Data produksi suratpos dan paketpos, apakah masih didata di PT Pos Indonesia ?

Bandung, 13 Nopember 2011

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Data produksi suratpos dan paketpos,  apakah masih didata di PT Pos Indonesia ?

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-56 ini akan saya angkat permasalahan, Data produksi suratpos dan paketpos,  apakah masih didata di PT Pos Indonesia ?

Struktur Organisasi

Direktorat Jasa Keuangan dan Teknologi

                Dalam struktur organisasi sekarang keberadaan aktivitas pendataan produksi suratpos dan paketpos sebagai berikut:

1. Data produksi suratpos dan paketpos,  apakah masih didata di PT Pos Indonesia ?
2. Jawabannya masih,  aktivitas pendataan dilakukan oleh Direktorat Jasa Keuangan dan Teknologi, cq. Unit Pengendalian Teknologi, cq. Bagian Data Center, yang kita sebut pendataan S-8
3. Pertanyaan selanjutnya, koq ada di struktur Direktorat Jasa Keuangan dan Teknologi ?
4. Jawabannya karena pendataannya sudah diubah dari manual ke sistem berbasis teknologi maka pengendalian implementasi pelaksanaan sistem teknologi perangkat lunaknya/software dilakukan secara rutin dibagian ini. Sekali lagi ini baru dugaan saya, harus dicek tupoksi bagian tersebut.
5. Kalau begitu siapa yang mengawasi input dari seluruh kantorpos, kompilasi dari kantor divisi regional dan kebenaran/validasi data produksi tersebut ?
6. Jawabannya tidak jelas, dan tidak mungkin bagian teknologi, kalau pun ya karena tupoksinya ada, kayaknya tidak tepat.
7. Khusus data jasa keuangan dilakukan oleh bagian tersendiri ( help desk jasa keuangan ).
8. Apakah data dan informasi sudah sesuai dengan yang dibutuhkan saat ini ? Masih tanda tanya.

Direktorat Operasi Suratpos dan Logistik

1. Pertanyaannya, apakah Direktorat ini  perlu data produksi suratpos dan paketpos ?
2. Jawabannya ya, untuk menganalisis waktu, kapasitas dan biaya dikaitkan dengan harga pokok produksi/hpp setiap produk dalam mata rantai kelompok proses  ( Poi-Pob-T-Pib-Pii-D ).
3. Pertanyaan selanjutnya, kalau jawabannya seperti tersebut diatas berarti  yang mengawasi input dari seluruh kantorpos, kompilasi dari kantor divisi regional dan kebenaran/validasi data produksi tersebut seharusnya Direktorat ini, cq. Unit Suratpos dan Unit Paketpos.
4. Jawabannya tidak jelas, mungkin tupoksinya tidak ada atau salah menterjemahkan tupoksi.
5. Apakah data dan informasi sudah sesuai dengan yang dibutuhkan saat ini ? Masih tanda tanya.

Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis

1. Pertanyaannya, apakah Direktorat ini perlu data produksi suratpos dan paketpos ?
2. Jawabannya ya, untuk menganalisis pertumbuhan pasar dan pertumbuhan produksi serta menganalisis waktu, kapasitas dan biaya dikaitkan dengan harga pokok produksi/hpp setiap produk dalam mata rantai kelompok proses C ( pengumpulan/collecting ).
3. Pertanyaan selanjutnya, kalau jawabannya seperti tersebut diatas berarti  yang mengawasi input dari seluruh kantorpos, kompilasi dari kantor divisi regional dan kebenaran/validasi data produksi tersebut seharusnya Direktorat ini, cq. Unit Pemasaran, Unit Pengembangan Bisnis.
4. Jawabannya tidak jelas, mungkin tupoksinya tidak ada atau salah menterjemahkan tupoksi.
5. Apakah data dan informasi sudah sesuai dengan yang dibutuhkan saat ini ? Masih tanda tanya.

Kesimpulan

                Dari uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengendalikan pendataan data dan informasi produksi suratpos dan paketpos.
2. Setiap bulan tidak seluruh kantorpos, maupun kantor divisi regional yang mengirimkan data dan informasi produksi suratpos dan paketpos (laporan bulanan). Yang tidak kirim tidak ditegur maupun diberi sanksi. (dalam satu tahun yang mengirim minimal 3 bulan maksimum 9 bulan)
3. Isi laporan bulanan (data dan informasi S-8) sudah tidak sesuai lagi dengan saat ini (pengembangan bisnis) sehingga tidak akurat dan lengkap.
4. Dampaknya selama ini penyusunan rencana kerja anggaran tidak berbasis data produksi, hanya berbasis data keuangan saja. (speak by data)

Saran dan masukan

                Perlu segara ditata ulang sistem pendataan data dan informasi suratpos dan paketpos serta tupoksi struktur organisasi yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pengendaliannya dengan pola continius improvement.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat, sukses selalu dan PT Pos Indonesia makin berkibar, Direksi diberi kesehatan, kemauan keras dan kesatuan berpikir untuk dapat melaksanakan tugas yang cukup berat membenahi PT Pos Indonesia yang sama sama kita cintai. Terima Kasih,

Wassalam mualaikum wr. wr.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Pembenahan Operasi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000