Bandung, 21 April 2012
Kepada,
Direktur Ritel dan Properti,
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman seri XIX (
organisasi retail )
Assalam mualaikum wr. wb.
Untuk tulisan
ke-79 ini saya akan coba memberikan saran dan masukan perihal organisasi tingkat
pelaksana teknis operasi yang telah disusun dan ditetapkan menjadi
KD 17 mengenai organisasi tingkat area dan tingkat pelaksana teknis.
Yang saya maksud
dengan organisasi tingkat pelaksana teknis yang akan dibahas adalah organsasi
dibawa Direktorat Retail dan Properti ditingkat pelaksana teknis, yaitu Kantorpos
dengan mengurai masalah institusi, struktur dan tupoksi
Institusi
Untuk tingkat
pelaksana teknis, kantorpos dibagi menjadi 5 tipe yaitu tipe A sampai dengan E.
Untuk kantorpos cabang ( kantorpos tambahan dan kantorpos pembantu nama lama )
ada 2 tipe yaitu tipe F dan G. Menurut saya sudah tepat satu jenis institusi
yaitu Kantorpos karena proses bisnisnya sama. Adapun di tetapkan
beberapa tipe sudah tepat karena masalah beban kerja yang tidak sama.
Saran saya untuk institusi hanya proses berikut yaitu mempersiapkan
alat (tools) untuk menghitung beban
kerja ( standarisasi beban kerja ) sebagai tindak lanjut yang harus di
persiapkan agar setiap kantorpos dapat ditetapkan tipe Kantorposnya.
Untuk itu kebijakan dan prosedur menghitung beban
kerja segera di buat karena aturan main yang ada sekarang sudah ketinggalan
masa (out of date) dan harus
disempurnakan oleh pejabat struktural kantor pusat yang ada di Direktorat
Retail dan Properti.
Mengingat bahwa setiap Direktorat mempunyai organisasi
tingkat pelaksana teknis dan proses bisnisnya sama maka alangkah baik kalau pembuatan
aturan kebijakan dan prosedur di susun ulang oleh satu bagian di kantor pusat untuk
semua organisasi tingkat pelaksana teknis untuk semua direktorat misalnya
bagian CMO (change management office)
Struktural
Kotak struktural
yang ada dalam organisasi Kantorpos tipe A sampai tipe E yang terdiri dari 11
kotak struktur untuk tipe A, tipe B 9 kotak struktur, tipe C 8 kotak struktur,
tipe D 7 kotak struktur, tipe E 5 kotak struktur
Sebagai contoh saya ambil yang
terbesar yaitu Kantorpos tipe A dengan struktur sebagai berikut:
1. Kepala Kantorpos
2. Wakil Kepala Kantorpos
3. Bagian Pelayanan
loket
4. Bagian Giro dan
Penyaluran dana
5. Bagian Supervisi
Pelayanan Pelanggan
6. Bagian Pengawasan
Pelayanan Luar dan Agenpos
7. Bagian Keuangan
dan BPM
8. Bagian Pos Mart
dan Filateli
9. Bagian Audit dan
Manajemen Resiko
10. Bagian Program
Kemitraan dan Bina lingkungan Daerah
11. Bagian Properti
dan Sarana
Saran dan masukan untuk kotak struktur
Untuk
struktur Kepala Kantorpos dan Wakil Kepala Kantorpos dapat digabung karena
proses bisnisnya sama atau berdiri sendiri tergantung hasil hitungan beban
kerja.
Untuk
Bagian Pelayanan Loket dan Bagian Giro/Penyaluran Dana dapat digabung menjadi satu karena proses
bisnisnya sama dan menyangkut pengawasan transaksi antara pegawai loket dengan
pelanggan ( Bagian Pengawasan Transaksi )
Untuk
Bagian Keuangan dan BPM dan Bagian Filateli dapat digabung menjadi satu karena
proses bisnisnya sama
Untuk
Bagian Properti dan Sarana dan Bagian Post Mart dapat digabung menjadi satu
karena proses bisnisnya sama. Penggabungan ini bisa dilakukan apabila yang
dimaksud Posmart itu usahanya dilakukan pihak luar, PT Pos Indonesia hanya menyediakan
bangunan untuk disewakan.
Untuk Bagian Audit dan Manajemen Resiko dapat
berdiri sendiri atau hanya sebagai fungsi di bawa Kepala Kantorpos tergantung
hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos tipe kecil.
Untuk
Bagian Supervisi Pelayanan Pelanggan dapat digabungkan dengan Bagian Pelayanan
Loket tergantung hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos tipe kecil
Untuk
Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan Daerah dapat digabungkan dengan
Bagian Properti dan Sarana tergantung hasil hitungan beban kerja untuk Kantorpos
tipe kecil
Prinsip
yang harus dipegang dalam penggabungan adalah kotak struktural bisa bertambah
atau berkurang tergantung hitungan beban kerja, yang tidak boleh hilang dari
penggabungan tersebut adalah aktifitas proses bisnis yang harus ada di semua
tipe dari tipe A sampai tipe G.
Tugas Pokok dan Fungsi ( Tupoksi )
Tugas pokok dan fungsi ( tupoksi
) yang ada pada semua struktur di tingkat pelaksana teknis yang diuraikan dalam
KD 17 sangat panjang, tidak sistematis dan kurang tepat, saran dan masukan saya
sebagai berikut:
Untuk menyusun tupoksi maka
dokumen sumbernya adalah Keputusan Direksi-Surat Edaran-Instruksi Kerja yang
berisi seluruh kebijakan dan prosedur kerja berikut petunjuk pelaksana/petunjuk
teknis .
Dokumen
sumber dari Keputusan Direksi - Surat Edaran – Instruksi Kerja yang berisi
seluruh kebijakan dan prosedur kerja berikut petunjuk pelaksana/petunjuk teknis
berasal dari penjabaran peta aktifitas proses bisnis dalam
bentuk bab-pasal-ayat-alinea-kalimat-kata.
Oleh
sebab itu maka dalam tulisan saya mengenai penataan ulang aturan perlu
dilakukan saat ini mengingat banyaknya aturan yang dikeluarkan yang tidak
terintergrasi, tumpang tindih, duplikasi, tidak sistematis sehingga kalau kita
mau ambil tupoksi dari KD-SE-IK agak kesulitan.
Penataan
aturan dimulai dasarnya dari Buku Peraturan Dinas I sampai dengan VI, Bendel B,
dan sebagainya, dengan pola yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat
disempurnakan, yang tidak tepat dihapus dan yang tidak ada ditambahkan
Dengan
hasil penataan tersebut maka penyusunan tupoksi akan sangat sederhana uraian
fungsi cukup 1 nomor, uraian tugas pokok cukup 1 sampai 3 nomor, tidak seperti
sekarang sampai banyak sekali uraiannya baik fungsi maupun tugas pokok. Pada
hakikatnya untuk tingkat operasional teknis fungsi dan tugasnya menjalankan
sebagian besar kebijakan dan prosedur kerja.
Memang
merancang dan menyusun organisasi tidak bisa sekali jadi diperlukan tahapan
penyempurnaan dan pengawalan dari bagian yang ditugaskan tapi yang penting
adalah komitmen semua pihak untuk taat menjalankan keputusan yang telah diambil
oleh pimpinan dan masing masing pejabat segera melakukan change management
terhadap dirinya baik dalam hal kompetensi, kemauan untuk berubah dan perilaku
kalau ingin berhasil program restrukrisasi organisasi
Catatan Business Process
3.0
Market and Sell Products and Services
3.1 Develop
marketing, distribution, and channel strategy
3.1.3 Define offering and
positioning
3.1.4 Define and
manage channel strategy
3.4
Manage sales partners and alliances
Demikian saran dan masukan yang
dapat saya sampaikan semoga bermanfaat.
Wassalam mualaikum wr. wb.
Hormat saya
Fakhri Umar
Tembusan:
Direktur
Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Wakil Direktur Utama, PT. Pos
Indonesia, Bandung 40000
Direktur
Surat dan Paket, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar