Berbagi pengetahuan dan pengalaman XIII ( manning 2 )

Bandung, 23 Maret 2012

Kepada,

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia,

Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman XIII ( manning 2 )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-73 ini terkait dengan tulisan ke-71 pemilihan pejabat struktural (manning) dan tulisan ke-72, saya akan coba berbagi pengalaman dan pengamatan saya dengan  Direksi mengenai manning 2 dalam rangka restrukturisasi organisasi sebagai salah satu langkah implementasi rekomendasi booze & co menuju transformasi di lingkungan PT Pos Indonesia.

                Yang dimaksud dengan manning 2 ini adalah manning staf yang non struktural yang jumlahnya cukup banyak di kantor pusat yang setahu saya 5 kali melakukan restrukturisasi organisasi maka penyelesaian migrasi staf non struktural kedalam organisasi yang baru tak tersentuh dengan baik ditelaah dari uraian tugas ( job desk ), instruksi kerjanya/urutan kerja (working manual) dan cara migrasinya dari tugas lama ke tugas baru.

Melalui tulisan ini saya ingin menyumbangkan saran dan masukan sebagai berikut:

1. Apakah kebijakan mengenai organisasi sudah ada atau belum ? karena dari sini awalnya turunan untuk menetapkan uraian tugas dan instruksi kerja/urutan kerja staf non struktural.
2. Kalau belum maka kebijakan yang lama tetap dipakai, maka untuk tingkatan staf non struktural tidak ada perubahan kebijakan.
3. Apakah uraian tugas dan instruksi kerja/urutan kerja staf non struktural yang baru sudah disiapkan ?
4. Kalau belum maka uraian tugas dan instruksi kerja/urutan kerja staf non struktural yang lama tetap dipakai, maka untuk tingkatan staf non struktural uraian tugas dan instruksi kerja/urutan kerja staf non struktural tidak ada perubahan.
5. Pertanyaan apakah ia perubahan hanya menyentuh tingkat struktural saja ? Disini lah letak salah satu kegagalan selama 5 kali dilakukan restrukrisasi di PT Pos Indonesia yaitu tidak ada kebijakan baru dan tidak di persiapkan uraian tugas dan instruksi kerja/urutan kerja staf yang baru.
6. Apakah sudah ada rencana komunikasi (communication plan) berisi materi dan jadwal komunikasi tentang perubahan untuk staf non struktural ?
7. Apakah sudah ada rencana mutasi berisi staf yang mana, kemana dan kapan waktunya staf non struktural berbasis kompetensi akan dimutasikan ?
8. Kalau belum maka akan terjadi usulan pengisian staf oleh pejabat yang baru menurut kebijakan dan keperluan masing masing pejabat. Disini juga letak salah satu kegagalan selama 5 kali dilakukan restrukrisasi di PT Pos Indonesia yaitu tidak ada rencana kerja yang jelas dan terukur mengenai rencana komunikasi dan rencana mutasi staf non struktural.
9. Apakah ada badan atau organisasi yang mengawal, mengendalikan, mengevaluasi dan bertanggung jawab penuh perjalanan perubahan organisasi ini berikut rencana kerjanya ? Kalau tidak maka kegagalan akan terjadi.
10. Dari 5 kali restrukturisasi maka tidak terjadi pengurangan staf non struktural yang signifikan, dari pengamatan saya kali ini juga akan terjadi karena tidak jelas kebijakan restrukrisasi organisasi tingkat pusat, tingkat area maupun tingkat operasional/kantorpos.
11. Banyaknya staf non struktural pertama karena adanya kebijakan sentralsasi data/laporan, kedua tidak jelas pola arus dan batasan informasi/surat menyurat dari tingkat opeasional/kantorpos, area dan kantor pusat secara timbal balik, ketiga cara pengolahan dan pengiriman data/laporan maupun informasi/surat menyurat masih dilakukan secara manual tidak berbasis teknologi
12. Kalau kebijakan ini tidak dirumuskan dengan baik maka jumlah staf di tingkat kantor pusat, di tingkat area dan di tingkat operasional/kantorpos tidak akan pernah berkurang malahan akan bertambah. Apakah pengurangan pegawai bukan salah satu sasaran restrukturisasi?
13. Distribusi aktifitas antara kantor pusat, area dan lapangan/kantorpos akan jomplang, pekerjaan seharusnya di lapangan dikerjakan di kantor pusat, pekerjaan kantor pusat dikerjakan di area, pekerjaan area dikerjakan di kantorpos sehingga terjadi kekeliruan secara terus menerus. (duplikasi, tumpang tindih aktifitas )
14. Oleh sebab itu kenapa saya mengusulkan harus ada basis ilmu yang sudah teruji  menjadi landasan menyusun organisasi yaitu PCF APQC proses bisnis ke-1 dengan rincian sebagai berikut:

a.     Mengembangkan visi dan strategi (1.0 Develop Vision and Strategy)

b.     Mengembangkan strategi bisnis (1.2 Develop business strategy)

c.     Merancang struktur organisasi dan keterkaitan antar unit dalam organisasi (1.2.5 Design the organizational structure and relationships between organizational units)

d.     Mengembangkan dan menetapkan sasaran organisasi (1.2.6 Develop and set organizational goals).

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000