Berbagi pengetahuan dan pengalaman XI ( manning )

Bandung, 4  Maret 2012

Kepada,

Direktur Utama, PT. Pos Indonesia,

Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman XI  ( manning )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-71 ini saya akan coba berbagi pengalaman dan pengamatan saya dengan  Direksi mengenai pemilihan pejabat struktural ( manning ) yang selama ini terjadi di lingkungan PT Pos Indonesia.

                Menurut saya pemilihan pejabat struktural yang baik terjadi pada era direksi dipimpin Moeldjoto Bc. AP karena waktu itu sistemnya berupa alat (tools) berjalan sesuai aturan yang transparan  walaupun system tersebut belum yang terbaik dan bisa di terima dan dipertanyakan oleh semua karyawan/karyawati.

                Yang saya maksud baik adalah karena pemilihan berbasis sistem. Untuk itu perusahaan menyediakan seperangkat alat ( tools ) yang dipakai untuk memilih meliputi:

1. Kartu Pegawai ( model Peg-12 )
2. Berkas Pegawai ( Map Bendel Kepegawaian warna biru )
3. Laporan kepegawaian ( model Peg-17 )
4. Penilaian Pegawai ( model Peg-21 )
5. Daftar Urut Kedudukan ( Buku DUK )

                Kartu Pegawai ( model Peg-12 ) berbentuk buku yang dipakai untuk mencatat data setiap pegawai yang terdiri atas 12 kelompok data. 12 kelompok data telah saya uraikan pada tulisan terdahulu. Apabila ada mutasi/perubahan data maka dilakukan pencatatan pada kartu pegawai sehingga data setiap pegawai selalu merupakan data mutahkir. Pada saat itu pencatatan dikerjakan secara manual.

Berkas Pegawai ( Map Bendel Kepegawaian warna biru ) berupa sebuah map snelhecter tempat menyimpan data pegawai dalam bentuk hardcopy sehingga setiap catatan dalam kartu pegawai selalu ada bukti otentik berbentuk surat.

Kartu Pegawai dan Berkas Pegawai di buat rangkap 3, satu set berada di kantor tempat pegawai bekerja ( kantorpos ), satu set berada di kantor wilayah dan satu set lagi berada di kantor pusat. Pencatatan dilakukan secara manual. 2 alat ini dipakai untuk menelusuri jejak lacak (track record) setiap pegawai secara administrasi apabila ada pegawai yang mau di promosikan.

Laporan Kepegawaian ( model Peg-17 ) berupa model yang berisi mutasi 12 kelompok data pegawai dari semua pegawai dalam satu kantor apabila terjadi perubahan dalam satu bulan.

Laporan Kepegawaian di buat setiap bulan rangkap 3, satu set dikirim ke kantor wilayah, satu set dikirim ke kantor pusat dan satu set pertinggal di kantor pembuat laporan tersebut ( kantorpos ). Laporan di buat secara manual. Berdasarkan laporan ini lah data setiap pegawai di Peg-12 di perbarui (up date) sehingga data pegawai selalu data mutakhir dan naskahnya disimpan dalam Bendel Kepegawaian.

Penilaian Pegawai ( model Peg-21 ) berupa model yang berisi penilaian terhadap setiap pegawai sebanyak 21 macam data penilaian yang di kelompokan dalam 3 kelompok data dalam satu tahun. 21 macam data dalam 3 kelompok data telah saya uraikan pada tulisan terdahulu.

Penilaian Pegawai di buat setiap tahun rangkap 3 untuk setiap pegawai, satu set dikirim ke kantor wilayah, satu set dikirim ke kantor pusat dan satu set pertinggal di kantor pembuat laporan tersebut ( kantorpos ). Berdasarkan laporan ini lah data setiap pegawai di Peg-12 di perbarui (up date) dan naskahnya disimpan dalam Bendel Kepegawaian.

Daftar Urut Kedudukan ( Buku DUK ) berbentuk buku berisi daftar nama semua pegawai aktif yang disusun berdasarkan hasil akhir kelulusan pegawai yang berasal dari pendidikan khusus pos dan untuk pegawai nonpendidikan khusus pos berdasar pengangkatan menjadi pegawai.

Daftar Urut Kedudukan  di buat satu tahun sekali, setiap kantor akan mendapatkan satu set buku ini. Melalui buku ini akan di ketahui oleh semua pegawai perubahan data setiap pegawai apakah itu pangkat dan jabatan. Apabila ada lompatan urutan maka pegawai berhak bertanya, Kenapa dia mendapat  kenaikan pangkat dan menduduki jabatan tersebut ?

Menurut saya alat ( tools ) yang terurai diatas hendaknya dipakai karena masih relevan, dan ditambahkan dengan sistem saat ini yang diterapkan yaitu perangkat assessment agar pemilihan orang untuk menduduki satu jabatan struktural menjadi tepat bukan berdasarkan penilaian subjektif.

Momentum ini hendaknya dipakai sebaik baiknya berbasis system, baik yang lama maupun yang baru dengan bobot yang terbesar, sedangkan penilaian subjektif diusahakan sekecil mungkin agar hasil yang didapatkan menjadi optimal agar kepercayaan pegawai terhadap direksi menjadi besar

 Kenapa saya sampaikan pemilihan harus by system karena setiap pegawai yang dipilih track record nya antara lain: hukuman dinas/jabatan, penilaian inspeksi, penilaian Peg-21, pendidikan/pelatihan yang pernah diikuti, dan sebagainya, dicatat di Peg-12 sehingga perilaku dan kemampuan kerja diketahui oleh pegawai ditempat tempat dimana dia pernah bekerja,

Sekali yang terpilih salah dan cacat maka kepercayaan dari pegawai terhadap transformasi organisasi ini akan gagal. Padahal modal utama dari transformasi yang dilakukan saat ini adalah kepercayaan dari pegawai. (moment of truth). Mudah mudahan kali ini pemilihan pejabat menjadi yang tepat dan terbaik.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000