pola operas (kiriman korporat)

Bandung, 25 April 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia Bandung 40000

Perihal  :  Saran dan masukan pola operasi ( kiriman korporat )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke-21 yaitu saran dan masukan proses operasi yang high quality low cost melalui 12 tahap untuk memenangkan persaingan kiriman korporat dalam rangka melipat gandakan pendapatan bagi perusahaan semoga ada manfaatnya.

                Secara umum perusahaan besar ( korporat ) dalam negosiasi bisnis selalu berupaya mendapatkan jaminan kualitas layanan yang terbaik dengan harga semurah murahnya dari penyedia jasa layanan kurir.

                Apabila PT Pos Indonesia sebagai salah satu penyedia jasa kurir tidak berupaya melakukan terobosan kearah peningkatan kualitas setinggi tingginya dengan biaya serendah rendahnya maka cepat atau lambat maka kiriman korporat akan diambil oleh para pesaing PT Pos Indonesia.

                Solusi untuk itu adalah melalui 12 tahapan proses operasi yang high quality low cost yang akan saya uraikan cara kerja proses dan dampaknya terhadap biaya, pengawasan, purna jual dan data informasi yang berguna bagi pelanggan kita dalam mengembangkan usahanya kedepan.

Secara umum kiriman dokumen dari perusahaan terdiri atas 2 (dua) kategori yaitu:

1. Essensial mail yaitu dokumen yang bentuknya, beratnya, ukurannya sama tapi isinya ( kontennya ) tidak sama untuk setiap nasabahnya contoh: billing telepon, billing kartu kredit. Besar uang tagihan untuk setiap pelanggan tidak sama.
2. Advertisement mail yaitu dokumen yang bentuknya, beratnya, ukurannya dan isinya ( kontennya ) sama untuk setiap nasabahnya contoh: brosur, pamphlet dan sebagainya.

                Kiriman yang tersebut diatas untuk pencetakannya dan pengirimannya mempergunakan data base pelanggan. Database pelanggan merupakan inti dari 12 tahapan operasi untuk proses operasi berbasis high quality low cost dimana oleh PT Pos Indonesia database diolah dan dikerjakan sebagai berikut :

1. Database pelanggan yang alamatnya lengkap dan jelas diolah dan dilengkapi dengan kodepos oleh kantorpos yang mendapatkan pelanggan tersebut.
2. Database yang sudah diolah dan dilengkapi oleh kodepos di kirim ke kantorpos (kprk) tujuan seluruh Indonesia melalui jaringan virtual. (melalui ftp atau file)
3. Database oleh masing masing kantorpos tujuan diverifikasi kembali alamat sialamat oleh mandor dan pengantar.
4. Alamat yang sudah diverifikasi disusun berdasarkan rute jalan antar dan titik jalan antar dengan memberi kode jalan antar dan kode titik antar oleh mandor dan pengantar.
5. Database yang sudah disusun oleh kantor tujuan dikembalikan kekantorpos  asal point 1 tersebut diatas jaringan virtual. (melalui ftp atau file)
6. Oleh kantorpos asal berbasis database yang sudah lengkap dan tersusun berbasis jalan antar dan titik antar yang diterima dari seluruh kantorpos  diserahkan kepada pelanggan agar dicetak sesuai dengan database.
7. Oleh perusahaan percetakan hasil cetakan sesuai urutan database diserahkan ke kantorpos asal dalam bentuk karton/kardus yang tersusun rapi.
8. Oleh kantorpos asal hasil cetakan diikat berdasar pola ikatan per jalanantar/ titikantar dan dibungkus dalam satu nampan atau kantong dengan alamat kantorpos tujuan.
9. Oleh kantorpos tujuan ikatan per jalanantar/titikantar diserahkan ke masing masing pengantar untuk diantar yang sebelumnya sudah mencetak resi dalam bentuk lembaran berisi 25 alamat sebagai bukti serah. (resi tidak dicetak dan dikirim oleh kantor asal tapi dicetak di kantor tujuan)
10. Antaran dilakukan sampai selesai dan setiap titik antar di tentukan koordinat rumah sialamat dengan mempergunakan GPS antaran agar dapat di petakan pada google map dan dibuat database kiriuman korporat berbasis pengantar.
11. Hasil antaran dimasukan dalam web site i-pos berbasis nomor kode pelanggan dari perusahaan yang mengirimkannya. Pemisahan i-pos retail dengan korporat.
12. Bukti serah diarsipkan sesuai dengan pola arsip per perusahaan/pelanggan

                Untuk essensial mail kiriman sudah dicetak dan dilengkapi nama dan alamat sipenerima sejak dari kantor asal, sedangkan untuk advertisement mail kiriman dilengkapi nama dan alamat sipenerima (labelling) dikantor tujuan, kantor tujuan menerima kiriman dalam bentuk bulk sesuai jumlah pelanggan yang ada di wilayah kantor tujuan.  

                Apabila pola diatas diterapkan maka dampak positif atas pola operasi, biaya, pengawasan, purna jual dan data informasi sebagai berikut :

1. Waktu masa olah dapat dipotong menjadi lebih singkat karena aktifitas P1-sebagian P2-sebagian P4-sortir D tidak dikerjakan lagi.
2. Biaya turun menjadi 50% sampai dengan 60%, margin tetap 100% dari tarif normal
3. Pengawasan besarnya tagihan kantor asal melalui kantor tujuan untuk menghindari terjadinya kebocoran/check and balance (tahapan ke-11). Zero defect bisa diraih karena gagal antaran dieliminir melalui tahapan ke-10 diatas yaitu peta jalanantar/titikantar setiap kali kiriman diterima dari pelanggan.
4. Purna jual berupa informasi tentang kiriman dapat cepat di akses baik berbasis virtual maupun fisik yang nantinya bisa di tawarkan bisnis baru yaitu mengelola arsip bukti serah kiriman yang bertalian.
5. Pelanggan mendapatkan informasi data sebaran pelanggan berbasis google map, dan selanjutnya dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan wilayah pemasaran yang efektif dan efisien.

                Pada saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan masalah dukungan barang pemakaian ( model dan barang pemakaian )untuk kelancaran proses operasi.

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.   Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Sekretaris Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000