantorpos oleh Direksi diposisikan sebagai pelaksana
kebijakan.
Apa
itu 5 T dan 5 R?. 5 T adalah singkatan lima tertib (cara kerja) dan 5 R adalah
singkatan lima r yang terdiri dari ringkas-rapi-rawat- resik dan rajin (budaya
kerja) dengan penjelasan 5 T sebagai berikut :
- Tertib pelaksanaan yaitu seorang kepala kantor harus yakin bahwa setiap hari pelaksanaan kerja semua sistem sesuai SOP.
- Tertib pencatatan yaitu setiap hari catatan aktifitas (data dan informasi selain keuangan ) yang harus dibuat oleh semua bagian sesuai SOP sudah dikerjakan.
- Tertib pembukuan yaitu setiap hari catatan (data dan informasi keuangan) yang harus dibuat oleh semua bagian sesuai SOP sudah dikerjakan.
- Tertib pelaporan yaitu setiap hari pelaporan dari hasil pencatatan dan pembukuan telah diperiksa dan diketahui oleh atasan langsung dan pada saatnya dibuat pelaporannya secara berkala sesuai SOP.
- Tertib penyimpanan yaitu setiap hari pada akhir dinas semua pencatatan dan pembukuan ( berikut uang fisik ) dari masing masing bagian sudah di serahkan untuk diperiksa dan disimpan agar aman/tidak hilang/mudah dicari sesuai SOP.
Selanjutnya
untuk penjelasan 5 R dapat di tanyakan filosofinya pada sdr Agus E Putro dan
tim yang mencetuskan idenya karena konsep ini menekankan pada budaya kerja apa
yang harus ada dalam melakukan pekerjaan dinas setiap hari oleh semua
karyawanpos di PT Pos Indonesia.
Untuk
bisa mengelolanya
( manage ) setiap hari, kepala
kantor dibekali suatu SOP dan diberikan alat untuk memonitornya sebagai berikut
:
- Ketentuan setiap hari pada akhir dinas semua catatan aktifitas (data dan informasi) dan catatan pembukuan setelah diperiksa dan ditanda tangani oleh supervisor harus paling lambat keesokan hari naskah dan buku catatannya sudah berada di meja kepala kantor untuk “ diketahui ” oleh kepala kantor.
- Rencana kerja pemeriksaan periodik bulanan yang disusun sesuai SOP pemeriksaan periodik untuk memeriksa pelaksanaan jasa pelayanan semua bisnis apakah ada kendala dalam pelaksanaannya baik dari sisi sistem, manusia dan/atau sarana. ( dengan indikator pengukuran waktu, kapasitas dan biaya dibandingkan dengan volume)
- Rencana kerja pemeriksaan eksploitasi untuk setiap bagian/fungsi ( pemeriksaan lengkap ) sekali setahun untuk mengetahui apakah 5T dan 5R sudah berjalan sesuai SOP.
Sesuai
dengan perkembangan masa dimana pada saat itu belum ada perkembangan teknologi
dan produknya masih sangat sederhana maka untuk saat ini perlu adanya revisi
ketentuan/peraturan secara menyeluruh dan khususnya penerapan
teknologi untuk point pertama diatas yang disebut office information
yang dicanangkan. Dengan fokus mengelola kantor dan uraian pengawasan diatas
oleh kepala kantorpos, diharapkan peluang terjadi “kecurangan” dapat di minimalkan.
Tulisan
berikut : “ Penjadwalan ( rostering), salah satu alat peningkatan produktifitas
SDM, apakah ada? ”.
Demikian yang dapat saya sampaikan,
semoga bermanfaat, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.
Waalaikumsalam wr. wb.
Hormat
Saya,
Fakhri Umar
Tembusan :
Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar