Bandung, 15 April 2012
Kepada,
Direktur Utama,
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman seri
XVII ( organisasi )
Assalam mualaikum wr. wb.
Untuk tulisan
ke-77 ini saya akan coba memberikan masukan perihal organisasi tingkat
pelaksana teknis operasi yang telah disusun dan ditetapkan menjadi
KD 17 mengenai organisasi tingkat area dan tingkat pelaksana teknis. Tulisan
mengenai place dari 4P sebagai kelanjutan dari tulisan product
yang telah saya sampaikan minggu lalu saya tunda dulu.
Dalam menyusun
organisasi ada panduan yang menjadi acuan yaitu “structure follow strategy” jangan terbalik “strategy follow structure”. Mengenai strategi yang dipilih dan
yang ditetapkan saya tidak menemukan informasi mengenai itu dalam KD 17
Untuk visi-misi
dan strategi bisnis tidak saya kupas disini tapi itu juga sebagai acuan, tapi
langsung ke strategi operasi
Strategi
Karena PT Pos
Indonesia adalah perusahaan jasa maka menurut saya, strategi yang dipilih
adalah operation excellent dengan pola
operasi yang cost effective dan cost efficien yang pernah di paparkan
oleh pak dirutpos sekarang, waktu beliau masih wadirutpos tahun 2008 dengan
judul future landscape.
Operation
excellent sasarannya perbaikan kualitas jasa layanan yang terus menerus dilakukan
terhadap pola operasi yang meliputi penataan pola jaringan dan pola proses
sedangkan cost effective dan cost efficien adalah penataan pola jaringan
dan pola proses harus berdampak percepatan proses/kualitas dan penurunan biaya
yang akan mempengaruhi penetapan tarif.
Kualitas dan
tarif adalah 2 komponen utama yang dipakai pesaing dalam memperebut pasar dan
pelanggan selain penambahan feature
baru.
Kebijakan
Dari strategi
yang diuraikan diatas maka turunlah kebijakan untuk pola jaringan dan pola
proses sebagai berikut:
- Kebijakan Pola Jaringan ( link )
a. Kebijakan pola jaringan yang dipilih hub and spoke atau point to
point atau apa, karena akan menentukan kebijakan moda angkutan dan kebijakan
pola transit angkutan.
b. Kebijakan moda angkutan yang dipilih udara, darat ( kendaraan darat
atau kereta api ), atau laut; milik sendiri atau sewa.
- Kebijakan Pola Proses ( node )
a. Kebijakan pola node
b. Kebijakan pola transit proses
c. Kebijakan pola proses terdiri dari:
1) Kebijakan pola pengumpulan ( collecting
)
2) Kebijakan pola sortir ( processing
)
3) Kebijakan pola ikatan ( processing
)
4) Kebijakan pola tutupan ( processing
)
5) Kebijakan pola distribusi ( tansporting
)
6) Kebijakan pola antaran ( delivering
)
- Kebijakan mutu
Proses Bisnis
Bersama ini
saya lampirkan proses bisnis yang terdiri dari proses bisnis (4.0), group
proses (4.1 dan 4.4), proses (4.4.1 s/d 4), aktifitas ( semua 4 digit dari
masing masing proses (4.4.1 s/d 4) dengan model operasi N = [{C-P( Pio+Pbo )-T-P( Pbi+Pii
)-D( Pii+D )} - T&T]
Data dan Informasi
Data produksi (
pucuk maupun kantong ) dan informasi sebaran data produksi disetiap mata rantai
proses yang nanti akan sangat berguna untuk menentukan tipe/kelas kantor
Dengan meramu
keempat informasi tersebut (strategi, kebijakan, proses bisnis dan data/informasi)
maka disusun struktur untuk organisasi kedepan.
Keputusan Direksi 17 /tahun 2012 ( KD 17 )
Dari gambaran
tupoksi dan gambar struktur yang terlampir dalam KD 17 dapat saya simpulkan
sebagai berikut:
- Struktur organisasi yang baru untuk tingkat unit pelaksana teknis operasi adalah terjemahan dari struktur existing, tidak ada yang baru, malahan struktur bertambah besar, banyak duplikasi dan banyak memakan sumberdaya ( rsources )
- Tupoksinya juga hampir sama tidak berubah, ada duplikasi, ada proses bisnis yang tidak ada
- Saran saya tupoksi yang ada/KD 17 dicek dan didiskusikan kembali dengan landasan proses bisnis dan model operasi yang saya sarankan agar lebih efektif dan efisien.
Demikian saran dan masukan yang
dapat saya sampaikan semoga bermanfaat.
Wassalam mualaikum wr. wb.
Hormat kami
Fakhri
Umar
Tembusan:
Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia,
Bandung 40000
Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung
40000
Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung
40000
Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur
Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Proses Bisnis (Business Process )
4.0 Deliver Products and Services
4.1
Plan for and acquire necessary resources (Supply Chain Planning)
4.1.1
Manage demand for products and services
4.1.1.1
Develop baseline forecasts
4.1.3
Schedule production
4.1.3.2
Manage work-in-progress inventory
4.2
Procure materials and services
4.2.3
Order materials and services
4.2.3.1
Process/Review requisitions
4.2.3.6
Record receipt of goods
4.4 Deliver service to customer
4.4.1 Confirm specific service requirements for individual
customer
4.4.1.1 Process customer request
4.4.1.2 Create customer profile
4.4.1.3 Generate service order
4.4.2 Identify and schedule resources to meet service requirements
4.4.2.2 Create service order fulfillment schedule
4.4.2.3 Develop service order
4.4.3 Provide the service to specific customers
4.4.3.1 Organize daily service order fulfillment schedule
4.4.3.2 Dispatch resources
4.4.3.3 Manage order fulfillment progress
4.4.3.4 Validate order fulfillment block completion
4.4.4 Ensure quality of service
4.4.4.1 Identify completed orders for feedback
4.4.4.2 Solicit customer feedback on services delivered
4.4.4.3 Process customer feedback on services delivered
Pertanyaan
Apa bedanya unit
operasi, mail prosessing center, unit operasi korporat dari sisi institusi?
Apa bedanya unit
operasi international, kantor tukar udara, kantor tukar laut dari sisi
institusi?
Apa bedanya unit operasi, mail prosessing
center ( MPC ), unit operasi korporat dari sisi proses?
Apa bedanya unit operasi international, kantor tukar udara, kantor tukar laut dari sisi proses?
Jawaban harus dikaitkan ke proses bisnis
dan model operasi
Menurut saya tidak ada perbedaan maka
struktur yang di buat sangat tidak efektif dan efisien (kesimpulan). dampaknya terjadi pemborosan sumberdaya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar