Berbagi pengetahuan dan pengalaman III ( organisasi )

Bandung, 1 Januari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman III ( organisasi )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-62 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan Direksi mengenai struktur organisasi yang disarankan oleh booze & co untuk disesuaikan kedepan dalam rangka transformasi di PT Pos Indonesia.

                Mengawali tulisan ini, terlebih dahulu saya ucapkan selamat kepada Direksi “Selamat Tahun Baru 2012” semoga lebih berjaya lagi membawa perubahan di PT Pos Indonesia sesuai vision/mission/strategy/policy yang di canangkan. Juga selamat atas keberhasilan tahun 2011 mencapai laba yang diperkirakan diatas 100 M. Seandainya hasil rekomendasi program pembenahan operasi dari Tim PPO dilaksanakan secara bertahap di tahun 2009/2010/2011 menurut saya laba bisa mencapai diatas 200 M tambahan dari inefisiensi proses operasi.

                Dari informasi yang saya peroleh bahwa struktur organsasi yang ada sekarang akan dibenahi dan diharapkan struktur organisasi baru lebih memacu keberhasilan yang dicapai tahun 2011, dan implementasinya pada tahun 2012 oleh Tim Pembenahan Organisasi di CMO ( Change Management Office ) hasil penjabaran rekomendasi dari booze & co.

                Seingat saya pembenahan organsasi di tubuh PT Pos Indonesia sudah dilakukan berulang kali sesuai tuntutan dan perubahan yang terjadi dilingkungan bisnis perposan/kurir, kalau tidak salah sudah 5 kali.

Ada persoalan yang saya lihat selama ini dalam setiap perubahan organisasi yang dilakukan di PT Pos Indonesia yang menyebabkan perubahan tidak terjadi sebagaimana diharapkan sebagai berikut:

1. Tidak konsisten dalam melaksanakan perubahan sampai tuntas. Seharusnya ada komitmen yang konsisten dan kontinyu dari manajemen bahwa perubahan ini suatu keharusan melalui program rencana komunikasi berkala kesetiap tingkatan manajemen.
2. Tidak mengambil keputusan terhadap permasalahan tupoksi yang muncul pada pelaksanaan perubahan organisasi. Seharusnya keputusan diambil segera setiap ada permasalahan tupoksi (acuan berbasis proses bisnis) dan di kawal terus menerus implementasinya. (manajemen eksekusi kurang baik/konsisten)
3. Tidak tuntasnya perubahan sampai ke tingkat wilayah maupun kantorpos. Seharusnya konsep perubahan organisasi tidak berhenti di tingkat pusat, tapi dilanjutkan ke tingkat wilayah/area dan ditingkat operasional secara bertahap secara konsisten dan kontinyu.
4. Pembuatan konsep organisasi yaitu peyusunan dan penetapan TUPOKSI ( Tugas Pokok dan Fungsi ) yang kurang tepat. Seharusnya berbasis proses bisnis ( peta aktifitas 12 proses bisnis )
5. Pada saat implementasi sebagian sdm yang terpilih untuk menduduki jabatan suatu struktur tidak berubah budaya kerjanya. Seharusnya segera diambil keputusan sanksi secara bertahap sampai ke tingkat penggantian karena tidak cakap.
6. Perubahan organisasi bukan tugas dan tanggung jawab bersama, tapi merupakan tugas dan tanggung jawab Direktorat SDM/Tim CMO. Seharusnya tugas perubahan ini dilakukan penyempurnaan tupoksinya pada saat pelaksanaan dikawal dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan masing masing Direktorat, hasilnya diusulkan dan ditetapkan oleh Tim CMO.

Arahan manajemen kepada pejabat baru pada saat pelantikan harus tepat, kalau saya boleh sarankan adalah sebagai berikut:

1. Segera mengkomunikasikan garis besar peran kantor pusat sebagai perencana dan pengelola kebijakan. Untuk itu di butuhkan pola perencanaan dan pola pelaporan yang sesuai kebutuhan peran tersebut. Tupoksi tingkat pusat harus menggambarkan peran tersebut.
2. Segera meninjau ulang dan menata ulang aturan aturan kebijakan yang ada sekarang ( eksis ) supaya hilang duplikasi aturan, tumpang tindihnya aturan, yang disesuaikan dengan organisasi baru. Prinsip yang dipakai adalah penyempurnaan aturan ( continuous improvement ) dari aturan yang ada. Yang masih tepat di pertahankan, yang kurang tepat di sempurnakan, dan yang tidak tepat di hapuskan. (simplikasi aturan)
3. Segera meninjau ulang pola pelaporan data dan informasi berikut model/format/tools karena banyak duplikasinya dan tumpang tindihnya aturan, yang disesuaikan dengan organisasi baru. (simplifikasi pelaporan)
4. Untuk tingkat wilayah/area garis besar perannya sebagai perencana pelaksanaan kebjakan dan pengelola perencana pelaksanaan kebijakan. Untuk itu di butuhkan pola perencanaan dan pola pelaporan yang sesuai kebutuhan peran tersebut. Tupoksi tingkat wilayah/area harus menggambarkan peran tersebut. ( penyusun rencana kerja anggaran/rka )
5. Untuk tingkat lapangan/kantorpos garis besar perannya sebagai pelaksana rencana kebjakan dan pengelola rencana kebijakan yang telah ditetapkan oleh kantor wilayah/area. Untuk itu di butuhkan pola pelaporan yang sesuai kebutuhan peran tersebut. Tupoksi tingkat lapangan/area harus menggambarkan peran tersebut.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Be positive went you receive suggestion from somebody. Terima Kasih. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Pusat Change Management Office, Bandung 40000