Berbagi pengetahuan dan pengalaman V ( budaya )

Bandung, 15 Januari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman V ( budaya )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-64 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai budaya/kebiasaan yang perlu dikembangkan dalam rangka transformasi di PT Pos Indonesia.

                Persoalan budaya/kebiasaan merupakan persoalan yang ada dalam setiap perusahaan tidak terkecuali di PT Pos Indonesia yang sudah berusia 265 tahun pada tahun 2011. Budaya/Kebiasaan Perusahaan yang ditetapkan menggambarkan perilaku karyawan/ti yang ada dalam perusahaan itu dalam melayani stakeholder.

Budaya/Kebiasaan Perusahaan tidak hanya berlaku bagi karyawan/ti pelaksana saja tapi juga pimpinan tertinggi sampai yang ter rendah dalam struktur organisasi perusahaan, baik yang berada di kantor pusat, kantor divisi regional dan kantorpos kantorpos operasional yang berada di lapangan.

Seiring dengan perjalanan sejarah dan perubahan lingkungan ( 4 changes ) maka budaya/kebiasaan perusahaan juga mengalami perubahan, yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat di hapuskan dan hal baru di tambahkan.

                Mengingat bahwa sampai saat ini budaya patrianalistik masih kental, bawahan masih melihat dan meniru perilaku atasannya maka keteladan dari atasan menjadi acuan berhasil tidaknya budaya/kebiasaan perusahaan berjalan dengan baik. Perilaku pimpinan tidak boleh salah dalam kesehariannya, antara perkataan dan perbuatan harus sama dan sesuai.

                Dalam tulisan kali ini saya akan menyampaikan beberapa pendapat saya tentang budaya/kebiasaan yang perlu dikembangkan hasil 30 tahun keberadaan saya di PT Pos Indonesia dalam bentuk pointer pointer sebagai berikut:

Ketaatan terhadap aturan

                Ketaatan terhadap aturan saat ini sangat crusial karena hampir semua lini pimpinan maupun pelaksana di dalam perusahaan baik disadari maupun tidak, baik aturan sederhana sampai yang penting, tidak ditaati alias di langgar.

Contoh;  yang sederhana, jam masuk kantor, sampai dengan yang strategis, pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran/RKA yang sudah disetujui tidak ditaati.

Pengambilan keputusan

                Hampir setiap kali rapat terhadap masalah yang terjadi dalam perusahaan hasil akhir rapat tidak ada keputusan, kalau ada tidak disusun dalam bentuk kaidah perencanaan yang baik untuk pelaksanaannya dan lemah dalam pengawalannya sehingga wajar kalau permasalahan yang ada tidak kunjung selesai sepanjang masa.

Contoh; permasalahan pendataan dan pembuatan informasi produksi yang sampai saat ini hanya menjadi wacana tapi tidak selesai

Budaya Pembiaran

                Kesalahan, pelanggaran oleh karyawan/ti tidak dilakukan tindakan kuratif mulai dari peringatan, teguran, pemberian sanksi sampai hukuman disiplin baik sesame karyawan/ti secara horizontal maupun secara vertikal. Wajar kalau visi, misi, strategi, kebijakan maupun SOP tidak tercapai dan berjalan sebagaimana mestinya.

Contoh;  yang sederhana, pakaian seragam, sampai dengan yang strategis, mutasi pegawai

Budaya Melihat, Mendengar dan Bertanya

                Budaya ini wujud dari penerapan budaya kapan seorang pemimpin berada dibelakang. Lebih lebih budaya ini dipergunakan pada saat kunjungan kerja ke lapangan/kantorpos. Dengan budaya ini seorang pemimpin mendapatkan masukan dalam rangka pengambilan keputusan perubahan kedepan.

                Dalam budaya ini maka seorang pimpinan selalu bertanya tentang apa yang dilihat apa yang didengar dengan pertanyaan “kenapa/why” dan “Bagaimana/How” 

Menurut penelitian 20% keputusan mutu dibuat di Kantor Pusat, sedangkan 80% keputusan mutu di dapat dan dikembangkan oleh para pimpinan di lapangan ( total quality management ) melalui total quality circle

                Budaya Mengolah dan Menganalisis

                Budaya mengolah dan menganalisis sangat penting dikembangkan karena perusahaan kita adalah perusahaan jasa layanan yang pengaturannya sangat tergantung kepada kunjungan pelanggan setiap hari.

Budaya ini sangat penting di kembangkan dalam rangka analisis waktu, kapasitas, biaya dengan volume setiap hari agar terjadi proses operasi yang cost effective dan cost efficien.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Tulisan ini dalam rangka memperkaya secara teknis kebiasaan yang diperlukan dalam rangka implementasi budaya perusahaan “CINTA POS”. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000