Bandung, 2 Oktober 2011
Kepada,
Direktur Operasi dan logistik,
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000.
Perihal : Implimentasi sistem “ Vertical Sorting
Frame ( system )
Assalam mualaikum wr. wb.
Sudah lama
rasanya tidak menulis, memberikan saran dan masukan kepada Direksi karena
kesibukan menjalankan ibadah puasa sebulan penuh di bulan Agustus 2011,
dilanjutkan dengan puasa syawwal dan mudik lebaran di bulan September 2011, dan
pada awal Oktober 2011 baru sempat menulis lagi untuk tulisan yang ke-51
mengenai sarana baru yang terdapat di bagian antaran yaitu rak sortir vertikal
( Vertical
Sorting Frame ).
Pada tanggal 19
sampai dengan tanggal 23 September 2011 seiring dengan datangnya bantuan QSF
dari Organisasi Pos Sedunia sebanyak 90 set sarana rak sortir vertikal seharga
2,7 M rupiah dalam bentuk hibah, telah dilaksanakan pelatihan instalasi sarana dan
pelatihan sistem rak sortir vertikal untuk 5 Delivery Center di 5 Mail
Processing Center.
Selanjutnya
pada tanggal 26 sampai 30 September 2011 di tingkat Delivery Center telah dilaksanakan instalasi dan persiapan
implimentasi system vertical sort berupa
stripmaker pada sarana yang
terpasang.
Dari pembicaraan yang dapat saya serap pada
kedua kesempatan tersebut diatas diantara para peserta baik dari kantor pusat,
kantor wilayah, dan kantorpos serta para pelaksana di lapangan dapat saya
simpulkan bahwa pemahaman peserta hanya sebatas bahwa sarana yang datang sekedar
menggantikan sarana antaran yang ada di bagian antaran, dan perubahan
hanya terjadi di tingkat operasional di lapangan tidak menyentuh perubahan di
tingkat wilayah maupun di tingkat pusat.
Kalau cara pandang
seperti itu maka kemungkinan besar implimentasi bantuan tersebut akan gagal
dalam pelaksanaannya karena ketidak tahuan maksud tujan perubahan tersebut oleh
para peserta yang ada di MPC/DC, di Wilyah maupun di Pusat.
Melalui tulisan
kali ini akan saya beri penjelasan perubahan yang akan terjadi dari sisi manajemen
maupun dari sisi teknikal pemakaian system sortir vertical.
Sarana yang
diminta ini berupa dampak dari analisa cost
effective dan cost efficien dari proses
bisnis operasi dimana pada group process delivery terdapat 1 proses yaitu sortir dengan 3 aktivitas
yaitu sortir per pengantar, sortir kasar ( sortir jalan antar ), dan sortir
halus ( sortir titik antar ).
Untuk memotong
proses sortir dengan 3 aktifitas tadi menjadi 1
aktifitas maka sarana yang ada harus diganti berupa rak sortir vertikal.
Dari
penjelasan diatas maka yang dipotong adalah proses bisnis yang harus di lihat
bukan alat sarana yang digunakan, dampaknya 5 M + 1 T (men, method, machine,
material, money dan technology) yang ada dan berlaku sekarang harus disesuaikan
dan kekurangannya harus didukung.
Selain itu berbicara end to end process maka output dari proses sebelumnya yang
akan menjadi input proses sortir harus disesuaikan dan didukung. Begitu juga
dengan output proses sortir yang akan menjadi input proses antar juga
harus disesuaikan dan didukung.
Dari uraian diatas maka perubahan manajemen yang
harus dilakukan oleh pimpinan Pusat, Wilayah, dan MPC/DC( pimpinan struktural )
sesuai peran masing masing menjadi penting, untuk terlaksananya pelaksanaan teknikal
oleh para pelaksana di bagian antaran. Jadi disini semua harus
berubah sesuai dengan peran masing masing.
Menurut saya perubahan harus disusun dalam 3 tahap,
dengan waktu antara 6 bulan sampai dengan 1 tahun paling cepat karena akan
menyangkut lebih kurang 500 pengantar, 500 wilayah antar dengan kondisi dan
situasi yang tingkat kesulitannya berbeda beda di 5 MPC (Jakarta, Surabaya, Semarang, Jogjakarta
dan Bandung).
Untuk itu salah satu kunci keberhasilan pelaksanaan
perubahan ini terletak pada rencana komunikasi yang harus
disusun oleh tim terpadu ppo maupun fungsi delivery
( unit jaringan ) kantor pusat dengan pemilihan komunikator yang tepat dan isi
komunikasi yang tepat untuk para stakeholder terkait yaitu,
direksi, manajemen tingkat pusat, manajemen tingkat wilayah, dan manajemen
tingkat mail processing center/delivery
center, para pelaksana di delivery
center, serikat pekerja, secara berkala agar paham maksud tujuan dari
perubahan tersebut.
Tak kalah penting saya menganjurkan para pimpinan
tersebut di atas meluangkan waktu mengunjungi dan melihat pelaksanaannya
dilapangan sambil berdiskusi mengenai dampak perubahan tersebut serta melihat
sarana tersebut bekerja agar dapat bayangan bagaimana proyek ini akan membawa pengaruh
efektifitas dan efisiensi, produktifitas kerja, yang saya uraikan pada tulisan
tulisan sebelumnya.
Proyek ini hanya sebagai pemicu awal perubahan khususnya
di group process delivery di 5 lokasi, diharapkan tim proyek penyehatan
perusahaan segera mengajukan proyek serupa untuk 212 kantorpos lain
kepada pemerintah untuk pembiayaan pengadaan peralatan serupa sesuai dengan
rencana pemerintah membantu pemantapan PT Pos Indonesia menghadapi persaingan.
( liberalisasi UU POS yang baru ).
Apabila tidak maka perubahan modernisasi sarana yang
sudah berusia 265 tahun tak tergantikan berhenti hanya di 5 MPC/DC dan harapan
menjadi pemimpin pasar mail and parcel
yang saat ini di pegang oleh tiki/tiki jne kemungkinan tidak akan menjadi
kenyataan.
Demikian yang dapat saya sampaikan
semoga bermanfaat, sukses selalu dan PT Pos Indonesia makin berkibar, Direksi
diberi kesehatan dan kemauan keras untuk dapat melaksanakan tugas yang cukup
berat membenahi PT Pos Indonesia yang sama sama kita cintai. Terima Kasih,
Wassalam mualaikum wr. Wr.
Hormat kami
Fakhri Umar
Tembusan:
Direktur Utama, PT. Pos Indonesia,
Bandung 40000
Wakil Direktur Utama, PT. Pos
Indonesia, Bandung 40000
Direktur Pemasaran dan
Pengembangan Bisnis, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur Jasa Keuangan dan
Teknologi, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Direktur SDM dan Sarana, PT. Pos
Indonesia, Bandung 40000
Direktur Keuangan, PT. Pos
Indonesia, Bandung 40000
Kepala Proyek Penyehatan
Perusahaan, PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Kepala Proyek Pembenahan Operasi,
PT. Pos Indonesia, Bandung 40000
Tidak ada komentar:
Posting Komentar