laba korporat

Bandung, 8 April 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal  : Saran dan masukan masalah laba korporat

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke 19 ini yaitu masalah laba korporat (profit), kenapa setiap tahun tidak tercapai yang direncanakan dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) tahunan perusahaan semoga ada manfaatnya.

                Masukan ini coba menguraikan masalah laba korporat (profit) yang tidak pernah mencapai minimal 10% dari total realisasi pendapatan tahunan perusahaan apabila besarnya margin setiap produk yang dijual ditetapkan margin/laba antara 10% s/d 30% yang menurut penulis perlu dicari tahu kenapa (WHY) bisa terjadi dan bagaimana (HOW) cara mengendalikannya dan mencapainya.

                Berdasarkan catatan yang ada masalah laba korporat (profit) tidak pernah mencapai minimal 10% selama ini dan management tidak pernah dapat menjelaskan secara baik dan detail penyebab kenapa tidak tercapai dan tindakan apa yang harus  dilakukan di masa depan untuk menanggulanginya (sejarah berulang kembali).

                Dalam contoh uraian kali ini saya ambil data terakhir kinerja pendapatan, biaya dan laba (profit) tahun 2009. Data sementara pendapatan Rp.2,416 triliun, biaya Rp.2,351 triliun dan laba ( profit ) Rp.0,065 triliun sebagai bahan untuk menguraikan permasalahan laba perusahaan, dan tidak ada maksud penulis mendiskreditkan kinerja direksi existing, sekali kali tidak ada maksud tersebut.

                Dengan pendapatan Rp.2,416 triliun, laba ( profit ) seharusnya Rp.0,241 triliun (10%) bukan Rp.0,065 triliun  karena setiap produk dari semua produk yang ada marginnya diambil rata rata 10%, dari margin/profit setiap produk ditetapkan tidak sama berkisar antara 10% s/d 25%.

                Untuk menganalisis kenapa (WHY) margin/profit tidak tercapai maka menurut penulis sebagai berikut :

                Dari dokumen Rencana Kerja Anggaran ( RKA ) yang sudah ditetapkan, apakah RKA yang sudah ditetapkan menjadi dokumen pengawasan yang  secara berkala dilakukan evaluasi, apabila tidak maka peluang terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan RKA tidak terkendali sehingga rencana pendapatan, biaya dan laba yang sudah ditetapkan pada akhir tahun tidak akan pernah tercapai.( saran dan masukan saya mengenai pembenahan rencana kerja dan anggaran tulisan ke-1).

                Dari dokumen penetapan tarif dan tata cara menghitung harga pokok produksi, apakah harga pokok produksi sudah berbasis end to end process yaitu pola operasi berbasis mata rantai operasi C-P1-P2-T-P3-P4-D dengan pola (pattern) mail trip terpendek C-P1-P2-P3-P4-D (kiriman lokal dalam satu wilayah kantorpos pemeriksa/KSD/MPC)  dan pola (pattern) mail trip yang terpanjang C-T1-P2-T2-P1-P2-T3-P2-T4-P2-T5-P2-T6-P3-P4-T7-P3-T8-D (kiriman dari kpp ke kpp lainnya), sebagai dasar menghitung harga pokok produksi, apabila tidak maka kemungkinan ada biaya yang tak terhitung dengan cermat sehingga mengurangi margin/profit ( margin/profit termakan untuk menutupi cost per unit produk tersebut) dan apabila biaya melebihi tarif maka dampaknya margin/profit produk lain berkurang untuk mensubsidi kerugian biaya produk tersebut.

                Dari dokumen penetapan tarif dan tata cara menghitung harga pokok produksi yang sudah ditetapkan, apakah dokumen tersebut menjadi dokumen pengawasan yang  secara berkala pelaksanaannya dilakukan evaluasi, apabila tidak maka rencana pendapatan, biaya dan laba yang sudah ditetapkan pada akhir tahun tidak akan pernah tercapai.( saran dan masukan saya mengenai pembenahan tarif dan harga pokok produksi tulisan ke-18).

                Dari dokumen standarisasi beban kerja sdm (hasil pengukuran time and motion study) apakah menjadi dasar menghitung biaya sdm untuk setiap mata rantai proses, apabila tidak maka kemungkinan biaya sdm yang ditetapkan tidak sesuai dengan beban kerja yang distandarkan. Hasil implimentasi dianalisis secara berkala untuk mengukur apakah biaya per unit (cost per unit) sudah sesuai dengan realisasi produktifitas kerja jumlah produksi/jam. Kalau tidak kemungkinan ini penyebab kerugian dari sisi sumber daya manusia (sdm yang terlibat dalam proses inti maupun pendukung).

                Dari dokumen standarisasi beban kerja sarana (hasil pengukuran time and motion study) apakah menjadi dasar menghitung biaya sarana untuk setiap mata rantai proses, apabila tidak maka kemungkinan biaya sarana yang ditetapkan tidak sesuai dengan beban kerja yang distandarkan. Hasil implimentasi dianalisis secara berkala untuk mengukur apakah biaya per unit (cost per unit) sudah sesuai dengan standar utilisasi sarana kerja jumlah produksi/jam. Kalau tidak kemungkinan ini penyebab kerugian dari sisi biaya sarana (barang pemakaian dan barang inventaris).

                Dari dokumen dan data transportasi apakah biaya transportasi sudah dihitung seluruhnya sesuai dengan dokumen kontrak kerja dengan penyedia jasa angkutan berbasis ton /kilometric atau lumsum untuk setiap trayek ke setiap titik. Sebagai contoh teknis transportasi dari satu titik ke satu titik (kprk ke kpp bawahannya) kontrak satu bulan Rp.500.000,- satu bulan jumlah surat diangkut 1000 pucuk surat maka cost per unit transportasi Rp.500,-. kalau biaya hpp transportasinya cost per unit ditetapkan Rp.250,-/pucuk surat maka terdapat kerugian per bulan Rp. 250.000,- pertahun Rp. 3.000.000,- kalau seluruh kpp ada 4000 unit maka dapat di bayangkan kerugian korporat dari sisi transportasi setahun karena tidak cermatnya menghitung hpp. Dari mail trip terpanjang yang ada suatu surat minimal transportasinya 1 kali maksimal 8 kali baru sampai ke kantor tujuan (tulisan mengenai pembenahan transportasi tulisan ke-8).

                Apakah disetiap kantor informasi dan data produksi produk, jumlah pucuk, jumlah kantongpos dan berat kantongpos secara rinci untuk setiap segmen produksi tersedia dan akurat, kalau tidak ada maka analisis implimentasi tidak dapat dilakukan akibatnya penyebab kerugian tidak dapat terdeteksi secara rinci sehingga untuk mengambil keputusan dan solusi tidak ada ( tulisan mengenai pembenahan informasi dan data tulisan ke 14)

                Di kantor pusat, kantor wilayah dan kantorpos masalah kegiatan analisis laporan dan data sebagai salah satu pra syarat pelaksanaan fungsi pengawasan berkala kurang disentuh pembenahannya sehingga tidak heran kalau dalam rapat evaluasi lebih banyak ilmu pengetahuan, opini dan nalar yang berkembang sebagai dasar mengambil keputusan bukan berbasis hasil analisis dan speak by data sebagai acuan. Oleh sebab itu maka saya menyarankan agar masalah analisis laporan dan data harus segera dirumuskan dengan baik dan benar.

                Dari uraian di atas menurut saya dokumen dokumen tersebut harus menjadi dasar acuan untuk melakukan pengawasan dalam implimentasi rencana mencapai pendapatan dan mengendalikan biaya agar laba yang diharapkan tercapai, tata cara melakukan analisis berbasis laporan dan data yang akurat sebagai prasyarat bahan untuk rencana rapat evaluasi secara berkala baik ditingkat kantorpos, kantor wilayah dan kantor pusat.

                Pada saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan masalah mutu kenapasetiap tahun tidak dapat diminimalkan penyimpangannya (gerakan zero defect).

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih.  Waalaikumsalam wr. wb.

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Sekretaris Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000