Enabler Project, dari Proyek Penyehatan Perusahaan (operasi)

Bandung, 5 Juli 2011

Kepada,

Wakil Direktur Utama

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal :  Enabler Project, dari Proyek Penyehatan Perusahaan  (operasi)

Assalam mualaikum wr. wb,

                Untuk tulisan yang ke-41 saya akan coba memberikan saran dan masukan perihal 21 enabler project yang ditetapkan oleh Proyek Penyehatan Perusahaan untuk tahun 2011 yang harus di selesaikan agar tahapan Fit the Basic tercapai.

                21 proyek setelah saya teliti adalah proyek proyek pembenahan proses bisnis operasi, pembenahan proses bisnis pendukung ( sdm, teknologi, keuangan ), proses bisnis  logistik dan proses bisnis keuangan tanpa proyek untuk pembenahan proses bisnis suratpos dan paketpos.

                Dalam tulisan kali ini saya akan focus pada proyek operasi yang terdiri dari 6 proyek yang saya simpulkan proyek untuk meningkatkan kualitas sekaligus efisiensi biaya di bidang operasi dalam rangka mendukung bisnis suratpos dan paketpos.

                6 proyek terdiri dari 3 proyek untuk pembenahan transportasi ( proses T ?), 1 proyek untuk pembenahan proses ( proses P ? ), 1 proyek untuk pembenahan jaringan ( network ? ), 1 proyek untuk pembenahan informasi dan data ?

                Melalui tulisan ini saya ingin bertanya sebagai berikut :

1.       Apakah pemilihan 6 proyek pembenahan operasi tahun 2011 acuannya adalah untuk mendukung proses bisnis suratpos dan paketpos ( produk exsisting ) atau untuk produk hasil simplikasi produk ( product portfolio rationalization ) sesuai saran dari booze & co ?

2.       Menurut booze & co ada 1 dari 3 strategi inisiatif yang harus dilakukan oleh Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis yang terkait dengan bisnis suratpos dan paketpos product portfolio rationalization (simplifikasi produk ) karena akan menjadi input ( acuan ) bagi menjalankan ke-6 proyek tersebut di atas, padahal untuk tahun 2011 strategi ini tidak di proyekkan.

3.       Kalau proses bisnis simplifikasi produk di proyekkan pada tahun 2012 maka proyek pembenahan operasi tahun 2011 akan mubasir karena pembenahan proses bisnis operasi harus di revisi dan di sesuaikan dengan hasil simplifikasi proses bisnis suratpos dan paketpos tahun 2012. Akibatnya akan ada 2 kali biaya proyek

4.       Apakah sudah benar secara keilmuan, benahi dulu operasi baru tata ulang bisnis ? padahal operasi mendukung bisnis bukan sebaliknya, dimana untuk membenahi operasi spesifikasi STP dan 4 P (segmentasi, targeting, dan positioning, product design, place, price and promotion) harus clear dulu dan menjadi informasi awal oleh operasi untuk melakukan pembenahan jaringan dan proses operasi ?

5.       Menurut pendapat saya permasalahan semrawutnya operasi disebabkan oleh kebijakan dan aturan bisnis (produk) yang tumpang tindih dan duplikasi, sehingga saya sependapat dengan booze & co yang mengusulkan strategi inisiatif simplifikasi produk (product portfolio rationalization). Apakah hasil booze & co sudah di terjemahkan dengan baik dan tepat ?

6.       Menurut booze & co ada 2 strategi inisiatif proses bisnis operasi yang harus di benahi yaitu improve service quality [ pembenahan C-Po-T-Pi-D (Pa-A-R) } dan optimize network moda ( penataan ulang jaringan dan moda transportasi ). Apakah hasil booze & co sudah di kritisi dan di terjemahkan dengan baik dan tepat ?

7.       Apakah benar kualitas operasi bisa terdongkrak bila di lakukan pembenahan hanya 2 proses yaitu ( proses T dan P ) sehingga pelanggan puas, pada hal kualitas di tentukan oleh seluruh mata rantai proses ( C-Po-T-Pi-D ) yang di dalam proses operasi di sebut end-to-end quality approach ?

8.       Apakah benar dampak kualitas dan efisiensi terjadi secara signifikan kalau proses T dan P di benahi, padahal menurut kajian oleh Tim PPO urutan inefisiensi biaya operasi tertinggi secara berturut turut yang paling besar adalah proses C, proses D, proses T, proses P sehingga kalau mau meningkatkan dan mengefisienskan cost harusnya tahun ini proyek pembenahan proses C dan proses D juga harus diadakan ?

9.       Proyek pembenahan proses P ( sortir ) masih belum jelas, proses Po ( sortir kantor tujuan ), atau proses Pi ( sortir kelurahan untuk proses bagian antaran ) atau proses Pa ( sortir titik antar di bagian antaran ), yang mana ?

10.   Pembenahan jaringan yang mana, untuk mendukung produk yang mana, kalau basis pembenahan jaringan berbasis produk ? atau jaringan yang mana kalau berbasis tingkat kebijakan yaitu primer, sekunder atau tersier ?

11.   Pembenahan informasi dan data produk yang mana, karena jumlah produk cukup banyak ?

12.   Jadi kalau saya simpulkan belum jelas arah pembenahannya karena kalau kita bertanya dengan pertanyaan 5W + 1H dan SMART, penyusunan proyek masih perlu disempurnakan.

                Melalui tulisan ini saya memberikan saran dan masukan sebagai berikut :

1.       Untuk tahun 2011 harus ada proyek pembenahan proses bisnis suratpos dan paketpos, yang outputnya dalam bentuk konsep bisnis (blueprint) 3 produk unggulan bisnis suratpos dan paketpos dari kebijakan Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis yaitu: posexpress, poskilat khusus, express mail service ( ems).

2.       Berdasarkan output point diatas maka pembenahan proses bisnis operasi di lakukan terhadap 3 produk unggulan tersebut.

3.       Pembenahan proses operasi harus berbasis end-to-end quality approach yaitu seluruh mata rantai proses operasi C-Po-T-Pi-D ( Pa-A-R ), pembenahan jaringan dan pembenahan data dan informasi.

4.       Mengingat pembenahan proses bisnis operasi C = sistem loket terpadu, T = sistem distribusi dan transportasi/sidistra, D = sistem manajemen antaran terpadu/simantap, telah selesai dilakukan oleh Tim Adhoc Proyek Pembenahan Operasi/PPO karena memang tugasnya,, maka hasilnya sudah bisa diimplimentasikan di kantorpos tahun 2011 secara bertahap.

5.       Untuk P = belum disiapkan sistemnya, jaringan belum ditata ulang, pembenahan data dan informasi belum dilakukan, pembenahan sisa proses bisnis operasi seluruh proyeknya diserahkan ke institusi PPO agar link and aline apa yang sudah dihasilkan selama ini

6.       Selanjutnya implimentasinya/operasionalisasi sisa konsep yang belum selesai di tingkat kantorpos mulai dilakukan secara resmi secara bertahap untuk 208 kantorpos mulai tahun 2012

Demikian yang dapat saya sampaikan, selamat bekerja, sukses selalu, Terima kasih, 

Waalaikum salam wr. wb.,

                                                                                                                                                Hormat Saya,

                                                                                                                                                 Fakhri Umar

Tembusan :

Direktur Utama PT Pos Indonesia, Bandung

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan Logistik, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan, PT Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Pembenahan Operasi, PT Pos Indonesia, Bandung 40000