Berbagi pengetahuan dan pengalaman XII ( business process )

Bandung, 11 Maret 2012

Kepada,

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia,

Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman XII ( business process )

Lampiran : 1 ( satu )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-72 ini terkait dengan tulisan ke-71 pemilihan pejabat struktural (manning), saya akan coba berbagi pengalaman dan pengamatan saya dengan  Direksi usulan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh pejabat baru agar restrukturisasi organisasi berjalan mulus di lingkungan kantor pusat dan secara bertahap transformasi terjadi secara riil di PT Pos Indonesia.

                Tindak lanjut yang di maksud adalah para pimpinan yang telah dipilih dan telah diberi amanah segera mempelajari tupoksi yang menjadi perannya. Apakah perannya sudah tepat atau tidak? kepada mereka diberikan peta proses/aktifitas baku yang ada pada tim kerja restrukturisasi organisasi sebagai acuan.

                Apabila tidak ada bersama ini saya lampirkan contoh peta proses/aktifitas yang harus ada dalam direktorat yang berkaitan dengan proses operasi bisnis jasa layanan proses bisnis ke-4 dari 12 bisnis proses baik mail, financial services maupun bisnis non core yang ada di PT Pos Indonesia yang sifatnya universal untuk semua proses operasi bisnis.

                Proses bisnis ke-4 terdiri dari 1 katagori, yang di kelompokan dalam 4 kelompok proses, 4 kelompok proses terdiri atas  14 proses dan 14 proses terdiri atas 48 aktifitas secara rinci yang saya ambil dari proses bisnis American Productivity and Quality Commision ( APQC )

                Langkah langkah melakukan uji silang (cross check) antara proses bsnis dengan tupoksi struktur yang berada di bawah proses operasi yang menjadi contoh tuluian ke-72 sebagai berikut:

1. Apakah proses bisnis ke-4 yaitu 1 katagori, 4 kelompok proses, 14 proses dan 48 aktifitas tersebar dan berada utuh di bawah jajaran struktur organisasi masing masing direktorat bisnis cq. proses operasi.
2. Kalau ya, penyusunan tupoksi organisasi sudah benar dan lengkap untuk menjalankan operasi bisnis yang effective dan efficien
3. Kalau tidak, perlu di cari tahu proses/aktifitas yang tidak ada berada di jajaran struktur di mana. Bisa berada di jajaran struktur organisasi diluar jajaran operasi tapi masih dalam satu direktorat, atau berada di direktorat lain, umpama di direktorat sarana atau direktorat retail yang baru.
4. Hal ini perlu dan ada gunanya untuk mengetahui keterhubungan antar satu proses/aktifitas dengan yang lain dalam hal koordinasi kedepan. Tidak usah di persoalkan letak proses/aktifitas itu karena sudah menjadi kebijakan pimpinan dalam merancang struktur organisasi baru ini, yang penting proses/aktifitas tidak hilang tapi ada bagian yang melaksanakan dan bertanggung jawab.
5. Kalau tidak ada sama sekali, maka menurut saya proses operasi sekarang ini tidak akan berjalan mulus dalam mendukung masing masing bisnis dan pencapaian kinerja RKA tahun 2012.
6. Kalau ada tapi di perankan oleh lebih dari satu bagian maka terjadi duplikasi peran/pekerjaan maka struktur organisasi ini boros dalam sumber daya, yang lebih sulit lagi adalah saling lempar tanggung jawab apabila terjadi masalah. Duplikasi harus dihilangkan.
7. Langkah berikut adalah periksa apakah setiap proses/aktifitas sudah ada keputusan kebijakan (policy) dan prosedurnya ( SOP ) dalam mendukung implementasinya. Jadi cek KD/SE/IK existing yang masih berlaku dalam rangka tata ulang regulasi..
8. Kalau ada maka KD/SE/IK tersebut menjadi acuan implementasi proses dan aktifitas kerja sehari hari bagian tersebut dengan terlebih dahulu di uji silang dengan proses bisnis dengan pola, yang tepat di pertahankan, yang kurang tepat disempurnakan, yang tidak tepat dihapus dan yang tidak ada di tambahkan.
9. Kalau tidak ada maka harus di buat KD/SE/IK nya dan itu menjadi pekerjaan mendesak saat ini oleh pimpinan struktur baru karena ditingkat pusat output yang diharapkan adalah kejelasan kebijakan dan prosedur kerja bagi para pelaksana baik di tingkat pusat, area dan kantorpos.
10. Tidak semua proses/aktifitas perannya ada di setiap tingkatan organisasi, tapi juga tidak semua peran yang sama tidak ada di setiap tingkatan organisasi, disini lah kepiawaian tim membagi peran yang sama tapi tidak tumpang tindih, mana proses/aktifitas yang akan menjadi peran kantor pusat, mana yang akan menjadi peran area dan mana yang akan menjadi peran kantorpos.
11. Umpama siapa pembuat kebijakan dan prosedur, siapa yang mengkoordinir kebijakan dan prosedur dan siapa yang menjalankan kebijakan dan prosedur
12. Langkah berikut perubahan organisasi harus dikawal dan perubahan yang terjadi harus diambil keputusannya jangan dibiarkan mengambang. Komitment semua pimpinan baik di pusat, area maupun kantor operasional harus konsisten dan kontiniu dilakukan tanpa henti.

Kelemahan dan kegagalan dari restrukturisasi organisasi yang lalu lalu adalah tidak punya dasar acuan ( peta proses/aktifitas ), perubahan tidak dikawal oleh organisasi yang ditetapkan, keputusan tidak diambil oleh pimpinan tertinggi bila diperlukan dan kinerjanya tidak diukur.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat dan diharapkan kali ini restrukturisasi benar benar terjadi seperti yang diharapkan. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Lampiran:

 

Process Classification Framework ( PCF )

Interpreting the Process Classification Framework ( PCF )

Category : The highest level within the PCF indicated by whole numbers (e.g., 8.0 and 9.0).

Process Group : All PCF items with one decimal numbering (e.g., 8.1 and 9.1) are considered a process        area.

Process : All PCF items with two decimal numbering (e.g., 8.1.1 and 9.1.2) are considered  processes.

Activity : Items with three decimals (e.g., 8.3.1.1 and 9.1.1.1) are considered activities within a process.

Example:

Deliver Products and Services (Category) (4.0)

Plan for and acquire necessary resources—supply chain planning (Process Group) (4.1)

Manage demand for products and services (Process) (4.1.1)

Develop baseline forecasts (Activity) (4.1.1.1)

Collaborate with customers (Activity) (4.1.1.2)

4.0 Deliver Products and Services

4.1 Plan for and acquire necessary resources (Supply Chain Planning)

4.1.1 Manage demand for products and services

4.1.1.1 Develop baseline forecasts

4.1.1.2 Collaborate with customers

4.1.1.3 Develop consensus forecast

4.1.1.4 Allocate available to promise

4.1.2 Create materials plan

4.1.2.1 Create unconstrained plan

4.1.2.2 Collaborate with supplier and contract manufacturers

4.1.2.3 Identify critical materials and supplier capacity

4.1.2.4 Generate constrained plan

4.1.3 Schedule production

4.1.3.1 Generate site level plan

4.1.3.2 Manage work-in-progress inventory

4.1.3.3 Collaborate with suppliers

4.1.3.4 Generate and execute detail schedule

4.2 Procure materials and services

4.2.1 Develop sourcing strategies

4.2.1.1 Develop procurement plan

4.2.1.2 Clarify purchasing requirements

4.2.1.3 Match needs to supply capabilities

4.2.1.4 Analyze company’s spend profile

4.2.1.5 Seek opportunities to improve efficiency and value

4.2.1.6 Collaborate with suppliers to identify sourcing opportunities

4.2.2 Select suppliers and develop/maintain contracts

4.2.2.1 Identify suppliers

4.2.2.2 Certify and validate suppliers

4.2.2.3 Negotiate contracts

4.2.2.4 Manage contracts

4.2.3 Order materials and services

4.2.3.1 Process/Review requisitions

4.2.3.2 Approve requisitions

4.2.3.3 Solicit/Track vendor quotes

4.2.3.4 Create/Distribute purchase orders

4.2.3.5 Expedite orders and satisfy inquiries

4.2.3.6 Record receipt of goods

4.2.3.7 Research/Resolve exceptions

4.2.4 Appraise and develop suppliers

4.2.4.1 Monitor/Manage supplier information

4.2.4.2 Prepare/Analyze spending and vendor performance

4.2.4.3 Support inventory and production processes

4.3 Produce/Manufacture/Deliver product

4.3.1 Schedule production

4.3.1.1 Generate site level plan

4.3.1.2 Generate detailed schedule

4.3.2 Produce product

4.3.2.1 Execute detailed schedule

4.3.3 Schedule and perform maintenance

4.4 Deliver product service to customer

4.4.1 Confirm specific service requirements for individual customer

4.4.1.1 Process customer request

4.4.1.2 Create customer profile

4.4.1.3 Generate service order

4.4.2 Identify and schedule resources to meet service requirements

4.4.2.1 Create resourcing plan and schedule

4.4.2.2 Create service order fulfillment schedule

4.4.2.3 Develop service order

4.4.3 Provide the service to specific customers

4.4.3.1 Organize daily service order fulfillment schedule

4.4.3.2 Dispatch resources

4.4.3.3 Manage order fulfillment progress

4.4.3.4 Validate order fulfillment block completion

4.4.4 Ensure quality of service

4.4.4.1 Identify completed orders for feedback

4.4.4.2 Solicit customer feedback on services delivered

4.4.4.3 Process customer feedback on services delivered