Berbagi pengetahuan dan pengalaman IV ( standarisasi )

Bandung, 8 Januari 2012

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal : Berbagi pengetahuan dan pengalaman IV ( standarisasi )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-63 ini saya akan coba berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan  Direksi mengenai standarisasi dalam rangka transformasi di PT Pos Indonesia.

                Dalam tulisan kali ini saya akan membatasi kupasan saya mengenai standarisasi operasi end to end services meliputi jaringan fisik ( network ) dan C-P-T-D-R

                Pertanyaan yang muncul adalah apakah kita punya standarisasi yang di maksud saat ini ? Jawabannya antara ada  dan tidak ada he…he…he…he… ( tidak lucu tapi serius ). Masak perusahaan sebesar ini, yang sedang melakukan perubahan tidak punya standard an tidak berpikir kea rah situ.

                Dampak tidak adanya standarisasi adalah, tidak bisa diukur, selanjutnya apabila tidak bisa diukur tidak bisa dikelola, selanjutnya kalau tidak bisa dikelola tidak bisa menentukan apakah visi/misi/sasaran kita sudah tercapai. ( without standardization we can’t measure, if we can’t measure we can’t manage, if we can’t manage we can’t achieve our vision/mission/goal )

                Mari kita kupas masalah jaringan ( network ), apakah ada standarisasinya? Kalau ada pasti pelanggan individu (retail) yang datang ke loket kantorpos yang berlokasi di titik A yang ingin mengirimkan kirimannya (apakah itu surat atau paket) ke temannya beralamat di titik B oleh karyawan/ti akan dijawab dengan lugas dan penuh keyakinan katakanlah lusa sampai ( H+2 ) karena mereka punya panduan yaitu model standarisasi waktu tempuh kirimanpos/standar waktu penyerahan ( wtkp/swp ).

                Coba Direksi iseng iseng tanya ke karyawan/ti loket penerimaan dalam kunjungannya ke suatu kantorpos. Jawaban yang akan diperoleh pasti penuh dengan ketidakpastian. Jangan berhenti disitu tanya ke beberapa karyawan/ti lain jawabannya pasti tidak seragam. Kenapa bisa begitu ? karena mereka tidak punya panduan, salahkah mereka, tidak, karena itu bukan kewajiban mereka tapi kewajiban kantor pusat dan kantor divisi regional untuk menetapkan dan membuatnya karena itu menyangkut kebijakan (policy) baik di tingkat regional maupun nasional.

Untuk membuat panduan tersebut maka persyaratan yang harus di bangun sangat sederhana yaitu:

1. Tetapkan waktu berangkat alat angkutan dan waktu tibanya alat angkutan disetiap titik ( node ) baik kantor asal/kantor tujuan/ kantor transit yang berada di jaringan primer, jaringan sekunder maupun jaringan tersier. ( T= transportasi )
2. Tetapkan masa olah ( cut off time ) di kantor asal dengan titik awal keberangkatan alat angkutan dengan pola hitung mundur untuk masa olah proses sortir kantong di bagian ketuspos ( P2=proses ), masa olah sortir pucuk di bagian puri/trier ( P1=proses ), dan masa olah proses terima di bagian loket (C=penerimaan )
3. Tetapkan masa olah ( cut off time ) di kantor tujuan dengan titik awal tibanya alat angkutan dengan pola hitung maju untuk masa olah proses sortir kantong di bagian ketuspos (P3=proses), masa olah sortir pucuk di bagian puri/trier ( P4=proses ), dan masa olah proses antaran di bagian antaran ( D=penyerahan )
4. Tetapkan jam buka loket dan jam tutup loket terakhir dalam sehari
5. Tetapkan jam awal antaran dan jam terakhir selesainya antaran dalam sehari

Dengan data yang tersebut diatas minta bagian teknologi membuat sistemnya (tool) berbasis modul mail trip primer, berikutnya modul mail trip sekunder dan terakhir modul mail trip tersier maka otomatis sistem bekerja dan menghasilkan model panduan wtkp/swp yang dimaksud baik antar kantorpos cabang ke kantorpos cabang, kantorpos cabang ke kantorpos, maupun kantorpos ke kantorpos.

                Model panduan tersebut dicetak dan dipakai diloket untuk informasi wtkp/swp yang akurat dan seragam dalam menjawab pertanyaan kapan kirimanpos sampai ke titik alamat. Secara berkala model tersebut disesuaikan apabila ada perubahan yang terjadi melalui sistem tersebut

Untuk standarisasi  proses C-P-T-D maka unsur yang distandarkan adalah sebagai berikut:

1. Aturan kerja untuk para pelaksana ( job desk/instruksi kerja )
2. Sarana yang di perlukan untuk mendukung proses operasi tersebut
3. Melakukan studi waktu dan gerak (time and motion study) berbasis kaidah kaidah statistik
4. Olah hasil tersebut berbasis job desk/instruksi kerja
5. Tetapkan standarisasi job desk/instruksi kerja ( sistem )
6. Tetapkan standarisasi produktifitas sdm untuk setiap aktifitas ( SDM )
7. Tetapkan standarisasi utilisasi peralatan kerja ( sarana )    

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat.

Be positive went you receive suggestion from somebody, maybe it will help you to solve the problem.

Terima Kasih.

Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000