Berbagi pengetahuan dan pengalaman X ( internal control II)

Bandung, 26 Pebruari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman X  ( internal control II)

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-70 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai internal control.

                Yang saya maksud beroperasi dengan dukungan internal control disini adalah dukungan kebijakan dan aturan yang tepat guna untuk setiap mata rantai proses C-P-T-D dalam rangka memperkecil peluang terjadi kebocoran (fraud) untuk kiriman korporat.

Untuk menyusun sistem internal control operasi untuk kiriman korporat maka kita harus tahu dulu sebagai berikut:

1. Sistem pelunasan tarif yang diterapkan
2. Sistem penetapan tarif yang ditetapkan

Sistem pelunasan tarif yang diterapkan

1. Umumnya kiriman korporat yang di kelola oleh PT Pos Indonesia pembayarannya dilakukan secara kredit yang di uraikan pada Surat Perjanjian Kerjasama ( PKS ) yang pelunasannya setiap awal bulan berikutnya dengan maksimum paling lambat 2 bulan berikutnya.
2. Dasar pembayaran adalah jumlah kiriman yang diterima di kantor asal berupa bukti penerimaan dari sipengirim atau jumlah yang diserahkan di kantor tujuan berupa bukti penyerahan kepada sialamat setiap bulan.

Kondisi saat ini

1. Sebagian kiriman korporat pelunasan pembayarannya dilakukan melebihi waktu yang di tetapkan dalam PKS, akibatnya likuiditas/cash flow keuangan perusahaan menjadi terganggu. Tindakan yang diambil tidak berbasis aturan yang dituangkan dalam PKS sesuai bunyi pasal sanksi.
2. Pertanyaannya adalah buat apa ada PKS kalau dalam pelaksanaannya kesepakatan tersebut tidak di laksanakan oleh perusahaan malahan dalam pelaksanaanya keputusan yang diambil terserah Kepala Kantorpos setempat sehingga wajar kalau pembayaran menjadi berlarut larut.
3. Ada pandangan di kalangan internal perusahaan, kalau diambil keputusan tegas perusahaan akan kehilangan pasar potensil yang cukup besar, tapi sangat disayangkan keputusan menunda pengambilan keputusan lupa mempertimbangkan resiko bahwa perusahaan akan mengalami kerugian 2 kali yaitu biaya sudah keluarkan untuk membiayai kiriman tersebut, pendapatan tidak masuk masuk malahan hilang karena tidak dibayar setelah jumlahnya membengkak berbulan bulan.

Sistem penetapan tarif yang ditetapkan

1. Umumnya kiriman korporat yang di kelola oleh PT Pos Indonesia penetapan tarif dilakukan dengan pendekatan perhitungan CBA (biaya + margin)
2. Jenis pelayanan yang diminta oleh pelanggan korporat adalah jasa layanan terbukukan yaitu jasa kiriman surat tercatat, atau surat kilat khusus, atau surat ekspres.
3. Hampir semua kiriman korporat tarif yang ditawarkan dibawah tarif yang ditetapkan untuk kiriman individu (publish rate).
4. Pertanyaannya adalah masuk akal tidak perusahaan mendapat keuntungan dari tarif yang di tawarkan di bawah publish rate tanpa ada pemotongan proses operasi (cutting proses) artinya pola aktifitas yang dilakukan sama dengan pola aktifitas kiriman individu.
5. Kalau ada, berarti selama ini penetapan tarif kiriman individu terlalu tinggi (biaya+margin). Berarti tarif kiriman individu bisa di turunkan, tapi kenyataan tarif kiriman individu sudah tidak sesuai lagi dan perlu di naikkan menurut sebagian kalangan internal perusahaan.
6. Kalau tidak ada, maka semua kiriman korporat yang ada yang tarifnya di bawah tarif kiriman surat tercatat, atau surat kilat khusus, atau surat ekspres “mengalami kerugian”?? ?

Penyimpangan dan penyelewengan

1. Peluang terjadi penyimpangan dan penyelewengan untuk kiriman korporat terbuka lebar karena dasar perhitungan pendapatan adalah jumlah kiriman x tarif yang setiap kali penerimaan (circle) bisa ribuan pucuk sehingga tidak dihitung dengan benar, tapi sebagai acuan yaitu surat pengiriman dari pelanggan
2. Peluang terjadi penyimpangan bisa dari pelanggan maupun dari pemasar/pelaksana dengan cara melaporkan jumlah yang dikirim lebih kecil dari yang sebenarnya sehingga selisihnya dimanfaatkan sendiri sendiri atau bersama sama antara pelanggan dengan pelaksana sehingga terjadi penyelewengan pendapatan dan perusahaan mengalami kerugian

Pola internal control kedepan

1. Pola internal control yang diterapkan saat ini adalah dengan menghitung kiriman dan pengawasan segitiga  di kantor asal oleh satu tangan /satu bagian.
2. Kelemahan di kelola oleh satu tangan/satu bagian, yaitu yang menerima kiriman, yang mengola kiriman dan yang membuat surat tagihan disatu tangan di kantor asal adalah penyimpangan dan penyelewengan yang berakibat kerugian perusahaan.
3. Agar bisa di hilangkan kerugian maka internal control di lengkapi dengan pengawasan oleh kantor tujuan melalui laporan bulanan pengolahan/penyerahan kiriman untuk setiap pelanggan.
4. Untuk itu aturan yang ada ditata ulang dan dilengkapi lagi dengan lebih rinci sehingga kebocoran (kiriman bodong) hilang, dampak ikutan kualitas naik, biaya turun,

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000