Berbagi pengetahuan dan pengalaman II (kebijakan sdm)

Bandung, 25 Desember 2011

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman II (kebijakan sdm)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-61 ini saya akan coba bertukar pikiran dengan Direksi mengenai pendidikan dan pelatihan.

                Setiap perusahaan besar baik yang menghasilkan barang maupun jasa pasti punya perencanaan untuk meningkatkan kompetensi karyawannya melalui jenjang pendidikan maupun pelatihan.

                Lamanya waktu yang diperlukan untuk pendidikan maupun pelatihan sangat di tentukan oleh jumlah materi yang akan disampaikan pada peserta, biasanya pendidikan lebih lama jangka waktunya daripada pelatihan. Contoh umum: perguruan tinggi 3 s/d 5 tahun, sedangkan untuk pelatihan biasanya di bawah 1 tahun.

                Khusus untuk tulisan kali ini saya akan sampaikan masalah pendidikan dan pelatihan, berangkat dari pengetahuan dan pengalaman saya selama mengikuti pendidikan tinggi pos selama 3,5 tahun angkatan 1976-1980 dan selama bekerja 30 tahun.

                Pada tahun 1976 saat saya ikut pendidikan tinggi jangka waktunya 3 tahun + 6 bulan menyusun kertas kerja. Kenapa begitu lama karena jumlah materi pos ( ilmu pos ) untuk sistem operasi, sistem sdm, sistem sarana, sistem keuangan, sistem jasa layanan baik milik sendiri maupun milik perusahaan lain hasil kerjasama, harus dipelajari secara rinci prosesnya (end to end services). Waktu yang dibutuhkan menyelesaikan seluruh materi 3 tahun, kecuali sistem jasa layanan milik perusahaan lain hasil kerjasama, rata rata 6 bulan (1 semester) untuk setiap jasa layanan.

                Jumlah materi pengetahuan umum ( ilmu umum ) yang diberikan adalah ilmu untuk beberapa mata kuliah seperti statistik, hukum, sosiologi, psikologi, dan sebagainya, berupa pengantar ilmu dasar melengkapi materi pos sesuai kebutuhan. Waktu yang dialokasikan rata rata 6 bulan (1 semester) untuk setiap mata kuliah.

                Khusus untuk ilmu manajemen (management) diberi lengkap selama 3 tahun karena fungsi fungsi manajemen harus dikuasai setiap lulusan karena akan menduduki jabatan struktural.

                Kenapa materi pos memakan waktu begitu lama dan sangat detail diajarkan (sangat teknis)? Jawabannya adalah sebagai berikut:

1. Karena akan ditempatkan di kantorpos selama lebih kurang 10 tahun sebagai supervisor maupun kepala kantorpos dalam mengelola bagian atau kantor (How to manage the work).
2. Karena diharap dapat melakukan pengawasan dengan baik berbasis SOP sehingga penyimpangan dan penyelewengan dapat diminimalkan.
3. Karena diharapkan melatih dan membimbing bawahannya yaitu para pelaksana bekerja sesuai SOP sehingga para pelaksana baik pegawai baru maupun pegawai lama pelatihan dan peningkatan kompetensi mereka menjadi tanggung jawab para supervisor (How to do the work dengan pola pelatihan learning by doing).
4. Karena diharapkan dalam waktu 10 tahun ilmu yang diperoleh pada saat pendidikan dan pengalaman yang didapat (learning organization) selama bekerja di lapangan akan menjadi dasar bekerja di kantor divisi regional (divre) selama 10 tahun berikutnya, dan terakhir 10 tahun berikutnya di kantor pusat.

Kenapa pengetahuan umum ( ilmu umum ) waktunya begitu pendek (1 atau 2 semester) hanya pengantar dasar dasar ilmu pengetahuan ? Jawabannya adalah sebagai berikut:

1. Karena pekerjaan yang menonjol adalah pekerjaan teknis perposan sedang ilmu umum sifatnya mendukung bagi supervisor maupun kepala kantor dalam mengelolah sumber daya (sdm, sarana, keuangan/biaya) agar efektif dan efisien di kantorpos.
2. Karena kantorpos  sebagai pelaksana rencana kerja anggaran dan kebijakan, bukan penyusun rencana kerja anggaran maupun penyusun kebijakan. ( ilmu manajemen yang menonjol adalah organizing and actuating)
3. Penyusun rencana kerja anggaran ada di kantor divisi regional dan penyusunan kebijakan ada di kantor pusat (ilmu manajemen yang menonjol adalah planning and controlling)
4. Sesuai dengan pola mutasi yang terjadi untuk setiap lulusan di setiap kelas kantor baik sebagai supervisor maupun kepala kantorpos di adakan pelatihan penjenjangan untuk karir.
5. Untuk ilmu umum ditingkat lagi dalam bentuk pelatihan spesialisasi secara berkala untuk setiap lulusan pada saat mutasi yang bersangkutan ke kantor divisi regional maupun ke kantor pusat sesuai kebutuhan bidang yang ditempati, sedang pendidikan tidak di adakan lagi.

                Menurut saya kebijakan pola pendidikan dan pelatihan yang ada saat ini perlu ditata/ditinjau kembali baik dari sisi materi pos maupun jumlah jam latihan karena supervisor  yang ada di lapangan (kantorpos) saat ini kompetensinya untuk mengelola pekerjaan (How to manage the work) sangat kurang, sehingga berakbat terjadi peningkatan penyimpangan dan penyelewengan di kantorpos2.

                Mengenai pengajar materi pos, dulu pengajarnya rata rata masa kerjanya diatas 10 tahun di kantorpos dan diseleksi dengan ketat pengetahuan dan pengalaman perposannya. Saat ini kriteria ini kurang diperhatikan yang menonjol adalah yang punya gelar kesarjanaan

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Terima Kasih.

Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000