Proses bisnis, segala sesuatu diawali dari sini ? ( proses bisnis )

Bandung, 20 Nopember 2011

Kepada,

Direktur Utama,

PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Perihal      : Proses bisnis, segala sesuatu diawali dari sini ? ( proses bisnis )

Lampiran : 2 (dua )

Assalam mualaikum wr. wb.

                Untuk tulisan yang ke-57 ini proses bisnis, segala sesuatu diawali dari sini ?, akan menjadi topik  pembahasan. Kenapa menjadi topik pembahasan ?, karena dari proses bisnis ( business process ) dimulai pendirian suatu perusahan dan dimulainya perencanaan suatu bisnis.

Untuk tulisan kali ini saya akan menguraikan proses bisnis suratpos dan paketpos ( mail and parcel ), yang menurut saya proses perubahan yang dilakukan selama ini disadari atau tidak, tidak mengikuti alur pikir proses bisnis.

Proses bisnis pada intinya adalah pemetaan aktifitas disusun dalam 4 tingkatan mulai dari proses terbesar sampai proses terkecil ( process bisnis-goup process-process-activity ) yang harus ada untuk mendirikan suatu perusahaan dan memulai suatu usaha bisnis agar tercapai hasil yang diharapkan. Berdasarkan teori kalau kita mengacu kepada model proses bisnis APQC ( American Productivity and Quality Commission ) maka ada 12 rangkaian proses bisnis yang dikelompokan dalam 2 kelompok yaitu proses bisnis inti ( 5 proses bisnis ) dan proses bisnis pendukung (7 proses bisnis ). model  terlampir

Untuk tulisan kali ini saya akan menggambarkan 1 proses bisnis dari 12 proses bisnis yang ada untuk bisnis suratpos dan paketpos yaitu proses bisnis operasi ( proses bisnis ke-4 ) yang model aplikasinya saya coba susun berdasarkan pengamatan saya yang seharusnya berlaku di PT Pos Indonesia. model terlampir

Manfaat pemetaan aktifitas ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk penyusunan Kebijakan Operasi ( policy ) dan rinciannya (detail ), antara lain aturan aturan (Standard Operating Procedure), kebijakan pelaporan, standarisasi kinerja dan sebagainya untuk mendukung bisnis.
2. Untuk penyusunan Kebijakan Kompetensi SDM dan rinciannya (detail ) yang dimiliki untuk menduduki struktur organisasi pusat, wilayah dan kantor operasional di lapangan ( Direktorat Operasi ). Penyusunan pelatihan untuk level management maupun level pelaksana operasi
3. Untuk penyusunan Kebijakan Struktur Organisasi dan rinciannya (detail ) mulai dari tingkat pusat, wilayah, kantorpos harus dimulai dari peta ini agar tidak terjadi struktur yang berlebih, duplikasi tupoksi ( tugas pokok dan fungsi ).

Sebagai contoh: Untuk struktur organisasi saat ini yang ada di Direktorat Operasi dan Logistik maka terdapat struktur yang berlebih setingkat SVP yaitu Unit Pengembangan Operasi karena sudah ada yang namanya Proyek Pembenahan Operasi ( PPO ).

Apabila diamati kegiatan sehari hari Unit Pengembangan Operasi tupoksinya tidak menggambarkan aktifitas pengembangan operasi melainkan lebih mengarah kepada mengembangkan bisnis suratpos dan paketpos yang sudah di kerjakan oleh Unit Pengembangan Bisnis cq. Bagian pengembangan bisnis suratpos dan paketpos, Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Bisnis. ( duplikasi peran )

Apabila diamati kegiatan sehari hari struktur dibawah Unit Pengendali Operasi, setingkat VP yaitu Unit Pengendali Jaringan Virtual ( I-POS ) merupakan struktur yang berlebih karena I-POS adalah aktifitas pendukung dari teknologi dan sebagai alat pengawasan dan pengendalian operasi di bawah VP Unit Pengendalian Jaringan. Jadi unit ini harus di lebur jadi satu, kalau tidak akan terjadi tumpang tindih peran.

Hasilnya terjadi pemborosan sumber daya ( resources ), mudah mudahan penyusunan organisasi kali ini tidak terulang hal serupa dalam penyusunan struktur organisasi yang baru hasil kajian booze & co

4. Untuk penyusunan Kebijakan Sarana Pendukung Operasi dan rinciannya (detail ), antara lain barang inventaris dan barang pemakaian serta model/formulir operasi
5. Untuk penyusunan Kebijakan Teknologi dan rinciannya (detail ) untuk perangkat lunak dan perangkat keras  sebagai pendukung jaringan pola operasi ( jaringan virtual/I-POS ).
6. Untuk penyusunan Kebijakan Keuangan untuk mendukung pembiayaan operasi.
7. Kesimpulannya segala kebijakan yang di perlukan untuk masing masing proses bisnis harus berbasis peta aktifitas
8. Hasil kajian booze & co yang lebih kurang 700 halaman khusus mengenai proses bisnis operasi ( bisnis suratpos dan paketpos ) apakah sudah lengkap, sudah tepat, kurang tepat, tidak tepat dapat di analisa dari peta ini.

Demikian yang dapat saya sampaikan semoga bermanfaat, sukses selalu dan PT Pos Indonesia makin berkibar, Direksi diberi kesehatan, kemauan keras dan kesatuan berpikir untuk dapat melaksanakan tugas yang cukup berat membenahi PT Pos Indonesia yang sama sama kita cintai. Terima Kasih,

Wassalam mualaikum wr. wb.

Hormat kami

 Fakhri Umar

Tembusan:

Wakil Direktur Utama, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Jasa Keuangan dan Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Operasi Suratpos dan logistik, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Direktur Keuangan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Penyehatan Perusahaan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000

Kepala Proyek Pembenahan Operasi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000