Berbagi pengetahuan dan pengalaman VIII ( teknologi )

Bandung, 5 Pebruari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman VIII  ( teknologi )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-67 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai audit teknologi, jika ingin PT Pos Indonesia kedepan beroperasi dengan dukungan teknologi yang efektif dan efisien (cost effective/cost efficien) dalam rangka transformasi perusahaan.

                Sasaran penerapan teknologi secara umum ada 2 yaitu mempercepat proses dan mengurangi sumberdaya. Apabila 2 sasaran ini tidak tercapai maka penerapan sistem teknologi disebut tidak tepat guna. Bagi suatu perusahaan apabila berpikir efektif dan efisien maka yang dibutuhkan adalah teknologi tepat guna bukan teknologi canggih, karena belum tentu canggih tepat guna.

                Untuk tulisan kali ini saya akan ambil contoh penerapan sistem teknologi untuk suratpos dan paketpos (mail and parcel) yang rencananya akan di tata ulang agar lebih efektif dan efisien.

Sebelum ada sistem teknologi IPOS ( jejak lacak ), sudah ada jejak lacak secara manual sebagai berikut:

Surat tercatat/Surat R/Paket

1. Resi model register R untuk kiriman tercatat/model register Pp1 untuk kiriman paket diisi oleh petugas loket berdasarkan nama/alamat yang di tulis oleh sipengirim pada sampul surat/paket yang akan dikirim pada proses C
2. Khusus untuk pengiriman paket, sipengirim harus mengisi tambahan model yaitu kartu alamat berwarna biru muda/Ka Pp
3. Resi tidak ditempelkan/disertakan pada kiriman sepanjang proses C-P-T-D
4. Pada kirimanpos di tempelkan carik Xa untuk kiriman tercatat/carik nomor Pp1 untuk kiriman paket, yaitu semacam barcode yang hanya berupa angka berurut dimulai dengan nomor 1 sampai 100 pada proses C
5. Pada proses C-P1-P2-T-P3-P4-D baik di kantor asal, kantor transit, kantor tujuan, proses jejak lacak dan serah terima dilakukan pada buku serah terima/adpis untuk pucuk/item, sedangkan untuk kantong pada buku serah terima/AV7/R7
6. Untuk bukti serah/terima kepada sipenerima/sialamat di buat X13 untuk kiriman tercatat/Pp14 untuk kiriman paket pada proses D
7. Data kiriman berupa resi, buku serah terima/adpis, buku serah terima/AV7/R6/R7, X13/Pp14, tidak dikirim ke kantor wilayah maupun di kantor pusat tapi disimpan di masing masing kantor, baik kantor asal, kantor transit maupun kantor tujuan sesuai peruntukan.
8. Secara sampling dilakukan pengukuran layanan end to end untuk kualitas wtkp/swp

Surat kilat khusus/Surat ekspres/paket kilat khusus/paket ekspres

1. Resi model register KH1/model register Ekspres diisi oleh petugas loket berdasarkan nama/alamat yang di tulis oleh sipengirim pada sampul surat/paket yang akan dikirim pada proses C
2. Resi rangkap 2 yang ada nomor resi dan nomor barcode diklipkan/disertakan pada kiriman sepanjang proses C-P-T-D sebagai pengganti carik dan ka.
3. Pada proses C-P1-P2-T-P3-P4-D baik di kantor asal, kantor transit, kantor tujuan, proses jejak lacak dan serah terima dilakukan pada buku serah terima/adpis untuk pucuk/item, sedangkan untuk kantong pada buku serah terima/AV7/R7
4. Untuk bukti penyerahan kepada sipenerima/sialamat tidak lagi di buat formulir/model semacam X13/Pp14 pada proses D karena sudah ada resi rangkap 2 yang menyertai kiriman.
5. Data kiriman berupa resi, buku serah terima/adpis, buku serah terima/AV7/R6/R7, resi penyerahan, tidak dikirim ke kantor wilayah maupun di kantor pusat tapi disimpan di masing masing kantor, baik kantor asal, kantor transit maupun kantor tujuan sesuai peruntukan.
6. Secara sampling dilakukan pengukuran layanan end to end untuk kualitas wtkp/swp

Saran dan masukan dari saya dalam bentuk pointer penyempurnaanya agar lebih efektif dan efisien jika ingin disempurnakan sebagai berikut:

1. Resi untuk semua kiriman di buat tunggal, untuk membedakan jenis kiriman di beri kode, dibuat rangkap 2 satu untuk pengirim satu untuk pertinggal di kantor asal, resi diisi oleh pengirim
2. Resi yang sudah diisi oleh pengirim, oleh petugas loket divalidasi dengan mengetik nomor barcode, tanggal dan jam penerimaan yang rinci, jenis kiriman (pos biasa atau pos ekspres), berat kiriman dan besar biaya pengiriman, tanpa pengetikan nama dan alamat sipengirim/sialamat
3. Pada kiriman ditempel carik yang ada bar dan nomor barcode tanpa ada resi yang menyertai kirimanpos
4. Pada proses C-P1-P2-T-P3-P4-D baik di kantor asal, kantor transit, kantor tujuan, proses jejak lacak dan serah terima dilakukan pada buku serah terima/AV7/R7 untuk hardcopy dan validasi data baik pucuk/item, maupun kantong. Pembuatan advis ditiadakan.
5. Untuk penyerahan kepada sipenerima/sialamat dilakukan dengan daftar penyerahan hasil printout DO setelah selesai sortir halus.
6. Data berupa barcode berikut tanggal dan jam yang rinci disetiap mata rantai proses C-P-T-D di kirim ke server wilayah untuk hubungan antar kantor dalam satu wilayah, sedangkan antar kantor beda wilayah ke server pusat. Data dinaikkan ke wilayah dan pusat setelah proses C-P1-P2-T selesai dikantor asal dan setelah proses T-P3-P4-D selesai di kantor tujuan.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat, bandingkan sistem manual, sistem eksis dan sistem yang saya usulkan sebagai bahan analisis dan design baru. Sasaran yang harus dicapai adalah efektif yaitu kualitas layanan terukur, batas tanggung jawab jelas, secara cepat dan efisien dalam memakai sumberdaya. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000