Laporan Peg-17 dan kartu pegawai Peg-12, artinya apa ? ( system )

Bandung, 30 Oktober 2011

Kepada,

Direktur SDM dan Sarana,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Laporan Peg-17 dan kartu pegawai Peg-12, artinya apa ? ( system )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-54 ini akan saya coba menguraikan makna dari Laporan Peg-17 dan kartu pegawai Peg-12, serta terkaitan antara kedua formulir/model kepegawaian tersebut sebagai pengetahuan dan pengalaman saya waktu menjabat Kepala Bagian Kepegawaian di Kantor Daerah Pos V,  yang berkedudukan di Padang tahun 1993-1994.

Laporan Peg-17

                Laporan Peg-17 adalah laporan bulanan yang harus di buat oleh setiap institusi ( kantorpos tingkat operasional, kantor wilayah untuk tingkat wilayah ( selain merekapitulasi Peg-17 seluruh kantorpos tingkat operasional ), kantor pusat untuk tingkat pusat ( selain merekapitulasi Peg-17 seluruh kantor  wilayah ).

                Laporan Peg-17 di buat setiap bulan untuk bulan yang lalu dan paling lambat pada tanggal 5 awal bulan berikut sudah harus terkirim secara hierachi ke kantor wilayah, dan ke kantor pusat. Laporan ini di butuhkan oleh kantorpos, kantor wilayah dan kantor pusat untuk bahan evaluasi untuk melaksanakan plan-do check-action/total quality control (p-d-c-a/tqc) mengenai masalah SDM (kemampuan-kemauan-kapasitas).

                Laporan Peg-17 merupakan singkatan dan bermakna 17 hal data/informasi mengenai kepegawaian yang di laporkan yang saat sekarang hanya tinggal 15 hal yang dilaporkan.

Saran untuk laporan Peg-17

1. Laporan Peg-17 perlu di tinjau dan di tata ulang lagi sesuai kebutuhan dengan prinsip continius improvement  prinsip ke-1 ( yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat di hapus ) karena menurut saya tidak semua system yang di buat oleh pendahulu kita ( senior kita ) tidak sesuai sama sekali. Prinsip ke-2 menambahkan dan mengurangi data/informasi yang diperlukan/tidak diperlukan.
2. Laporan Peg-17 di jadikan laporan induk kepegawaian, artinya kondisi sekarang banyak laporan yang di minta oleh bagian bagian di Direktorat Kepegawaian dan Sarana baik kantor pusat, kantor wilayah dengan model model tersendiri. Kedepan ditata ulang sesuai kebutuhan dan di tambahkan menjadi satu dalam laporan Peg-17.
3. Laporan Peg-17 isinya minimal disesuaikan dengan kebutuhan Kartu Pegawai Peg-12, surat/surat keputusan yang selama ini di kirim terlepas/tersendiri kedepan dikirim sebagai lampiran Peg-17 dalam satu bendel untuk selanjutnya akan di simpan kedalam Berkas Pegawai (bendel kepegawaian) di masing masing kantorpos, kantor wilayah, dan kantor pusat.
4. Laporan Peg-17 tanggal pembuatannya di atur kembali dengan usulan paling lambat tanggal 20 setiap bulan untuk laporan bulan sebelumnya. karena laporan keuangan paling lambat tanggal 5, laporan bisnis paling lambat tanggal 10, laporan operasi paling lambat tanggal 15, laporan sarana paling lambat tanggal 25, laporan teknologi paling lambat tanggal 30 agar sdm yang diperlukan untuk menangani laporan yang di perlukan efektif dan efisien.
5. Laporan Peg-17 masih belum/kurang tajam analisanya di tingkat kantorpos, kantor wilayah, dan kantor pusat karena menurut saya apabila ada 17 hal yang di laporkan maka akan terdapat maksimal 289 kemungkinan hasil analisa (teori probabitas), kalau itu dilakukan maka beban kerja analisa dan pengambilan keputusan akan tersebar secara merata di setiap tingkat institusi.
6. Untuk tingkat pusat laporan harus di buat oleh masing masing Direktorat yang sekarang tidak jelas siapa yang membuat laporan bulanannya.

Kartu Pegawai Peg-12

                Kartu Pegawai Peg-12 adalah kartu tempat mencatat semua hal yang terkait dengan seorang pegawai di suatu institusi. Data dan informasi yang terkait dengan pegawai tersebut dalam bentuk surat/surat keputusan tertulis harus disimpan dalam bentuk hardcopy di dalam bendel kepegawaian

                Kartu Pegawai Peg-12 di isi setiap kali apabila ada perubahan terjadi pada setiap pegawai berdasarkan laporan Peg-17 bulanan yang diterima baik ditingkat kantorpos, kantor wilayah, kantor pusat berbasis p-d-c-a (plan-do-check-action).

                Kartu Pegawai Peg-12 merupakan singkatan dan bermakna 12 hal data/informasi mengenai kepegawaian yang di catat dalam kartu tersebut sesuai laporan dari Peg-17.

Saran untuk laporan Peg-12

1. Laporan Peg-12 perlu di tinjau dan di tata ulang lagi sesuai kebutuhan dengan prinsip continius improvement  prinsip ke-1 ( yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan, yang tidak tepat di hapus ) karena menurut saya tidak semua system yang di buat oleh pendahulu kita ( senior kita ) tidak sesuai sama sekali. Prinsip ke-2 menambahkan dan mengurangi data/informasi yang diperlukan/tidak diperlukan.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat, sukses selalu dan PT Pos Indonesia makin berkibar, Direksi diberi kesehatan, kemauan keras dan kesatuan berpikir untuk dapat melaksanakan tugas yang cukup berat membenahi PT Pos Indonesia yang sama sama kita cintai. Terima Kasih,

Wassalam mualaikum wr. Wr.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

ISI peg-17 dan PEG-12 EXSISTING

Laporan Peg-17

1. Mutasi tidak hadir
2. Mutasi pegawai
3. Mutasi jabatan
4. Mutasi keluarga
5. Mutasi pernikahan
6. Mutasi keluarga berencana
7. Pegawai yang detasir
8. Tenaga kontrak karya
9. Susunan pegawai ( suspeg ) dan isi susunan pegawai ( isuspeg )
10. Rekapitulasi suspeg dan isuspeg
11. Pegawai yang tidak aktif
12. Jumlah pegawai berdasarkan pendidikan Pegawai yang derdinas di loket dan yang melakukan tugas antaran
13. Rekapitulasi
14. Komposisi sumberdaya manusia berdasarkan posisi jabatan

Kartu Pegawai Peg-12

1. Data pegawai
2. Susunan keluarga
3. Pengangkatan/perubahan pangkat dan gaji
4. Masa tidak hadir yang diatur dengan surat/surat keputusan
5. Masa tidak hadir yang tidak diatur dengan surat/surat keputusan
6. Penghargaan
7. Hukuman jabatan
8. Pemindahan
9. Mutasi jabatan
10. Nilai inspeksi
11. Penugasan dalam team/panitia/badan badan resmi
12. Lain lain