pendukung operasi (data dan informasi)

Bandung, 16 Mei 2010

Kepada,

Wakil Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia Bandung 40000

Perihal : Saran dan masukan masalah pendukung operasi ( data dan informasi )

Assalammualaikum wr. wb,

                Pertama-tama saya ucapkan terima kasih atas perhatian bapak yang telah mau membaca saran dan masukan ke-23 ini semoga ada manfaatnya.

                Dalam perusahaan yang besar seperti PT Pos Indonesia wajib mempunyai data produksi yang cukup dan akurat karena punya nilai sangat strategis untuk menyusun suatu perencanaan, suatu pengendalian, suatu evaluasi berkala dan suatu pengambil keputusan baik jangka pendek ( RKA ), maupun jangka panjang untuk mengetahui apakah jalannya perusahaan sudah sesuai dengan visi, misi dan strategi operasi perusahaan.

                Pertanyaannya, apakah penyusunan suatu rencana, pengendalian suatu rencana, evaluasi berkala berjalannya suatu rencana dan pengambilan keputusan atas suatu hasil evaluasi sudahkah berbasis data (speak by data)?

                Kalau sudah bagus karena sudah mengikuti kaidah ilmu pengetahuan, kalau belum pertanyaannya kenapa?

                PT Pos Indonesia adalah suatu perusahaan yang sudah cukup tua usianya, sejak zaman VOC sudah ada kalau dibilang tidak punya data keterlaluan, tapi kalau didalami banyak sekali data tersedia dalam bentuk catatan harian dan laporan, tapi apakah semua data itu dimanfaatkan, apakah semua data itu diperlukan saat ini, perlu dipertanyakan karena sudah cukup lama kebijakan pengumpulan data yang ada baik kebijakan mengenai pengumpulan data yang lama maupun kebijakan mengenai pengumpulan data yang baru baik pencatatannya maupun pelaporannya belum pernah di revisi. ( bertambah iya, penghapusan tidak ada).

                Kalau dibuat check list mengenai sistem pelaporan perposan (semua sistem : bisnis, operasi, sdm, teknologi, sarana, keuangan) jumlahnya ratusan, khusus dalam tulisan kali ini saya akan fokus memberikan masukan mengenai data dan laporan apa yang harus ada dalam mata rantai proses operasi kedepan agar efektif dan efisien, bukan membahas laporan eksisting yang ada.

Data dan laporan yang harus ada dalam mata rantai operasi C-P1-P2-T-P3-P4-D dan I-Pos sebagai berikut :

1. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas penerimaan/pengumpulan (collecting) baik kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah pucuk kiriman/transaksi yang diterima dalam buku catatan harian produksi. Kiriman dikelompokan berdasar tingkat layanan yaitu lokal, standar, atau prioritas. Kiriman korporat dicatat perkorporat. Data gunanya untuk mengetahui pertumbuhan/penurunan produksi baik pasar retail maupun pasar korporat, untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen collecting.
2. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas pengolahan1 (prosessing1 outgoing) baik kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah pucuk kiriman yang diolah dan ditutup dalam buku catatan harian produksi berbasis perkantorpos. Data gunanya untuk mengetahui sebaran perkantorpos tujuan, untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen prosessing1.
3. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas pengolahan2 (prosessing2 outgoing) kantongpos kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah dan berat kantong pos yang diolah dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk mengetahui sebaran perkantorpos tujuan, untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen prosessing2.
4. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas bongkar/muat di bagian angkutan (transporting) baik kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah dan berat kantongpos yang dimuat maupun yang di bongkar per trayek angkutan dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk mengetahui sebaran pertrayek/perkantorpos tujuan, untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan hpp segmen transporting.
5. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas pengolahan3 (prosessing3 incoming) kantongpos kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah dan berat kantong pos yang diterima dan yang akan dibuka dikantor sendiri/tujuan dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen prosessing3.
6. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas pengolahan4 (prosessing4 incoming) baik kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah pucuk kiriman hasil dari pembukaan kantongpos dan yang akan diantar dikantor sendiri/tujuan dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen prosessing4.
7. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas antaran baik kiriman terbukukan maupun tidak terbukukan harus mencatat jumlah pucuk kiriman yang disortir, jumlah titik antar (delivering) dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen antaran.
8. Pada akhir dinas setiap petugas yang melakukan aktifitas entri I-Pos untuk kiriman terbukukan harus mencatat jumlah pucuk kiriman yang berhasil diantar, yang memenuhi wtkp/swp, yang tidak memenuhi wtkp/swp dalam buku catatan harian produksi. Data gunanya untuk menguji waktu (kecepatan), menghitung dan mengatur kapasitas sdm dan sarana, menguji penghitungan  hpp segmen I-Pos.
9. Pada segmen prosessing3 harus di catat jumlah salah salur, pada prosessing4 jumlah salah sortir, pada antaran jumlah salah terima dalam buku catatan harian mutu. Gunanya untuk mengukur ketepatan.
10. Pada semua segmen harus di catat jumlah kiriman yang kurang diterima, yang berlebih diterima, yang rusak dan yang hilang, dalam buku catatan harian mutu. Gunanya untuk mengukur keamanan.

Data dan laporan yang sudah tercatat dalam buku catatan harian produksi pada mata rantai operasi C-P1-P2-T-P3-P4-D dan I-Pos selanjutnya dikerjakan sebagai berikut:

1. Data produksi dikompilasi dan dianalisis berbasis system I-Pos ( I-Pos harus direvisi ditambah dengan MIS=management information system) untuk tingkat kprk sedangkan hasil kpc dikirim secara manual memakai model S7a/b, S-8 nanti digabung dan dikompilasi di kprk. (hasilnya bandingkan dengan RKA kprk).
2. Data dan laporan produksi dikirim ke Wilayah untuk dianalisis dan dikompilasi, lalu hasil kompilasi data dan laporan kprk sewilayah berikut hasil analisisnya menjadi data dan laporan wilayah. (hasilnya bandingkan dengan RKA wilayah).
3. Data dan laporan produksi berikut hasil analisis wilayah dikirim ke Pusat untuk dianalisis dan dikompilasi, lalu hasil kompilasi data dan laporan seluruh wilayah berikut hasil analisisnya menjadi data dan laporan korporat. (hasilnya bandingkan dengan RKA korporat).
4. Data dan laporan mutu juga sama seperti data dan laporan produksi cuma untuk model tegurannya ke kantor asal dipakai model sebagai berikut :

a.       Untuk salah sortir, salah salur dan salah terima memakai model I 6 untuk indoor proses ( collecting, prosessing, delivery dan i-pos ).

b.      Untuk lebih diterima, kurang diterima, rusak dan hilang model P 6 untuk indoor proses ( collecting, prosessing, delivery dan i-pos ).

c.       Untuk lebih diterima, kurang diterima, rusak dan hilang model P 6a untuk       outdoor proses ( transporting ).

                Tentu dengan perubahan ini maka semua aturan mengenai pengumpulan, pencatatan, pelaporan, pengiriman dan pengarsipan ditata ulang mulai dari kebijakan, standar operasi prosedur, instruksi kerja agar setiap karyawan PT Pos Indonesia tahu peran yang arus dikerjakannya untuk lancarnya pelaksanaan aturan data dan pelaporan.

                Pada saran dan masukan berikutnya akan saya uraikan apa itu proyek pembenahan operasi ( team ad hoc ppo = proyek pembenahan operasi ).

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu dan terima kasih. Waalaikumsalam wr. wb,

                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Marketing and Bisnis Development, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Mail and Operation, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Umum, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Teknologi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Sekretaris Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Ketua Tim Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000