Berbagi pengetahuan dan pengalaman XV ( program )

Bandung, 1 April 2012

Kepada,

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia,

Bandung 40000

Perihal      : Berbagi pengetahuan dan pengalaman XV ( program )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan berikut saya akan coba berbagi pengalaman dan pengamatan saya dengan  Direksi mengenai tindak lanjut program berkaitan dengan restrukturisasi PT Pos Indonesia dalam rangka transformasi di lingkungan PT Pos Indonesia.

                Dari informasi yang saya dapat ada arahan kepada semua pejabat yang baru dilantik agar membuat program kerja 100 hari ( 3 bulan ) dari Direksi sebagai salah satu perintah tindak lanjut yang harus dikerjakan pejabat baru.

                Karena ini keputusan Direksi maka tentu masing masing Direktur telah memberikan arahan kepada jajarannya apa maksud tujuan program kerja 100 hari ?, kenapa harus direncanakan ?, dan bagaimana merencanakannya ?

                Apa maksud tujuannya, kenapa dan bagaimana dari Direksi, saya tidak tahu pasti tapi saya coba berikan saran dan masukan sebagai berikut:

Apa maksud tujuan program ?

Program kerja yang saya sarankan maksud tujuannya menyukseskan restrukrisasi dan menyukseskan target tahun 2012.

Programnya tidak banyak cukup 2 yaitu verifikasi struktur organisasi dan tupoksi (KD 01 dan KD 17) dan rencana kerja anggaran tahun 2012 ( RKA 2012 ).

Program kerja verifikasi struktur organisasi dan tupoksi (KD 01 dan KD 17) di harapkan dalam 100 hari sudah selesai penyempurnaannya baik tingkat pusat, tingkat area dan tingkat operasional/kantorpos.

Program kerja anggaran tahun 2012 yang sudah disetujui agar dapat segera dimigrasikan sesuai struktur organisasi yang baru agar tidak terjadi duplikasi program, rebutan program, program tidak bertuan, atau membikin program yang baru yang lama ditinggalkan

Program ini pasti bisa dilakukan dengan asumsi pejabat yang dilantik adalah pejabat yang tepat (the right man on the right place) sehingga mereka menjadi part of the solution (kalau tepat, 50% masalah selesai, sisa masalah yang terjadi selama yang bersangkutan menjabat dalam struktur tersebut dapat diselesaikan oleh yang bersangkutan).

Kalau tidak tepat (the wrong man on the wrong place) akibatnya mereka menjadi part of the problem (kalau tidak tepat 100% masalah tidak selesai dan masalah yang terjadi di struktur tersebut menjadi beban Direksi selama yang bersangkutan menjabat).

Kenapa program ini diperlukan ?

Program kerja verifikasi struktur organisasi dan tupoksi (KD 01 dan KD 17) di perlukan agar pejabat yang baru bisa memahami tugas pokok dan fungsinya melalui diskusi dengan tim restrukturisasi dengan materi proses bisnis, KD 01 dan KD 17 agar antara penyusun organisasi dengan pejabat yang baru faham betul tupoksinya berbasis proses bisnis sehingga pejabat baru dapat membantu menyusun tupoksi area dan operasional/kantorpos

Program ini selain tersebut diatas juga untuk menata ulang dan mensimplikasi aturan yang ada (kebijakan dan prosedur/KD-SE-IK) karena menurut pengamatan saya aturan yang ada sekarang banyak yang duplikasi dan tumpang tindih. Pola penataannya dengan pola continius improvement yaitu: yang tepat di pertahankan, yang kurang disempurnakan, yang tidak tepat dihapus dan yang tidak ada ditambahkan.

Program kerja anggaran tahun 2012 yang sudah disetujui agar dapat tercapai dan dapat dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang terkait .

Bagaimana caranya ?

Kedua program tersebut harus di susun dalam format perencanaan yang ada ( tools ) dengan berprinsip 5W+1H dan disusun secara SMART agar dapat di evaluasi, diukur keberhasilannya dan di berikan penghargaan atau hukuman

Penyusunan saat ini ?

Saat ini penyusunan kebijakan diserahkan kepada masing masing pemangku jabatan menyusunnya berdasarkan kebutuhan dan keinginan masing masing, padahal setiap restrukturisasi organisasi harus punya sasaran yang ingin dicapai bersama sesuai proses bisnis (develop and set organizational goals )

Disini saya melihat ada gap komunikasi secara timbal balik (top down bottom up communication plan) diantara pemangku jabatan dalam struktur organisasi yang baru dalam nenyusun dan mengintegrasikan program 100 hari.

Demikian saran dan masukan yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Apabila diperlukan saya akan membantu pihak CMO merumuskan perencanaannya dan implementasinya agar design organisasi yang sudah dibuat dapat terlaksana dengan mulus dan berhasil.

Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000