Berbagi pengetahuan dan pengalaman VII ( audit operasi )

Bandung, 29 Januari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman VII  ( audit operasi )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-66 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai audit operasi, jika ingin PT Pos Indonesia beroperasi efektif dan efisien (cost effective/cost efficien) dalam rangka transformasi perusahaan.

                Yang saya maksud dengan audit operasi adalah urut urutan rencana perbaikan operasi secara komprehensif yang di tuang dalam rencana kerja anggaran tahun 2012 sebagai berikut:

Audit sistem operasi, audit teknologi,  audit sdm dan audit sarana mengenai kebijakan dan aturan yang saat ini berlaku dan diimplementasikan dilapangan/kantorpos, lalu dilakukan penyesuaian aturan saat ini dengan pola TQM/KAIZEN, yaitu kebijakan/aturan yang tepat dipertahankan, yang kurang tepat disempurnakan, yang tidak tepat dihapuskan dan yang baru di tambahkan.

Audit sistem operasi jaringan

Audit sistem operasi berupa jaringan primer

1. Penetapan titik titik primer untuk angkutan udara
2. Penetapan titik titik primer untuk angkutan darat
3. Penetapan titik titik primer untuk angkutan laut
4. Penetapan waktu berangkat dan waktu tiba alat angkutan antar titik primer untuk ketiga pola angkutan tersebut diatas
5. Penetapan standarisasi WTKP/SWP antar titik primer

Audit sistem operasi berupa jaringan sekunder

1. Penetapan titik titik sekunder untuk inbound setiap titik primer
2. Penetapan waktu berangkat dan waktu tiba alat angkutan titik sekunder ke titik primer
3. Penetapan standarisasi WTKP/SWP antar titik sekunder satu titik primer (satu hub) maupun antar titik sekunder beda titik primer (beda hub)

Audit sistem operasi berupa jaringan tersier

1. Penetapan titik titik tersier untuk inbound setiap titik sekunder
2. Penetapan waktu berangkat dan waktu tiba alat angkutan titik tersier ke titik sekunder
3. Penetapan standarisasi WTKP/SWP titik tersier ke titik masing masing titik sekunder

Audit sistem operasi proses

Audit sistem operasi proses outgoing

1. Penetapan masa olah untuk proses C-P1-P2 dengan hitung mundur sebelum waktu keberangkatan alat angkutan untuk semua titik primer baik udara, darat dan laut.
2. Penetapan masa olah untuk proses C-P1-P2 dengan hitung mundur sebelum waktu keberangkatan alat angkutan untuk semua titik sekunder baik udara, darat dan laut.
3. Penetapan masa olah untuk proses C-P1-P2 dengan hitung mundur sebelum waktu keberangkatan alat angkutan untuk semua titik tersier baik udara, darat dan laut.

Audit sistem operasi proses incoming

1. Penetapan masa olah untuk proses P3-P4-D dengan hitung maju sesudah waktu tiba alat angkutan untuk semua titik primer baik udara, darat dan laut.
2. Penetapan masa olah untuk proses P3-P4-D dengan hitung maju sesudah waktu tiba alat angkutan untuk semua titik sekunder baik udara, darat dan laut.
3. Penetapan masa olah untuk proses P3-P4-D dengan hitung maju sesudah waktu tiba alat angkutan untuk semua titik tersier baik udara, darat dan laut.

Audit sdm dan audit sarana pendukung sistem operasi

1. Untuk mengaudit sdm dan sarana maka tolok ukur yang dipakai adalah waktu, kapasitas, dan biaya dibanding volume kiriman melalui analisa statistik 3 bulan/12minggu.
2. Alat ( tool ) untuk mengaudit C ( collecting ) adalah konsep loket terpadu.
3. Alat ( tool ) untuk mengaudit P ( processing ) adalah konsep proses terpadu.
4. Alat ( tool ) untuk mengaudit T ( transporting ) dan N ( network )  adalah konsep sistem distribusi dan transportasi (sidistra)
5. Alat ( tool ) untuk mengaudit D ( delivering ) adalah konsep sistem manajemen antaran terpadu (simantap).
6. Output dari alat (tools) dapat ditetapkan dan dibuat standarisasi beban kerja sdm, dan jumlah sarana yang diperlukan
7. Alat ( tool ) ini sudah selesai di buat konsepnya oleh tim PPO tinggal pengambilan keputusan go or no go oleh Direksi rencana implementasinya, dengan melatih para manajer/supervisor di tingkat lapangan/kantorpos cara mengoperasionalkannya.
8. Sarana yang perlu ditambah dan diganti adalah mesin pengikat suratpos, nampan surat, kontener barang/paket, troli, rak sortir horizontal, rak sortir vertikal, komputer berikut scanner.

Audit teknologi pendukung sistem operasi

1. Untuk mengaudit teknologi ( jejak lacak ) maka waktu yang telah ditetapkan mulai dari C-P-T-D dan jaringan berikut titik menjadi pedoman dimana scanning di lakukan untuk 2 fungsi yaitu jejak lacak dan bukti serah terima kiriman berupa jumlah maupun rincian item.

Audit dilakukan 2 tahap yaitu audit semua kebijakan dan aturan yang ada, lalu di perbaiki, setelah itu audit dilapangan/kantorpos lalu di sesuaikan dengan kebijakan/aturan yang sudah diperbaiki.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat. Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000